DispoM@nagement

Mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung





Die Philosophie

Die Arbeitszeitvorstellungen von Mitarbeitern mit den betrieblichen Erfordernissen in Einklang zu bringen, ist eine Kunst, bei der die gängigen Personaleinsatz-Planungssysteme kaum Unterstützung bieten.


Ganz bewusst setzen wir die Menschen in den Mittelpunkt unserer Anwendung: Nicht die Maschine macht den Menschen Vorgaben, wann sie zu arbeiten haben, sondern die Beschäftigten planen selber ihre Arbeit – in Eigenverantwortung und größtmöglicher Selbständigkeit.


Dass diese Selbständigkeit nicht grenzenlos ist, liegt daran, dass Kundenanforderungen und Arbeitszeitwünsche nicht immer deckungsgleich sind. Wir versuchen diese Differenzen durch bestmögliche Vorausplanung und durch umfassende Information so klein wie möglich zu gestalten. Eingriffe der zentralen Kapazitätsplanung sollen so auf ein Minimum reduziert werden.


Hinter unserem Konzept steckt die Erfahrung, dass sich bei guter Information die meisten Arbeitszeitprobleme auf freiwilliger Basis lösen lassen. Diese Idee wollen wir mit unserem System unterstützen.


Bei der Umsetzung setzen wir konsequent auf open-source-Produkte und verzichten auf proprietäre Experimente: Sie benötigen nur einen Webserver im Intranet - wir empfehlen Apache - und eine mySQL-Datenbank.


Die Anwendung ist in der weit verbreiteten Programmiersprache PHP geschrieben, der Quelltext ist offen. Alle zur Anwendung gehörenden Dateien liegen zentral auf Ihrem Webserver. Updates können durch einfaches Kopieren der neuen Programmversionen in den bestehenden Speicherbereich durchgeführt werden.


DispoM@nagement ist direkt nach der Einrichtung der Datenbank einsatzfähig. - Auf den Computern der Mitarbeiter sind keine weiteren Installationen erforderlich. Vorausgesetzt wird lediglich ein javascript-fähiger Browser (z.B. MS Internet Explorer, Firefox), der in aller Regel bereits auf jedem Standardrechner eingerichtet ist.


Die Software

Vorbemerkung

Alle Bildschirmfotos wurden von einer Testanwendung gemacht. Die Zeitfenster der Anzeigen (07:30 Uhr bis 20:00 Uhr) und die Dauer der Zeitblöcke (30 Minuten) sind beispielhaft: Die Vorgaben sind systemweit einstellbar.


Die zentralen Funktionen und Anzeigen für die Mitarbeiter

Sobald die Kapazitätsplanung einen Monat für die Mitarbeiterplanung freigegeben hat, kann dieser von den Mitarbeitern beplant werden. Falls für den Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell mit Vorgabewerten im System hinterlegt ist, werden diese beim ersten Aufruf in den aktuellen Plan hinein kopiert.




Die Bedienung der Pläne erfolgt durchgängig im System nach einem intuitiven Prinzip per Mausklick:


Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie vertragliche Arbeitseinschränkungen (z.B. Teilzeitkräfte: „nur vormittags von 8.00 Uhr bis 13.00 Uhr“) werden berücksichtigt und markiert. Im folgenden Beispiel wurden für Donnerstag nachmittag und Freitag nachmittag Arbeitseinschränkungen berücksichtigt.



Als Planungshilfe stehen den Mitarbeitern weitere Übersichten über den Planungsstand der Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung, in denen sie sehen können, ob die von der Kapazitätsplanung vorgesehene Sollstärken für einzelne Zeitabschnitte bereits erreicht sind oder nicht. Die Mitarbeiter sind damit in der Lage, ihre Arbeitszeiten dem jeweiligen Bedarf anzupassen oder einzelne Mitarbeiter zwecks Dienstetausch anzusprechen.




Abgeschlossene Arbeitspläne werden archiviert und können vom Mitarbeiter jederzeit aufgerufen werden.


Die zentralen Funktionen und Anzeigen für die Kapazitätsplanung

Vor der Planungsfreigabe eines neuen Monats erstellt die Kapazitätsplanung den Forecast. Anhand verschiedener frei editierbarer Profile (z.B. “Sommerloch”, “Ferienbeginn”, “Normal”) werden vom System Vorschlagswerte für den betreffenden Monat errechnet.




