Mitarbeiterorientierte
Personaleinsatzplanung
Alle Bildschirmfotos wurden von einer Testanwendung gemacht. Die Zeitfenster der Anzeigen (07:30 Uhr bis 20:00 Uhr) und die Dauer der Zeitblöcke (30 Minuten) sind beispielhaft: Die Vorgaben sind systemweit einstellbar.
Vor der Planungsfreigabe eines neuen Monats erstellt die Kapazitätsplanung den Forecast. Anhand verschiedener frei editierbarer Profile (z.B. “Sommerloch”, “Ferienbeginn”, “Normal”) werden vom System Vorschlagswerte für den betreffenden Monat errechnet.
Anschliessend passt die
Kapazitätsplanung die Vorschlagswerte für den betreffenden
Monat manuell an. Dabei hat sie die Möglichkeit, die Vorgaben
für jedes Zeitinvall einzeln zu verändern, oder mit einem
Faktor je Tag oder je Monat zu multiplizieren. Bewährte
Planungen können für spätere Wiederverwendungen
gespeichert werden.
Weiterhin können Pflichtdienste festgelegt werden. In jedem Arbeitssystem gibt es “beliebte” und “unbeliebte” Arbeitszeiten. Pflichtdienstvorgaben für “unbeliebte” Arbeitszeiten können dafür sorgen, dass diese Arbeitszeiten gerecht verteilt werden. Der Vorgabewert der Kapazitätsplanung ist dabei die Anzahl an Diensten, die eine Vollarbeitskraft im betreffenden Monat leisten soll. Das System errechnet daraus automatisch für Mitarbeiter in Teilzeit oder Urlaub eine angepasste reduzierte Pflichtdienstvorgabe. Nicht geleistete Pflichtdienste werden in den kommenden Monat übertragen.
Den Mitarbeitern werden die auf ihre Arbeitszeit umgerechneten Pflichtdienstvorgaben in den Planungsansichten angezeigt:
Anschliessend wird der
Monat für die Mitarbeiterplanung freigegeben. Im Freigabe-Modul
erhält die Kapazitätsplanung einen Überblick über
den Planungsstatus der letzten Monate.
Nach
Abschluss der Mitarbeiterplanungsphase nimmt die Kapazitätsplanung
die Anpassung der Mitarbeitereinsatzwünsche an den Forecast vor.
Ab diesem Zeitpunkt können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
nicht mehr in ihr Planungsformular schreiben.
Der
Kapazitätsplanung stehen zur Unterstützung umfangreiche
Auskunftsfunktionen zur Verfügung, etwa um Mitarbeiter ohne
Planungen oder Mitarbeiter mit nicht geleisteten Pflichtdiensten zu
ermitteln.
Die
wichtigste Tools der Kapazitätsplanung sind die Planungsansichten, die entweder
je Mitarbeiter oder je Tag aufgerufen werden können. Über
ein umfangreichen Auswahl- und Filtermenü...
... gelangt man zur Disponentenübersicht: Hier werden den Soll- und Istwerten für die einzelnen Zeiträume die Arbeitspläne der Mitarbeiter gegenüber gestellt, im Beispiel für den 08. August:
Änderungen
gegenüber den von den MA geäußerten Einsatzwünschen
werden dann vorgenommen, wenn der geplanter Personaleinsatz und die
von den Mitarbeiter gewünschten Arbeitszeiten nicht
übereinstimmen. Vom Kapazitätsplaner veränderte
Arbeitszeiten werden dabei farblich
hervorgehoben und kenntlich gemacht (auch auf den Plänen
der Mitarbeiter).
Beispiel für
unterschiedliche Anzeigen der Arbeitsarten (konfigurierbar):
Die Software stellt
Reports zur Verfügung, mit
denen Aussagen über die Qualität der Planung gemacht werden
können. Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung des
Planungsprozesses. Der Beispielreport stellt Abweichungen zwischen
Mitarbeiterwünschen und den tatsächlich verplanten
Arbeitszeiten durch die Kapazitätsplanung dar:
Das Einpflegen
neuer Mitarbeiter ist durch die Kapazitätsplanung
einfach und rasch zu erledigen. Zusätzlich können Vertragseinschränkungen für
die Mitarbeiter eingetragen werden, die zu bestimmten Zeiten nicht
eingesetzt werden können, z.B. für Studenten oder andere
Teilzeitkräfte. Für jeden Mitarbeiter können Qualifikationen hinterlegt
werden.
Auch geplante Abwesenheiten der Mitarbeiter wie Urlaub, Dienstreisen oder lange Krankheit können von der Kapazitätsplanung ins System eingegeben werden. Die Einträge werden in den entsprechenden Arbeitsplänen berücksichtigt.