Betriebsvereinbarung Perbit

Die nachfolgende Betriebsvereinbarung wurde in einem mittelständischen Unternehmen der Finanzbranche für die Module Mitarbeitermanagement, Bewerbermanagement und Stellenorganigramm des Softwaresystems perbit.views abgeschlossen. Der Einsatz weiterer Module macht eine Ergänzung der Vereinbarung erforderlich.

Der Leistungsumfang der Software wurde um alle nicht benötigten Menüpunkte reduziert. Um die Einschränkungen überprüfbar zu machen, wurde dies in einer Anlage doumentiert.

Der Kern der Regelungen findet sich in Ziffer 4. Für den Umgang mit besonders sensiblen Daten werden hier besondere Regelungen getroffen, alle Auswertungen mit solchen Daten sind in einer Anlage zu dokumentieren. Besonders bemerkenswert finden wir, dass es gelungen ist, eine Einigung zu finden, bei der auf den Einsatz der schwer zu kontrollierenden Ad-hoc-Reports verzichtet wird.

Diverse Beteiligungsrechte des Betriebsrats bei Änderungen und Erweiterungen an den Systemen sowie zur Qualifizierung der Mitarbeiter sind in einer übergreifenden Rahmenvereinbarung getroffen worden.

Alles in allem, eine Vereinbarung, die zeigt, dass Betriebsräte gute Lösungen für Software-Alternativen jenseits von SAP finden können. Gerne natürlich mit unserer Unterstützung...

1 Gegenstand und Zweck

Diese Vereinbarung regelt in Ergänzung zur Rahmenbetriebsvereinbarung die Einführung und Anwendung des Personalinformations- und -managementsystem „Perbit“. Ziel der Vereinbarung ist es, dabei den Schutz der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (im Folgenden der besseren Lesbarkeit halber Mitarbeiter genannt), insbesondere den Schutz vor den Gefahren einer Leistungs- und Verhaltensüberwachung sicher zu stellen.

2 Geltungsbereich

Die Vereinbarung gilt für alle Mitarbeiter einschließlich der Auszubildenden soweit es sich nicht um leitende Angestellte i. S. v. § 5 Abs. 3 BetrVG handelt. Die Vorschriften dieser Betriebsvereinbarung sind jedoch auch von den leitenden Angestellten zu beachten und einzuhalten.

3 Dokumentation des Systems

Das eingesetzte System besteht aus mehreren Modulen. Alle eingesetzten Module sind mit einer stichwortartigen Beschreibung in Anlage 1 dokumentiert. Die Anlage wird auf dem aktuellen Stand gehalten.

Anlage 1:

Mitarbeitermanagement (kurze Beschreibung)
Bewerbermanagement (kurze Beschreibung)
Stellenmanagement

In Anlage 1 ist ebenfalls der Menübaum mit den freigegebenen Menüpunkten und Funktionen dokumentiert.

4 Personaldatenverarbeitung

4.1 Zweckbindung und Verhältnismäßigkeit der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Grundsätze der Zweckbindung und Verhältnismäßigkeit.

Der Grundsatz der Zweckbindung bedeutet, dass nur solche Verarbeitungen erfolgen, für die vorher der Verwendungszweck im Detail festgelegt worden ist. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass der Umfang der zu verarbeitenden persönlichen Mitarbeiterdaten auf das zur jeweiligen Zweckerfüllung erforderliche Maß begrenzt bleibt.

Funktionen, Menüpunkte und Datenfelder, die nicht verwendet werden, werden per Systemkonfiguration nicht zur Verfügung gestellt, d.h. ausgeblendet, ausgegraut o.ä.

Die Speicherdauer wird so kurz gehalten, wie es für die Erreichung der personalwirtschaftlichen Ziele unbedingt nötig ist. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Nach Möglichkeit werden zur Löschung automatisierte Verfahren verwendet.

4.2 Sachbearbeiterkennzeichen

Sofern bei der Bearbeitung von Vorgängen im System ein die Person des Mitarbeiters identifizierendes Kennzeichen in den Datensätzen gespeichert wird, dient es lediglich der Kenntlichmachung einer verantwortlichen oder zuständigen Person im jeweiligen Einzelfall. Es werden keine Programmfunktionen eingerichtet oder genutzt, die Statistiken oder Listen erstellen, in denen solche Mitarbeiterkennzeichen verwendet werden.

4.3 Besonders schutzwürdige Daten

Daten, die Informationen über

Arbeitszeiten und Fehlzeiten,

arbeitsmedizinische Tatbestände, Behinderungen und Arbeitseinschränkungen,

Pfändungen

Beurteilungen und Daten, die im Zusammenhang mit den jährlichen Mitarbeitergesprächen anfallen,

Details über Personalentwicklungsgespräche, Zielvereinbarungen und Zielerreichungen
Qualifikationen und Kompetenzen

Familie, Privatauto

individuelle leistungsabhängige Entgeltbestandteile

Darlehen

enthalten, gelten wegen ihrer höheren Überwachungseignung als besonders schutzwürdig. Die Verarbeitung dieser Daten ist daher an weitere einschränkende Regelungen gebunden.

