Betriebsvereinbarung SAP ERP Human Capital Management (SAP HCM)

 

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

(1) Diese Konzernbetriebsvereinbarung regelt die Einführung, die Anwendung und den Ausbau von SAP ERP HCM in der [...] und denjenigen Tochterunternehmen, an denen die [...] mehrheitlich beteiligt ist.

(2) Die Vereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unternehmen mit Ausnahme der leitenden Angestellten.

 

§ 2 Zielsetzung

Die Vertragsparteien sind sich darüber einig, dass diese Konzernbetriebsvereinbarung zur Zielsetzung hat, im Rahmen der Einführung von SAP ERP HCM die Bereitstellung von Informationen und deren Qualität im Rahmen einer zeitgemäßen Personalarbeit zu gewährleisten sowie den Schutz der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherzustellen, insbesondere den Schutz vor den Gefahren einer technischen Überwachung von Leistung oder Verhalten zu gewährleisten.

 

§ 3 Überblick über das System

Das HCM-System besteht aus mehreren Komponenten, die mandantenbezogenen geschützt sind. Die  Komponenten und Funktionen sind in der Anlage 1 vereinbart. Es ist verbunden mit einem als eigene Datenbank-Instanz eingerichteten Business Warehouse, das ebenfalls nur Daten zur Unterstützung der Personalarbeit bereitstellt. Auf die Installation eines Employee Interactive Centers (EIC) wird verzichtet. Der Konzernbetriebsrat wird über den Zeitplan in Bezug auf die Einführung der einzelnen  Komponenten informiert.

Anmerkung: Die Anlage 1 enthält nur die tatsächlich genutzten oder in unmittelbarer Zukunft zu nutzenden Komponenten. Später eingesetzte Komponenten werden unter Einhaltung des  in § ... geregelten Beteiligungsverfahrens in die Anlage aufgenommen.

 

§ 4 Allgemeine Grundsätze

(1) Das System wird in eigener Verantwortung des Konzerns betrieben. Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, dass bezüglich der speziellen Einstellungen des Systems (customizing) eine eigene Kompetenz erhalten bleiben soll, damit auf Benutzerwünsche angemessen reagiert werden kann.

(2) Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Grundsätze der Zweckbindung und Verhältnismäßigkeit.

Der Grundsatz der Zweckbindung bedeutet, dass nur solche Verarbeitungen erfolgen, für die vorher der Verwendungszweck im Detail festgelegt worden ist. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass der Umfang der zu verarbeitenden persönlichen Arbeitnehmerdaten auf das zur jeweiligen Zweckerfüllung erforderliche Maß begrenzt bleibt.

(3) Personenbezogene Arbeitnehmerdaten im Sinne dieser Vereinbarung sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse von Arbeitnehmern. Alle übrigen Daten gelten als Betriebsdaten.
Die Einhaltung der Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes wird von den Unternehmen gewährleistet.

(4) Schnittstellen zu anderen datenverarbeitenden Systemen, zu denen personenbezogene Daten übermittelt werden können, sind auf das zur Erfüllung der Aufgabenstellung funktional und organisatorisch notwendige Maß zu begrenzen. Alle Schnittstellen mit aus dem in Anlage 1 beschriebenen Systemverbund ausgehenden personenbezogenen Daten sind in Anlage 2 mit einer Beschreibung der Art der übergebenen Daten vereinbart.

 

§ 5 Kontrollrechte des Konzernbetriebsrats

Für bis zu 2 Mitglieder des Konzernbetriebsrats können Rollen eingerichtet werden, die einen Zugriff auf diejenigen Bildschirmmasken, die die genutzten Infotypen aufzeigen, gewähren. Der Konzernbetriebsrat kann zu seiner Unterstützung hierbei im Rahmen von § 80 Abs. 3 BetrVG einen Sachverständigen hinzuziehen.

 

§ 6 Besonders schutzwürdige Daten

(1) Daten, die Informationen über

enthalten, gelten wegen ihrer höheren Überwachungseignung als besonders schutzwürdig.
Immer wenn auf solche Daten zugegriffen wird, müssen die Auswertungen und Zugriffsrechte im Einzelnen vereinbart werden.

(3) Alle regelmäßig erstellbaren Auswertungen (Standard-Auswertungen) zu besonders schutzwürdigen Daten sind in Anlage 3 durch je ein Beispiel vereinbart.

(4) Daten, die Pfändungen beschreiben, und arbeitsmedizinische Tatbestände werden nur einzelfallbezogen durch die zugriffsberechtigten Personen in dem gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen bearbeitet.

§ 7 Besonders regelungsbedürftige Systemfunktionen

Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, dass bestimmte Systemfunktionen wegen ihrer hohen Komplexität weiterer Regelungen bedürfen.

Employee und Manager’s Self Sevice
Anlage 4 enthält eine Auflistung der in diesem Rahmen angebotenen Services, aus der insbesondere die eingesetzten Workflows und deren Stufen hervorgehen. Insoweit besonders schutzwürdige Daten im Sinne von § 6 verarbeitet werden, bedarf es einer ergänzenden Regelung.