Anschliessend passt die Kapazitätsplanung die Vorschlagswerte für den betreffenden Monat manuell an. Dabei hat sie die Möglichkeit, die Vorgaben für jedes Zeitinvall einzeln zu verändern, oder mit einem Faktor je Tag oder je Monat zu multiplizieren. Bewaährte Planungen können für spätere Wiederverwendungen gespeichert werden.


Weiterhin können Pflichtdienste festgelegt werden. In jedem Arbeitssystem gibt es “beliebte” und “unbeliebte” Arbeitszeiten. Pflichtdienstvorgaben für “unbeliebte” Arbeitszeiten können dafür sorgen, dass diese Arbeitszeiten gerecht verteilt werden. Der Vorgabewert der Kapazitätsplanung ist dabei die Anzahl an Diensten, die eine Vollarbeitskraft im betreffenden Monat leisten soll. Das System errechnet daraus automatisch für Mitarbeiter in Teilzeit oder Urlaub eine angepasste reduzierte Pflichtdienstvorgabe. Nicht geleistete Pflichtdienste werden in den kommenden Monat übertragen.


Den Mitarbeitern werden die auf ihre Arbeitszeit umgerechneten Pflichtdienstvorgaben in den Planungsansichten angezeigt:




Anschliessend wird der Monat für die Mitarbeiterplanung freigegeben. Im Freigabe-Modul erhält die Kapazitätsplanung einen Überblick über den Planungsstatus der letzten Monate.




Nach Abschluss der Mitarbeiterplanungsphase nimmt die Kapazitätsplanung die Anpassung der Mitarbeitereinsatzwünsche an den Forecast vor. Ab diesem Zeitpunkt können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr in ihr Planungsformular schreiben.


Der Kapazitätsplanung stehen zur Unterstützung umfangreiche Auskunftsfunktionen zur Verfügung, etwa um Mitarbeiter ohne Planungen oder Mitarbeiter mit nicht geleisteten Pflichtdiensten zu ermitteln.




Die wichtigste Tools der Kapazitätsplanung sind die Planungsansichten, die entweder je Mitarbeiter oder je Tag aufgerufen werden können. Über ein umfangreichen Auswahl- und Filtermenü...






... gelangt man zur Disponentenübersicht: Hier werden den Soll- und Istwerten für die einzelnen Zeiträume die Arbeitspläne der Mitarbeiter gegenüber gestellt, im Beispiel für den 08. August:




Änderungen gegenüber den von den MA geäußerten Einsatzwünschen werden dann vorgenommen, wenn der geplanter Personaleinsatz und die von den Mitarbeiter gewünschten Arbeitszeiten nicht übereinstimmen. Vom Kapazitätsplaner veränderte Arbeitszeiten werden dabei farblich hervorgehoben und kenntlich gemacht (auch auf den Plänen der Mitarbeiter).


Beispiel für unterschiedliche Anzeigen der Arbeitsarten (konfigurierbar):





Die Software stellt Reports zur Verfügung, mit denen Aussagen über die Qualität der Planung gemacht werden können. Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung des Planungsprozesses. Der Beispielreport stellt Abweichungen zwischen Mitarbeiterwünschen und den tatsächlich verplanten Arbeitszeiten durch die Kapazitätsplanung dar:





Das Einpflegen neuer Mitarbeiter ist durch die Kapazitätsplanung einfach und rasch zu erledigen. Zusätzlich können Vertragseinschränkungen für die Mitarbeiter eingetragen werden, die zu bestimmten Zeiten nicht eingesetzt werden können, z.B. für Studenten oder andere Teilzeitkräfte. Für jeden Mitarbeiter können Qualifikationen hinterlegt werden.

Auch geplante Abwesenheiten der Mitarbeiter wie Urlaub, Dienstreisen oder lange Krankheit können von der Kapazitätsplanung ins System eingegeben werden. Die Einträge werden in den entsprechenden Arbeitsplänen berücksichtigt.


Die Online-Demo

Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, bieten wir Ihnen gerne an, unsere Software im Internet zu testen. Sie ist auf unserem Webserver installiert und steht Ihnen für allerlei live-Tests zur Verfügung. Rufen Sie uns an oder mailen Sie uns, und Sie erhalten einen Zugangscode.



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