Betriebsvereinbarung zum Einsatz wissensbasierter Systeme (Wikis)

Seit Microsoft sich in seinem Produkt Sharepoint der Wikis angenommen hat, ist dies auch Thema in vielen Unternehmen. Die benutzerfreundlichen Systeme sollen die schwergängigen Wissens-Datenbanken vergangener Zeiten ablösen.

Da noch wenig konkrete Erfahrungen mit dem Umgang solcher Software-Systeme vorliegen, ist diese Vereinbarung als Pilot-Vereinbarung konzipiert, für die ein Erfahrungsaustausch nach einer festgelegten Probezeit vereinbart wird. Danach ist zu entscheiden, wie weiter verfahren wird.


Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Grundsätze für den Einsatz elektronischer wissensbasierter Systeme (Wikis) bei der ....  und gilt für alle Beschäftigten, die mit solchen Systemen arbeiten.
Unter Wikis im Sinne dieser Vereinbarung werden Systeme verstanden, die es Benutzergruppen ermöglichen, durch gemeinschaftliches Arbeiten einen Wissensstand ihres Fach- oder Einsatzgebietes zu dokumentieren und weiter zu entwickeln. Den Benutzern ist bewusst, dass die  Inhalte eines Wikis keinen objektiven oder offiziellen Wissensstand darstellen.

Diese Betriebsvereinbarung ist eine Pilotvereinbarung. Während der Pilotphase werden als geschäftskritisch erachtete Inhalte für die Einrichtung von Wikis ausgeschlossen.

Zielsetzung

Ziel dieser Vereinbarung ist es, den Einsatz einer leistungsfähigen und zeitgemäßen Technik und die Vorteile des gemeinschaftlichen Arbeitens mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbinden.

Zentrale Dokumentation

Alle im Unternehmen eingesetzten Wikis werden bei .... [Benennung der Organisationseinheit] registriert und in Anlage 1 zu dieser Vereinbarung dokumentiert.
Aus dieser Anlage gehen pro Wiki hervor

  • der Name des Wikis,
  • eine kurze, verständliche Beschreibung des Wiki-Inhaltes und des Einsatzzwecks,
  • eine Beschreibung des Personenkreises der Benutzer,
  • eine Kennzeichnung der Nutzungsart (kollektiv oder autorenorientiert) und
  • eine Angabe zum Serverstandort des Wikis und zur Verschlüsselung der Datenspeicherung und Datenübertragung.


Die Informationen über die im Einsatz befindlichen (sowie unmittelbar geplanten) Wikis werden einschließlich der Kontaktdaten der verantwortlichen Personen unternehmensweit im Intranet bekannt gemacht und auf dem aktuellen Stand gehalten.

Anlage 2 enthält eine Beschreibung der technischen Leistungsmerkmale und ihrer Konfiguration, wie sie mit jedem Prototyp für ein neu einzurichtendes Wiki zur Verfügung gestellt wird. Den Betreibern ist es erlaubt, auf einzelne Elemente des hier dokumentierten Leistungsrahmens zu verzichten. Erweiterungen dagegen richten sich nach den weiteren Bestimmungen dieser Vereinbarung.

Verantwortlichkeit

Für jedes Wiki wird ein Verantwortlicher festgelegt. Diese Person ist als sog. process owner allein verantwortlich für den Betrieb des Wikis. Diese Aufgabe umfasst die Einrichtung und das Customizing, insbesondere die Vergabe und Pflege von Zugangsberechtigungen und die Moderation des Inhalts gemäß den nachstehenden Bestimmungen.

Die Wikis werden so konfiguriert, dass der Verantwortliche über jeden neuen Eintrag bzw. jede Änderung eine Notiz erhält (Mail oder besondere Funktion innerhalb des Wikis mit Beschränkung des Zugriffsrechts auf den Betreuer). Bestehen Bedenken gegen den Inhalt oder die Form des Beitrags, so ist der Verantwortliche gehalten, mit dem Autor des betroffenen Beitrags eine einvernehmliche Lösung zu erzielen. Er behält jedoch das Letztentscheidungsrecht über die Veröffentlichung; in diesem Fall steht dem Autor ein Beschwerderecht zu.

Der Bereich Informatik stellt dem Verantwortlichen eine Grundinstallation mit wichtigen, bewährten Voreinstellungen zur Verfügung und leistet während des Betriebs eine beratende Unterstützung.
Bei umfangreicheren Wikis kann die Arbeit des Verantwortlichen durch eine Arbeitsgruppe erfolgen, die einen Sprecher benennt. Administrationsrechte können delegiert werden. Die Verantwortlichkeiten sind umfassend zu dokumentieren und müssen in den unternehmensweiten Veröffentlichungen erkennbar sein.
Es ist darauf zu achten, dass den für den Betrieb eines Wikis verantwortlichen Personen ausreichende Ressourcen während ihrer Arbeitszeit zur Verfügung gestellt werden.

Grundsätze für den Betrieb von Wikis


Einsatzbereich
Der Benutzerkreis für ein Wiki ist, soweit er die in den Geltungsbereich dieser Vereinbarung fallenden Standorte übersteigt, auf funktionale Teams beschränkt.
Inhaltliche Regeln
Für jedes Wiki werden Regeln veröffentlicht, die Anleitungen zum Umgang mit den gewünschten Inhalten enthalten. Soweit diese Inhalte datenschutzrechtliche, urheberrechtliche oder sonstige rechtliche Aspekte berühren, sind entsprechende Regeln ebenfalls aufzustellen.
Die Einsicht in diese Regeln soll direkt von der Startseite des Wiki aus möglich sein.
Unterscheidung nach Nutzungsart
Es werden zwei Typen von Wikis unterschieden:
  • Wikis, deren Inhalt als kooperatives Gemeinschaftsprodukt begriffen wird und
  • Wikis, die einzelne Autorenbeiträge sowie Kommentare und Ergänzungen anderer Autoren zu diesen Beiträgen beinhalten.
Bei ersteren zeigt die aktuell sichtbare Version keine Namen der Verfasser. Diese werden erst sichtbar, wenn man die Historie-Funktion betätigt, die das Zurückblättern in ältere Versionen ermöglicht. Dabei werden auch die Zeitpunkte der jeweiligen Änderungen sichtbar.

