Betriebsvereinbarung Microsoft 365

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt die Nutzung von Microsoft 365 bei der ... (in Ergänzung zur Betriebsvereinbarung Informationstechnische Infrastruktur vom ...).

Anmerkung: Falls eine IT-Rahmenbetriebsvereinbarung oder eine vergleichbare Regelung vorliegt, empfiehlt sich an dieser Stelle ein Verweis auf diese Regelung.

2. Zielsetzung

Ziel ist ein wirtschaftlicher, leistungsfähiger und zugleich sicherer Betrieb der MS 365 Software. Dabei soll eine gute Benutzerfreundlichkeit, Arbeitsergonomie und Zuverlässigkeit angestrebt und sichergestellt werden.

Beide Seiten sind sich einig, dass diese Ziele nur unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte verfolgt werden und das System nicht zum Zweck der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiter/innen eingesetzt wird.

3. Architektur der Anwendung

Die MS365-Plattform wird als "Software as a Service" (SaaS) im Wege eines Private Cloud Computing zur Verfügung gestellt.

Private Cloud im Sinne dieser Vereinbarung bedeutet, dass

der Standort der Server nur in Ländern erfolgt, in denen die EU-Datenschutz-Grundverordnung oder eine anerkannt gleichwertige rechtliche Regelung gelten,
die Verarbeitung im Sinne der datenschutzrechtlich geregelten Auftragsverarbeitung (nach alleinigen Weisungen des Datenherrn) erfolgt.

Das Unternehmen ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich und wird die in diesem Zusammenhang ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen dem Betriebsrat auf dessen Wunsch vorstellen und mit ihm erörtern.

Soweit Verträge mit externen Dienstleistern abgeschlossen werden , werden diese auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Um sowohl auf Benutzerwünsche als auch auf Anforderungen, die sich aus der Wahrnehmung der Mitbestimmung ergeben, angemessen reagieren zu können, wird das Unternehmen eigene Resourcen mit ausreichender Kompetenz zum Customizing der Anwendungen vorhalten.

4. Leistungsumfang der genutzten Software

Die MS-365-Plattform stellt die in Anlage 1 aufgelisteten Standardapplikationen zur Verfügung. In der Anlage ist vermerkt, welche Komponenten zur Benutzung freigeschaltet sind. Davon unberührt bleibt die eventuell detailliertere Regelungspflichtigkeit der jeweiligen Komponente.

Anlage 1: Verfügbare Applikationen im M365-Paket (beispielhaft; Stand Sommer 2021)

Komponente	Einsatz
Active Directory und Mitarbeiterprofile, Personen (Kontakte)	ja
Outlook elektronisches Mailsystem mit zusätzlichen Komponenten	ja
Word: Textverarbeitung	ja
Excel: Tabellenkalkulation	ja
Power Point: Präsentationssoftware	ja
Access: Datenbanksystem	nein
Forms: Fragebogen für Mitarbeiterbefragungen	nein
Websites für Teams oder Organisationseinheiten	ja
Newsfeed: automatische Nachrichten	nein
OneDrive: Speicherort für persönliche Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter	ja
Skype For Business: Interfnet-Telefonie	nein
OneNote: Speichern von Dokumenten (Texte, Office-Dateien, Zeichnungen, Fotos, Töne und Videos) in Notizbüchern	ja
Sway: Erstellen von interaktiven Präsentationen	nein
Power BI: cloud basierende business Intelligence (BI) mit Datenanlyse und Virtualiserung von Auswertungen	nein
Teams: zentraler Ort zur Teamarbeitet mit Videokonferenzen und Application Sharing	ja
SharePoint: Erstellen von Webseiten	ja
Wiki: Tool zur Ablage von Informationen im Sinne eines Wissensmanagements	nein
Delve: erweiterte Suchfunktion	nein
....	...

Anmerkung: Die Bezeichnungen für die einzelnen Komponenten werden vom Microsoft-Marketing oft kurzfristig verändert. Zum Teil überschneiden sich zeitweise die Funktionen (z.B. Skype, Teams). Es ist deshalb zielführender, Besonderheiten zu den einzelnen Komponenten ohne ausdrücklichen Bezug auf deren augenblicklichen Namen im Text der Vereinbarung oder in zusätzlichen Vereinbarungen zu regeln.

5. Besondere Funktionen

Die Voreinstellungen in allen Systemteilen werden so gewählt, dass sie den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den bestmöglichen Schutz ihrer Daten bieten und als Default die Weitergabe persönlicher Daten unterbinden („Privacy by Design“).

5.1 Profile

Als persönliche Merkmale im Sinne eines Mitarbeiterprofils werden zur Einrichtung nur Name, Vorname und eventuelle Zusatzdaten (Titel, Anrede), sowie die unternehmensinternen Kontaktdaten (Organisationseinheit, Kostenstelle, Mailadresse, Abteilung, Vorgesetzter, Team, interne Telefondaten) angelegt. Diese Daten werden über eine Schnittstelle in MS365 übergeben. Die Ergänzung um ein persönliches Bild und private Telefonnummern ist freiwillig.

