Grundsätze des Reportings

Vorschlag für eine Betriebsvereinbarung

Präambel

Im Interesse einer auf Vertrauen setzenden Führungskultur gilt es, den Stellenwert des Reportings und den Umgang mit den Reports neu zu bestimmen. Vertrauen hat Vorrang vor Kontrolle, Führung fördert die Teamarbeit und setzt nicht auf Micromanagement, offene Kommunikation und das Teilen von Informationen stehen im Vordergrund. Dazu kann ein an der Produktivität und an Ergebnissen orientiertes Reporting, das von allen Beteiligten als Unterstützung der Arbeit begriffen wird, einen wertvollen Beitrag leisten.

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Grundsätze zum Reporting im Hinblick auf die Nutzung von Kennzahlen sowie deren grafischer Darstellung.

Sie gilt für alle Mitarbeitenden des Unternehmens, soweit sie Arbeitnehmer im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes sind.

Zielsetzung

Das Reporting soll die Mitarbeitenden und Führungskräfte mit aktuellen Informationen in ihrer Tagesarbeit versorgen sowie bei der Steuerung der Arbeitsabläufe unterstützen. Dabei sollen die Persönlichkeitsrechte aller Mitarbeitenden, deren Arbeit Gegenstand des Reportings ist, gewahrt bleiben.

Spielregeln

Das Unternehmen wird dafür Sorge tragen, dass die Führungskräfte vertrauensvoll mit den ihnen zur Verfügung gestellten Daten umgehen. Zwischen den Betriebsparteien werden daher folgende Spielregeln vereinbart:

• Das Reporting orientiert sich an Kennzahlen. Jede Kennzahl ist zweckgebunden und dient der Steuerung des Geschäftes, der Messung des Geschäftserfolgs oder zur Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer und rechtlicher Vorgaben. Die Steuerung der Geschäftsabläufe soll durch Bereitstellung relevanter Informationen sichergestellt und verbessert werden.
• Kennzahlen werden in den Reports zunächst auf einer hoch aggregierten Ebene dargestellt und können von den Benutzenden bis zur Ebene einzelner Vorgänge bei Bedarf aufgelöst werden (Drill down). Dabei gilt der Grundsatz, dass ein direkter Personenbezug der Auswertungen vermieden wird. Ergibt sich dennoch ein Mitarbeitendenbezug, so dient er ausschließlich dem Ziel, eine Ansprechperson für die weitere Erörterung kenntlich zu machen.
• Alle Reports müssen einen direkten Management-Bezug aufweisen. Der Betriebsrat kann vom Unternehmen eine Erläuterung zum Zweck des jeweiligen Reports einfordern.
• Der Umfang der Kennzahlen wird auf einer überschaubaren Anzahl gehalten und bemisst sich am Bedarf zur Steuerung des Geschäftes (Sparsamkeitsgrundsatz). Zudem dienen die Kennzahlen dazu, die Orientierung an den gemeinsam zu verfolgenden Unternehmenszielen wirksam zu unterstützen.
• Die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden in Teams – insbesondere auch über Teams und Abteilungen hinaus – soll durch ausreichende, schnell verfügbare und gut verständliche Informationen sichergestellt und unterstützt werden.
• Bezieht sich der Inhalt von Reports auf komplexere, vor allem unterschiedliche Organisationsbereiche übergreifende Geschäftsprozesse, so erhalten alle daran beteiligten Mitarbeitenden den gleichen Zugriff. Durch diese "Open Book"-Philosophie sollen Zusammenarbeit und gemeinsame Verantwortung über Organisationsgrenzen hinaus unterstützt werden.
• Erfahrungsaustausch und Diskussion untereinander sollen gefördert werden.
• Das Reporting soll zu einer frühzeitigen Erkennung von Risiken mit dem Ziel ihrer Minimierung beitragen.
• Die Initiative, die Selbstverantwortung und das Engagement der Mitarbeitenden sollen unterstützt werden.
• Die grafisch aufbereitete Darstellung (Dashboards) mit der Möglichkeit stufenweiser Konkretisierung hat Vorrang vor tabellen- und listenförmigen Reports. Sie soll den Benutzenden einen schnellen Überblick verschaffen, so dass eine Detaillierung in der Regel nicht erforderlich ist.

Spezielle Darstellung von Reports

Allgemeine Reports enthalten Daten, die für die Geschäftssteuerung notwendig sind und keinen direkten Mitarbeitendenbezug aufweisen.

Spezielle Reports dienen der selbstverantwortlichen Steuerung der Mitarbeitenden und Teams. Sie stehen sowohl den Mitarbeitenden als auch den Führungskräften zur Verfügung (z.B. Team-Reports zu anstehenden Wartungen/Modifikationen). Ein Mitarbeitenden-Bezug kann nur im Weg des Drill Down für einzelne Informationen des Reports hergestellt werden.