Die zweite Variante sieht die Kennzeichnung der Namen unter den einzelnen Beiträgen vor. Andere Benutzer können diese Beiträge, ebenfalls mit ihrer namentlichen Kennzeichnung, kommentieren. In diesem Fall wird das System so eingerichtet, dass nur die Wiki-Verantwortlichen das Änderungsrecht haben sowie die Autoren, allerdings nur für ihre Texte.
Personenbezogene Daten
Jeder Benutzer eines Wikis muss sich namentlich identifizieren. Dies kann im Rahmen des Single Sign On erfolgen.
Die Beiträge in den Wikis dürfen nur durch Name und Informationen zur Kontaktaufnahme gekennzeichnet werden. Diese maximal erlaubten Daten sind in Anlage 3 dokumentiert. Darüber hinaus werden keine weiteren personebezogenen Informationen wie z.B. besondere Skills, Qualifikationen oder die Anzeige der Präsenz (zum aktuellen Zeitpunkt oline ereichbar oder nicht) verwendet.
Weitere Spielregeln

Es werden keine anonymen Beiträge geführt. Die Namen der Autoren sind entweder direkt ersichtlich oder können in der Versionshistorie eingesehen werden.

Die namentliche Kennung kann durch einen Link für die direkte Kontaktaufnahme ergänzt werden.

Die Autorentätigkeit ist freiwillig und darf nicht angeordnet werden.

Auf jedwedes Reporting über die Autoren-Aktivitäten wird verzichtet. Nur die Autoren selbst können sich ihre Beiträge in einer Übersicht anzeigen lassen.

Eine Einsicht in die Logfiles des Wikis ist an die Person des Verantwortlichen gebunden.  Die Informationen dürfen nur zur Aufklärung von Unstimmigkeiten verwendet werden und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

Auf die Einrichtung von Workflow-Funktionen, insbesondere Genehmigungs-Workflows für die Öffentlichstellung von Beiträgen, wird verzichtet.

Ebenso wird auf die Einrichtung von Feedback-Funktionen im Sinne einer Bewertung eines Beitrags durch die Benutzer verzichtet.

Beschwerderecht
Im Bereich HR wird eine Ansprechperson benannt, an die sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wenden können, die sich mit ihren Wiki-Verantwortlichen nicht über eine Öffentlichkeitsstellung einigen konnten. Dieser Person obliegt die Entscheidung in dem jeweiligen Konfliktfall. Sie kann die betroffene Führungskraft und/oder ein Mitglied des zuständigen Betriebsrats in beratender Funktion hinzuziehen.

Schulung

Jedes Wiki enthält auf seiner Startseite eine Beschreibung der zugrunde liegenden Philosophie und seiner Bedienung.
Die für den Betrieb eines Wikis Verantwortlichen erhalten eine Einweisung, in der auch die Regelungen dieser Vereinbarung erläutert werden.

Verfahrensregelungen


Umgang mit den Anlagen
Anlage 1 wird auf dem laufenden Stand gehalten.
Sollen für ein Wiki Abweichungen vom in Anlage 2 beschriebenen Leistungsumfang eingesetzt werden, so bedarf dies einer diese Vereinbarung ergänzenden Regelung.
Anlage 3 kann nur in gegenseitigem Einvernehmen geändert werden.
Workshop
Drei Monate vor Ablauf  dieser Vereinbarung sowie auf Antrag einer Seite zu einem früheren Zeitpunkt findet ein Workshop statt, der einer Bewertung der bisherigen Erfahrungen dient. Dabei soll insbesondere erörtert werden, ob die vereinbarten Regelungen einer Ergänzung oder Präzisierung bedürfen.
Beide Seiten haben das Recht, zu dieser Veranstaltung weitere Personen als Teilnehmer zu benennen, die über Erfahrungen zum Betrieb der Wikis verfügen.
Übergangsregelungen
Beiden Seiten ist bekannt, dass bereits vor Unterzeichnung dieser Vereinbarung Wikis eingesetzt wurden. Sie beraten darüber, ob der Betrieb dieser Wikis den Regelungen dieser Vereinbarung entspricht und treffen gegebenenfalls ergänzende Regelungen, die in Anlage 4 festgehalten werden.

Schlussbestimmungen

Werden Informationen unter Verstoß von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen, so dürfen sie nicht zur Begründung personeller Maßnahmen verwendet werden. Maßnahmen, die auf der Grundlage verfahrenswidrig gewonnener Informationen durchgeführt wurden, sind zurückzunehmen.
In den Fällen, in denen diese Vereinbarung die Einigung beider Seiten vorsieht, entscheidet im Falle der Nichteinigung eine gemäß § 76 Abs. 3 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.
Diese Vereinbarung ist eine Pilotregelung und gilt befristet bis zum [... zwei Jahre nach Unterzeichnung]. Rechtzeitig vor Ablauf dieser Frist nehmen die Betriebsparteien Verhandlungen auf, um eine endgültige Regelung zu vereinbaren.