Weitere persönliche Daten werden nicht im System geführt.

Anmerkung: In vielen Firmen werden weitere persönliche Daten im System geführt, z.B. Sprachkenntnisse, besondere Fähigkeiten oder Interessen. Wenn man sich darauf verständigen kann, dann sollten diese Daten in einer Anlage zur Betriebsvereinbarung festgehalten werden.

5.2 Präsenzanzeige

Die in den Office-Anwendungen integrierte Funktion der Präsenzanzeige dient dem alleinigen Zweck, die Kontaktaufnahme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander zu verbessern, insbesondere bezüglich der Verwendung des dabei genutzten Medienkanals (z.B. Mail, Telefon oder Chat).

Die verwendeten Statusmerkmale sind in einer Anlage zu dieserVereinbarung festgelegt.

5.3 Suchfunktion

Die Suchfunktion ist so konfiguriert, dass im Rahmen der Berechtigung der betroffenen Person die Treffer nach Aktualität geordnet angezeigt werden. Die Suchfunktion DELVE ist in der Voreinstellung deaktiviert. Es steht den Beschäftigten frei, sie aktiv zu schalten oder zu deaktivieren.

5.4 Social-Media-Funktionen

Auf den Einsatz von aus den öffentlichen Social Media bekannten Funktionen wie „gefällt mir“, „diesem Beitrag folgen“, einen Beitrag kommentieren oder ähnlichen Bewertungen von Beiträgen wird verzichtet.

5.5 Werkzeuge zur Unterstützung von Zusammenarbeit und Home Office (derzeit Teams)

Die Funktionen stehen allen Beschäftigten zur Verfügung. Sie können an Teams-Sessions (Videokonferenzen) teilnehmen und haben ihrerseits auch das Recht, solche Sessions einzurichten und dazu Kolleginnen und Kollegen einzuladen.

Das Speichern von Sessions ist nur erlaubt, wenn es vorher angekündigt ist und der Speicherbereich zum Abrufen aufgezeichneter Sessions allen Beteiligten bekannt und zugänglich ist. Gleiches gilt für die Funktion Live Transcript (automatische Texterstellung des gesprochenen Wortes). Beide Funktionen werden so konfiguriert, dass sie nur von den Koordinatoren der Sessions freigegeben werden können.

5.6 Workflows

Arbeitsgruppen verfügen in eigener Verantwortung über die Gestaltung automatisierter Arbeitsabläufe (Workflows). Sie können sich dabei an zentrale Vorschläge im Sinne von best practices anlehnen, behalten aber die eigene Autonomie.

Tools mit Planungsfunktionen wie Kalender, Projekte u.ä. dienen dem erklärten Zweck der Planung von Arbeitsabläufen. Sie werden nicht zur rechtsverbindlichen Dokumentation von Arbeitsschritten oder Arbeitszeit verwendet.

5.7 Lokalisierungsfunktion

Soweit Leistungsmerkmale des Office-Paketes auf mobilen Geräten die Lokasisierungsfunktion dieser Rechner nutzer können, gilt Folgendes:

Die Lokalisierungsfunktion auf dem Gerät kann vom Benutzer aktiviert oder deaktiviert werden.
Ergebnisse dieser Nutzung stehen nur dem Benutzer selber zur Verfügung.

5.8 "Lernende" Applikationen

Vertraglich wird ausgeschlossen, dass Daten des Unternehmens an Big Data-Hintergrundsysteme des Anbieters weitergegeben werden.

Anmerkung: Microsofts Marketing lässt keine Gelegenheit aus, anzumerken, dass immer mehr Elemente der sog. Künstlichen Intelligenz in die Anwendungen eingebaut sind. Eine der wichtigsten Komponenten ist dabei das Maschinelle Lernen, auch Autonomes Lernen genannt. Das System kann den Benutzern dann auf der Grundlage der Auswertung ihres bisherigen Verhaltens Vorschläge für ihr weiteres Verhalten machen. Die dabei genutzten Algorithmen werden von Microsoft als Geschäftsgeheimnis gehütet. Hier ist also erhöhte Aufmerksamkeit geboten.

6. Weitere Regelungen

MS365 wird als geschäftliches Arbeitsmittel eingesetzt. Eine gelegentliche private Nutzung darf die Arbeitsabläufe nicht stören.

Private E-Mails werden im Posteingang als solche gekennzeichntet und umgehend in einen gesonderten als "Privat" gekennzeichneten Ordner verschoben und archiviert. Darüber hinaus gilt, dass sowohl die dienstliche als auch die private Nutzung nur im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften erfolgen darf.

Die Erledigung von auf die Arbeit bezogenen Aufgaben mit Unterstützung der Techniken dieser Plattform ist Arbeitszeit.