Business Warehouse

Für die Verarbeitung der Daten des Systems HCM wird ein eigenständiges Business Warehouse (in Form einer eigenen, von anderen Anwendungen getrennten Dabenbank-Instanz) eingesetzt.
Bevor über den derzeit (Herbst 2007) von SAP als Endbenutzer-Tool eingesetzten Business Explorer hinaus neue Software-Werzeuge der Business-Intelligence-Kategorie eingesetzt werden, bedarf es ebenfalls einer ergänzenden Regelung, in der insbesondere die für solche Tools zugängliche Struktur der Datenwürfel sowie die Drill-Down-Möglichkeiten (Herunterbrechen der Daten auf die kleinste darstellbare Ebene) festzulegen sind.

Elektronische Personalakte
In Anlage 5 ist die Struktur vereinbart, nach der die elektronische Personalakte aufgebaut wird. Der Zugriff ist auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs Personal begrenzt.

Komponenten zur Unterstützung der Personalentwicklung
In einer ersten Ausbaustufe zur Unterstützung der Personalentwicklung werden Stellen- und Tätigkeitsbeschreibungen im System abgebildet. Dies erfolgt in nicht personenbezogener Form im Rahmen des SAP-Oranisationsmanagements.
Termine über geplante Mitarbeitergespräche können im System verwaltet werden, ebenso die Dokumentation über die Tatsache, dass die Gespräche stattgefunden haben. Auswertungen mit Terminübersichten erhält der Konzernbetriebsrat ebenfalls auf Anforderung.

Soweit über die Qualifikation und Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Daten gespeichert werden, die über formale Abschlüsse oder erworbene Zertifikate hinaus gehen, bedarf es einer gesonderten Regelung.
Anmerkung: Offen ist noch die Frage, in welchem Umfang das Verfahren der Zielvereinbarungen durch das System HCM unterstützt werden soll.

Elektronisches Bewerbungsverfahren und Talent Pool
Die Ausdehnung der Systemnutzung auf diese Bereiche bedarf einer gesonderten Regelung. In dieser ist insbesondere auch sicherzustellen, dass bei konzerninternen Bewerbungen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über keinen Computer am Arbeitsplatz verfügen, nicht benachteiligt werden.

 

§ 8 Zugriffsrechte

(1) Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird nur im Rahmen der funktionalen und/oder organisatorischen Aufgabenstellung der jeweiligen Person erteilt.

(2) Die Zugriffsberechtigung zu personenbezogenen Daten wird organisatorisch und systemtechnisch geregelt und ist auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs Personal begrenzt. Alle vergebenen Zugriffsberechtigungen werden im System protokolliert.

Anmerkung: Auf eine eigene Anlage Zugriffsberechtigung kann nur dann verzichtet werden, wenn die Zugriffe auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs Personal begrenzt bleiben.

(3) Jede Änderung einer Zugriffsberechtigung wird im System protokolliert und ist gegen Löschen und Verändern geschützt.

(4) Der Konzernbetriebsrat kann diese Daten gemäß Abs. 2 und die Änderungen gemäß Abs. 3 im Rahmen von § 5 einsehen.

 

§ 9 Qualifizierung der Benutzer

(1) Es besteht Einvernehmen darüber, dass während der Einführungsphase des HCM-Systems Schulungsbedarf der Nutzer im Umgang mit der neuen Technik besteht.

(2) Die Mitarbeiter werden daher rechtzeitig über das System informiert, mit den Techniken innerhalb angemessener Einarbeitungszeiten vertraut gemacht und in erforderlichem Umfang von entsprechend befähigtem Personal geschult.

(3) Die weitergehenden Rechte der Einzelbetriebsräte gemäß § 96 BetrVG bleiben unberührt.

 

§ 10 Verfahrensbestimmungen

(1) Auf Antrag einer Seite besprechen der Konzernbetriebsrat und die Arbeitgeberseite die für die weitere Entwicklung des Systemverbundes beabsichtigten Projekte und nehmen eine Bewertung der zurückliegenden Periode vor. Insbesondere wird dabei auch der beabsichtigte Nutzungsrahmen neuer Leistungsmerkmale, die infolge von Releasewechseln verfügbar sind, erörtert.

(2) Änderungen der Anlagen bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens.

(3) Bei neuen Systemen oder Teilsystemen prüfen beide Seiten, ob die Bestimmungen dieser Vereinbarung eingehalten werden; ist dies nach Auffassung einer Seite nicht der Fall, so nehmen beide Seiten Verhandlungen auf mit dem Ziel einer ergänzenden Regelung, über die Einvernehmen zu erzielen ist.
(4) Macht der Konzernbetriebsrat geltend, dass durch die Einführung neuer Systeme oder Teilsysteme oder neuer Systemkomponenten die Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht mehr eingehalten sind, so hat er das Recht, eine ergänzende Regelung zu verlangen, über die Einvernehmen zu erzielen ist.

(5) Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, keine Einigung zu Stande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

 

§ 11 Schlussbestimmungen

(1) Werden Informationen unter Missachtung von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen oder weiterverarbeitet, so sind sie zur Begründung personeller Maßnahmen nicht mehr zulässig.

(2) Die Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres, erstmals zum 31.12.2010 gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung gelten ihre Bestimmungen weiter.