Für die Mitarbeitenden werden persönliche Reports angeboten, die für die Arbeit der/des einzelnen Mitarbeitenden relevanten Daten und Kennzahlen enthalten. Sie stellen einen direkten Bezug zum jeweiligen Mitarbeitenden her. Auf diese Reports haben keine anderen Mitarbeitenden Zugriff. Diese Reports können auf Initiative der/des Mitarbeitenden als Gesprächsgrundlage zur weiteren Erörterung mit der Führungskraft dienen.

Führungskräfte-Reports enthalten Daten und Kennzahlen, die für die Geschäfts-steuerung notwendig sind. Im Sinne der Open-Book-Philosophie bestehen keine technischen Beschränkungen hinsichtlich der Einsichtsmöglichkeit in die Daten und Kennzahlen des betroffenen Bereiches.

Soweit Reports – abweichend von dem Anonymisierungs-Grundsatz - einen direkten Mitarbeitenden-Bezug aufweisen, beschränkt sich das Einsichtsrecht der Führungskräfte auf Informationen zu den Mitarbeitenden in disziplinarischer Linie, administrativer Verantwortung oder fachlicher aufgabenbezogener Notwendigkeit. Durch eine entsprechende Vergabe der Zugriffsberechtigungen ist auszuschließen, dass Führungskräfte, die keine Einsichtsrechte in vorgenanntem Sinne besitzen, die entsprechenden Datren und Kennzahlen einsehen können.

Verfahrensregelungen

Das Unternehmen überprüft bei Bedarf, in der Regel jährlich, die genutzten Kennzahlen.

Es wird ein Reporting-Koordinationsteam gebildet, bestehend aus jeweils .... Vertretenden des Betriebsrats und des Unternehmens. Das Koordniationsteam hat folgende Aufgaben:

• jährlicher Austausch zur Weiterentwicklung der Dashboards
• bedarfsorientierter Austausch zur Befolgung der Grundsätze dieser Vereinbarung
• Beratung von eventuell vorliegenden Einzelkonfliktfällen gemäß der nachfolgenden Regelung.

Kann im Koordinationsteam keine Einigkeit zur Weiterentwicklung der Dashboards bzw. bei Auseinandersetzungen zur Einhaltung der Grundsätze diese Vereinbarung erzielt werden, kann eine gem. § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle angerufen werden.

Interventionsverfahren im einzelnen Konfliktfall

Im Unterschied zu früheren Regelungen wird auf eine Festlegung der Details einzelner Reports verzichtet. Dies setzt voraus, dass die Einhaltung der Führungsgrundsätze des Unternehmens eine nachhaltige Atmosphäre des Vertrauens zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden gewährleistet.

Dennoch kann nicht ausgeschlossen werden, dass es in einzelnen Ausnahmefällen zu Konflikten kommt, insbesondere in den Fällen, in denen ein Report einen direkten oder mittelbaren Einzelpersonenbezug erkennen lässt.

Daher wird ein mehrstufiges Interventionsverfahren für die Lösung solcher Konflikte zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden eingeführt. Das Verfahren ist zügig durchzuführen, um für die Mitarbeitenden eine schnellstmögliche Klärung herbeizuführen. Es sieht folgende Stufen vor:

• 1. Stufe: Unklarheiten werden zwischen Mitarbeitendem und Führungskraft direkt besprochen. Im Bedarfsfall kann der/die Reportingverantwortliche hinzugezogen werden. Dabei gehen alle Seiten offen und respektvoll aufeinander zu.
• 2. Stufe: Kann der Konflikt in Stufe 1 nicht geklärt werden, werden unverzüglich ein/e Vertreter/in des Personalbereichs und ein Vertreter des Betriebsrats hinzugezogen. Das Gespräch wird vom Personalbereich in einem Ergebnisprotokoll dokumentiert, um einen Überblick für das jährliche Koordinationsmeeting zu haben. Hier wird auch festgehalten, ob eine weitere Eskalation erforderlich ist.
• 3. Stufe: Kann der Konflikt in Stufe 2 nicht geklärt werden, wird unverzüglich das Koordinationsteam einberufen.

Den beteiligten Personen dürfen durch das vorgenannte Einfordern einer Konfliktlösung keine Nachteile erwachsen.

Schlussbestimmungen

Werden Informationen unter Verletzung von Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung, insbesondere der hier genannten Zweckbildungen und Vvorgesehenen Verfahren, gewonnen oder verwendet, so sind sie zur Begründung personeller Maßnahmen nicht zulässig. Entsprechende Maßnahmen sind zurückzunehmen.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie knn mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt werden.

Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung.

Karl Schmitz

Oktober 2017