Sharepoint

Seit Microsofts Sharepoint sind die Web-2.0-Ideen auch in Firmen salonfähig. Es bedurfte des leicht verkrüppelten Angebots von Wikis und Ähnlichem, bis die etwas schwerfälligen IT-Abteilungen der großen Unternehmen die Segnungen des interaktiven Internet auch entdeckt haben.

Die folgende Vereinbarung wurde zunächst pilotweise für zwei ausgewählte Abteilungen eines Unternehmens der chemischen Industrie abgeschlossen, weist aber nichts Branchenspezifisches auf.

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt den Einsatz und die Anwendung der Groupware Sharepoint bei der ..... und gilt für alle Beschäftigten, die mit solchen Systemen arbeiten.

Zielsetzung


Ziel dieser Vereinbarung ist es, den Einsatz einer leistungsfähigen und zeitgemäßen Technik und die in absehbarer Zukunft erforderlichen Neuerungen offener informations- und kommunikationstechnischer Infrastruktur mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbinden.

Persönliche Speicherbereiche

Das Unternehmen stellt jedem PC-Benutzer einen persönlichen Speicher zur Verfügung, über den er in alleiniger Verantwortung verfügt.
Ausnahmen von diesem Grundsatz sind nur erlaubt

  • für die Systemadministration bei Problemen der Systemsicherheit und bei der Analyse und Korrektur technischer Fehler,
  • bei Abwesenheit und Nichterreichbarkeit des Benutzers und dem Verdacht der Nichtzugänglichkeit dringend benötigter geschäftlicher Unterlagen nach vorheriger Zustimmung des Betriebsrats und im Beisein mindestens eines Betriebsratsmitglieds und unverzüglicher nachträglicher Information der betroffenen Person.

Einsatzregeln für Sharepoint

Zum Zweck der Kontakt- und Kommunikationsförderung sowie als Plattform für die interne Arbeitsorganisation von Einheiten der Unternehmensorganisation und Teams (Arbeitsgruppen, Projektgruppen) wird das Produkt Sharepoint von Microsoft eingesetzt.


Überblick über die Sharepoint-Anwendung

Unterteilung der Anwendung

Bei der Anwendung wird unterschieden zwischen einem strukturierten betriebsöffentlichen Teil (OrgSites) und einem teambezogen frei gestaltbaren Teil (TeamSites).

Im strukturierten Teil OrgSites können Einheiten der Aufbauorganisation des Unternehmens abgebildet werden. Diese Darstellung berücksichtigt die im Unternehmen geltenden Standards und kann umfassen:

  • Selbstbeschreibung der Einheit mit Darstellung der Hauptaufgaben und Wahl eines die Einheit charakterisierenden Bildes,
  • Auflistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die der Organisationseinheit angehören,
  • Ablage von für die Betriebsöffentlichkeit bestimmten Dokumenten,
  • Ablage interner Dokumente, für die der Zugriff auf Angehörige der Organisationseinheit beschränkt ist,
  • Kalender mit den betriebsöffentlichen Terminen und Veranstaltungen der Organisationseinheit und den organisationsinternen Events, für die der Zugriff auf die Angehörigen der Organisationseinheit beschränkt ist,
  • Aufgabenlisten mit Zuordnung offener, noch zu erledigender Aufgaben,
  • Links zu den Sites von mit der Organisationseinheit verbundenen anderen Einheiten und Teams.

Den Projekten und Arbeitsgruppen als Teams wird die Möglichkeit eingeräumt, eine eigene Site (TeamSites) einzurichten. Die Nutzung ist freiwillig. Es werden folgende Werkzeuge zur Verfügung gestellt:

  • Raum für die Selbstbeschreibung des Teams einschließlich der Verwendung von Bildern zur Illustration der Darstellung,
  • Kalender mit Terminen, die das Team betreffen und den dazu gehörenden Dokumenten,
  • Ablagesystem für interne Dokumente,
  • Werkzeuge zur Planung und Darstellung von Projektabläufen,
  • Werkzeuge zur Einrichtung einer Diskussionsplattform (Online-Forum, Weblog),
  • Werkzeuge zur automatischen Benachrichtigungen über Änderungen und Neuerungen (Feeds),
  • Messenger-System zur Anzeige der Online-Präsenz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit der Möglichkeit des Nachrichten- und Dokumentenaustauschs (Instant Messaging),
  • Suchfunktion zum Auffinden von Dokumenten und Nachrichten unter Berücksichtigung der vergebenen Berechtigungen,
  • Links zu anderen internen oder externen Sites und
  • Werkzeuge zur Wissensdokumentation (Wiki).