Es gelten folgende einschränkende Bestimmungen:

Alle Auswertungen, die besonders schutzwürdige Daten enthalten, werden in Anlage 2 mit je einem Muster unter Angabe des Auswertungszwecks, des Verteilerkreises und des Erstellungsturnus vereinbart.

Arbeitszeiten werden lediglich als Sollzeiten zur automatischen Ermittlung von Mitarbeiterkapazitäten im System verwendet. Es werden weder für Arbeitszeiten, noch für Fehlzeiten Ist-Zeiten gespeichert.

Arbeitsmedizinische Untersuchungen oder Diagnosen werden nicht gespeichert. Möglich ist die Nutzung der Terminverwaltung für vorgeschriebene medizinische Untersuchungen.

Auf Daten über Pfändungen wird nur einzelfallweise durch die berechtigten Personen zugegriffen. Auswertungen werden nicht vorgenommen.

Daten über Beurteilungen, Mitarbeitergespräche oder Zielvereinbarungen werden – mit Ausnahme einer Terminverwaltung - nicht im System gespeichert.

Daten über Qualifikationen und Kompetenzen werden nur eingeschränkt im System verwendet. Der erlaubte Umfang ist in Anlage 3 vereinbart.

Daten über die Familien der Mitarbeiter werden nur für Angaben über Mutterschutz, Elternzeit etc. sowie für familienorientierte Aktionen des Unternehmens verwendet. Daten privater Kfz werden nicht erfasst.

Daten zu vergebenen Darlehen an die Mitarbeiter werden nicht im System verarbeitet.

4.4 Freie Abfragen / Reportgenerator

Es wird keine Möglichkeit für freie Datenbankabfragen und Adhoc-Reports zur Verfügung gestellt. Ebensowenig wird ein Direktzugriff auf die Datenbank ermöglicht.

4.5 Speicherfunktion „Externe Dokumente“

Nur die in Anlage 4 vereinbarten Dokumentenarten dürfen im System hinterlegt werden.
Es besteht Übereinkunft darüber, dass die Funktion maßvoll verwendet werden soll und insbesondere keine elektronische Personalakte eingeführt wird. Die Personalabteilung führt regelmäßig die Löschung von nicht mehr benötigten Dokumenten durch.

4.6 Schnittstellen, Weiterverarbeitung mit PC-Software

Schnittstellen zu anderen datenverarbeitenden Systemen, zu denen personenbezogene Daten übermittelt werden, sind auf das zur Erfüllung der Aufgabenstellung funktional und organisatorisch notwendige Maß zu begrenzen. Alle Schnittstellen sind in Anlage 5 mit einer Beschreibung der Art der übergebenen Daten vereinbart.

Es gilt der Grundsatz, dass PC-Software (z.B. Excel) nur zur kurzfristigen Ergebnisdarstellung, nicht aber zur längerfristigen Speicherung von Personaldaten benutzt wird. Von dieser Einschränkung ausgenommen sind lediglich Daten, die keinen Mitarbeiterbezug ermöglichen, sondern sich auf größere Organisationseinheiten (mind. 5 Mitarbeiter) beziehen.

Das System wird so eingerichtet, dass nur diejenigen Auswertungen, die innerhalb des perbit-Systems zur Verfügung gestellt werden, exportiert werden können. Unzulässig ist die nachträgliche Verknüpfung von exportierten Daten/Auswertungen außerhalb des perbit-Systems.

4.7 Bewerbermanagement

Bei der Nutzung des Moduls Bewerbermanagement werden folgende Bestimmungen beachtet:
Daten von Bewerbern werden von den berechtigten Mitarbeitern der Personalabteilung ins System eingegeben

Interne Bewerber werden im Modul Bewerbungsmanagement nur mit Kontaktdaten hinterlegt, um ihnen Angebote zusenden zu können.

Interne Bewerbungen werden betriebsintern vertraulich behandelt. Potenzielle Bewerber werden über frei werdende Stellen informiert und erhalten dadurch Gelegenheit zur Bewerbung. Die Verantwortlichen der Stelle, die ein Mitarbeiter einnimmt, erhalten über den Eintrag des Mitarbeiters als potenzieller Bewerber keine Auskunft. Die Verantwortlichen der angebotenen Stelle erhalten erst dann Auskunft, wenn der Mitarbeiter sich im Einzelfall auf das konkrete Stellenangebot beworben hat.

Die Funktion „Profilabgleich Sollwerte“ wird deaktiviert.

5 Systemprotokolle über das Benutzerverhalten

Der Zugriff auf Protokolle, Log-Files und sonstige Aufzeichnungen von Systemen über Benutzeraktivitäten ist auf die dafür zuständige technische Systemadministration begrenzt.
Zugriffe erfolgen ausschließlich zum Zweck der technischen Fehleranalyse, Gewährleistung der Systemsicherheit, der Systemkonfiguration und zur technischen Systemoptimierung.
Die Speicherdauer wird so kurz gehalten, wie es zur Erreichung der genannten Ziele erforderlich ist.