Eine vom Unternehmen veranlasste Integration oder Verknüpfung mit weiteren IT-Systemen erfolgt nur nach vorheriger Beratung und Zustimmung des Betriebsrats.

Auf die in einem Arbeitsraum eingestellten Dokumente können grundsätzlich alle Teilnehmer des Arbeitsraumes zugreifen, es sei denn, der Besitzer des Dokuments schränkt diese Berechtigung ein.

Mitarbeiterbezogene Systemdaten (z.B. Systemanmeldedaten, interne Protokollierungen, Benutzerstatistiken) dürfen nur für technische Zwecke, zur Steuerung, technischen Optimierung des Systems und zur Gewährleistung der Systemsicherheit genutzt werden. Zugriffsberechtigt auf diese Funktionen sind nur die Personen, die für diese Aufgaben zuständig sind. Zulässig sind Kontrollen, die zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen technischen Betriebes, wie etwa zum Virenschutz, Einbruchserkennung, Spam und Phishing Prävention, Malware-Schutz, Schutz vor Datenverlust verwendet werden.

7. Schulungen

Es werden Schulungen angeboten, das den Nutzern ermöglichen, aus einem Angebot von Schulungsformaten das für sie am besten geeignete Medium auszuwählen. Dabei werden die unterschiedlichen Lerntypen (auditiv, visuell, kommunikativ, motorisch) berücksichtigt.

Die Schulungen beinhalten insbesondere auch Themen des Datenschutzes, den Inhalt dieser Vereinbarung sowie das sichere Speichern der Daten und den Umgang mit den Möglichkeiten der Freigabe, des Teilens, der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und der Berücksichtigung der Regeln zur Gewährleistung der Systemsicherheit.

Sämtliche Benutzer erhalten eine geeignete Einweisung sowie Informationsmaterialien, die die Veränderungen in der M365-Lösung, insbesondere die Handhabung mit neuen Funktionen, zum Gegenstand haben. Die Einweisungen werden sowohl über ein webbasiertes Lernportal als auch als Präsenzschulung angeboten.

Den Benutzern stehen Ansprechpartner bei Fragen und Problemen zur Verfügung.

Die Schulungen finden während der Arbeitszeit statt bzw. sind Arbeitszeit..

8. Verfahrensregelungen

Unternehmen und Betriebsrat wissen, dass M365 von Microsoft als Plattform bereitgestellt, betrieben und laufend weiterentwickelt wird. Sie sind sich einig, dass der Einsatz von Weiterentwicklungen nur unter Wahrung der Beteiligungsrechte des Betriebsrats erfolgt.

Vor dem Hintergrund der stetigen Weiterentwicklung wird ein kontinuierlicher Prozess zur Information und Abstimmung mit dem Betriebsrat vereinbart und auszugestaltet.

Anmerkung: Diese Ausgestaltung kann in Form von regelmäßigen monatlichen oder quartalsweisen Treffen oder bei Bedarf einer Seite stattfinden. Dabei ist zu berücksichtigen , dass bestimmte Module, wie z.B. Teams stärkeren Veränderungsraten unterliegen.

Sofern Änderungen oder neue Services in MS365 installiert werden, wird der Betriebsrat darüber rechtzeitig informiert. Ihm werden geeignete Informationen bereitgestellt, um die neuen Funktionen und Applikationen nachvollziehen zu können. Der Betriebsrat kann sich ausgewählte Programmfunktionen erläutern und vorführen lassen.

Der Betriebsrat führt seinerseits eine Bewertung dieser Änderungen durch, insbesondere auf neue Möglichkeiten der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, Veränderungen der Arbeitsorganisation, des Arbeitskräfteeinsatzes, des Datenschutzes oder der Ergonomie.

In der sich anschließenden Beratung wird das weitere Vorgehen wie zum Beispiel die Nutzung oder Nichtnutzung einer Funktionalität, eine Information der Anwender oder eine Schulung vereinbart.

Ist nach Auffassung einer Seite eine Funktionalität in der Systemplattform nicht oder nicht mehr mit den Regelungen dieser Vereinbarung konform oder macht der Betriebsrat aufgrund von Veränderungen im Betrieb des Systems Regelungsbedarf geltend, so wird über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen ergänzenden Regelung verhandelt. Gleiches gilt für Veränderungen der Anlagen zu dieser Vereinbarung.

Auf Wunsch einer Seite werden insbesondere zu neune Inhalten ergänzende Regelungen getroffen, die in einer Anlage zu dieser Vereinbarung festgehalten werden.

In allen Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, entscheidet bei Nichteinigung auf Antrag einer Seite eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

9. Schlussbestimmungen

Werden Informationen unter Missachtung von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen oder weiterverarbeitet, so sind sie zur Begründung personeller Maßnahmen nicht zulässig. Entsprechende Maßnahmen sind zurückzunehmen.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie ist mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende kündbar. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.

Karl Schmitz,November 2021