Der Einsatz von Werkzeugen zur Unterstützung von E-Learning und Umfragen sowie die Integration eines Kompetenz- oder Skillmanagements bedürfen einer ergänzenden Regelung.

Skillmanagement in Sharepoint

Spielregeln

Für jede TeamSite wird vom Team eine für den Betrieb der Site verantwortliche Person (Site-Owner) und eine stellvertretende Person benannt. Diese sind verantwortlich für die Gestaltung der Site und die Vergabe der Zugriffsrechte für Mitglieder des Teams sowie externe Personen. Andere als die von ihnen vereinbarten Zugriffsrechte werden nicht eingerichtet; ausgenommen hiervon sind die Rechte der technischen Administration.

Vor Schließung einer TeamSite entscheidet das Team über die Löschung und darüber, ob Inhalte weiter gespeichert werden sollen.

Owner der OrgSites sind die Leiter der betroffenen Einheit. Sie können einen Vertreter benennen.

Jede Projektgruppe und jede Arbeitsgruppe kann die Einrichtung einer TeamSite veranlassen.
Wenn eine Organisationseinheit ein Forum betreibt, so verpflichtet sie sich zur Benennung einer Person, die die Moderation des Forums übernimmt und das Recht hat, unsachgemäße Beiträge aus dem Forum zu löschen.

Soweit ein Messenger-System genutzt wird, entscheidet jedes Teammitglied individuell über seine Teilnahme (Freiwilligkeit).

In Mitarbeiterlisten dürfen Bilder der betroffenen Personen verwendet werden, wenn diese dazu ihr Einverständnis ausdrücklich erteilt haben. Dieses Einverständnis kann jederzeit widerrufen werden.

Beim Umgang mit Betriebsgeheimnissen und patentrechtlich geschützten Inhalten ist eine besondere Sorgfalt anzuwenden, insbesondere bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen.

Die Navigation der OrgSites erfolgt in deutscher Sprache.

Administratoren werden darauf verpflichtet, ihre Rechte nur zur Gewährleistung der Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit des Systems zu nutzen.

Begleitende Maßnahmen

Den Betreibern von Sharepoint-Sites werden individuelle Beratungen durch das Unternehmen angeboten. Sie sind gehalten, dieses Angebot in Anspruch zu nehmen. Bei der Beratung wird auch auf den Inhalt dieser Betriebsvereinbarung hingewiesen.

Zwischen Unternehmen und Betriebsrat findet in regelmäßigen Abständen ein Erfahrungsaustausch über die Nutzung des Systems statt. Dabei wird insbesondere beraten, ob die eingesetzten Werkzeuge sind bewährt haben und ob Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden sollen.

Der Betriebsrat hat das Recht, sich zwecks Überprüfung der Einhaltung dieser Regelung einzelne TeamSites anzusehen. Macht er Abweichungen von diesen Regelungen geltend, so verpflichten sich beide Seiten, eine einvernehmliche Lösung herbeizuführen.

Protokollierung des Benutzerverhaltens

Für den Umgang mit Systemaufzeichnungen über das Benutzerverhalten (Verbindungs- oder Zugangsdaten) gelten die Bestimmungen der Betriebsvereinbarung Internetzugang/E-Mail vom ….

Schlussbestimmungen

Der Betriebsrat wird über neue Systeme, Systemteile sowie neue Leistungsmerkmale der eingesetzten Software vor deren Einsatz informiert; auf Wunsch des Betriebsrats findet eine Beratung statt.

Macht der Betriebsrat infolge neuer Leistungsmerkmale oder veränderten Umgangs mit der Software betriebsverfassungsrechtlichen Regelungsbedarf geltend, so wird darüber mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

Kommt eine Einigung nicht zu Stande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

Eine nach dieser Vereinbarung unzulässige Auswertung von Daten kann nicht zur Begründung personeller Maßnahmen herangezogen werden. Eventuell entsprechend vorgenommene Maßnahmen sind zurückzunehmen.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.