6 Systemzugriff und Berechtigungsvergabe

Das System und die verwendete Datenbank wird vom Software-Hersteller perbit im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach §11 BDSG betrieben; die verwendeten Server befinden sich physisch in Deutschland.

Der Zugriff auf das System und die Datenbank wird ausschließlich mit Hilfe des Programms perbit.views durchgeführt, das auf den Rechnern der berechtigten Mitarbeitern der Personalabteilung installiert ist. Es werden insbesondere keine Webanwendungen verwendet, die einen Zugriff von anderen Standorten aus ermöglichen.

Ausgeschlossen ist die Verwendung von mobilen Rechnern sowie der Datenexport auf mobile Datenträger.

Alleiniges Zugriffsrecht auf das System haben die in Anlage 6 namentlich benannten Mitarbeiter der Personalabteilung.

Administriert wird das System von PERBIT-Administratoren. Nur diese haben das Recht, die in dieser BV vorgesehenen Systemeinschränkungen (z.B. Ausblenden von Menüpunkten, Sperren von Funktionen) zu konfigurieren. Sie haben die Vertraulichkeit der Daten zu wahren und sind zur Verschwiegenheit zu verpflichten.

7 Rechte der Mitarbeiter

Spätestens 6 Monate nach Einführung erhält jeder Mitarbeiter einen Datenspiegel aller zu seiner Person gespeicherten Daten. In der Folgezeit erhält jeder Mitarbeiter alle drei Jahre bzw. auf Wunsch eine aktuelle Auflistung aller zu seiner Person gespeicherten Daten. Daneben kann er – gemeinsam mit einem berechtigten Mitarbeiter der Personalabteilung - in den Räumen der Personalabteilung online Einblick in die zu seiner Person gespeicherten Daten nehmen.
Unzulässig gespeicherte Daten sind zu löschen. Falsche Daten sind zu berichtigen.

8 Qualifizierung der Mitarbeiter

Die berechtigten Mitarbeiter der Personalabteilung nach Anlage 6 sind entsprechend der Rahmenbetriebsvereinbarung umfassend zu qualifizieren. Die Qualifizierung umfasst auch die Vorstellung der Regelungen dieser Betriebsvereinbarung.

9 Datenschutz

Die in der Rahmenbetriebsvereinbarung festgelegten Bestimmungen zum Datenschutz sind einzuhalten.

10 Kontrollrechte des Betriebsrats, Systemabnahme

Der Betriebsrat ist jederzeit berechtigt, die Einhaltung der Betriebsvereinbarung zu kontrollieren. Zu diesem Zweck wird ihm insbesondere gestattet, gemeinsam mit einer qualifizierten Person Einsicht in die Systeme, die Systemeinstellungen sowie die hinterlegten Berechtigungen zu nehmen. Alle auftauchenden Fragen werden ihm fachkundig erläutert. Auf Wunsch werden ihm die entsprechenden Dokumentationen (Software und Hardware) zur Verfügung gestellt.

Eine erste Überprüfung findet innerhalb von sechs Wochen nach Einführung des Systems statt. Zur Vorbereitung der Überprüfung erhält der Betriebsrat Bildschirmfotos aller freigegeben Bildschirmmasken.
Der Betriebsrat hat in beiden Fällen die Möglichkeit, einen technischen Sachverständigen seiner Wahl hinzuziehen. Die Kosten des Sachverständigen trägt der Arbeitgeber.

11 Erweiterungen und Änderungen des Systems

Der Betriebsrat wird über alle wesentlichen Änderungen und Erweiterungen (z.B. neue Funktionen bei Versionswechseln, Einsatz neuer Module) des Systems informiert. Die Unterrichtung erfolgt gemäß der Rahmenbetriebsvereinbarung so rechtzeitig, dass Handlungsalternativen geprüft und aufgezeigt werden können.

Anschließend prüfen beide Seiten, ob die Bestimmungen dieser Vereinbarung eingehalten sind. Abweichungen sind nur im Rahmen einvernehmlicher, diese Vereinbarung ergänzender Regelungen erlaubt.

Macht eine Seite geltend, dass bei der Nutzung der Systeme neue Probleme und Gefahren für die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter entstanden sind, so wird über diese Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

Die Anlagen werden auf dem aktuellen Stand gehalten. Änderungen bedürfen des Einvernehmens.

Kommt das Einvernehmen in den durch diese Vereinbarung vorgesehen Fällen nicht zustande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

12 Schlussbestimmungen

Sollten Daten, die die Leistung und/oder das Verhalten von Mitarbeitern beschreiben, unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind hierauf gestützte personelle Einzelmaßnahmen unzulässig und zurückzunehmen.

Externe Dienstleister werden vom Unternehmen vertraglich auf die Einhaltung der Bestimmungen dieser Vereinbarung verpflichtet.

Diese Betriebsvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Sie wirkt nach bis zur Unterzeichnung einer neuen Vereinbarung.