DispoM@nagement

Mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung

Die zentralen Funktionen für die Kapazitätsplanung

Vorbemerkung

Alle Bildschirmfotos wurden von einer Testanwendung gemacht. Die Zeitfenster der Anzeigen (07:30 Uhr bis 20:00 Uhr) und die Dauer der Zeitblöcke (30 Minuten) sind beispielhaft: Die Vorgaben sind systemweit einstellbar.

Funktionen der Kapazitätsplanung

Vor der Planungsfreigabe eines neuen Monats erstellt die Kapazitätsplanung den Forecast. Anhand verschiedener frei editierbarer Profile (z.B. “Sommerloch”, “Ferienbeginn”, “Normal”) werden vom System Vorschlagswerte für den betreffenden Monat errechnet.

Anschliessend passt die Kapazitätsplanung die Vorschlagswerte für den betreffenden Monat manuell an. Dabei hat sie die Möglichkeit, die Vorgaben für jedes Zeitinvall einzeln zu verändern, oder mit einem Faktor je Tag oder je Monat zu multiplizieren. Bewährte Planungen können für spätere Wiederverwendungen gespeichert werden.

Weiterhin können Pflichtdienste festgelegt werden. In jedem Arbeitssystem gibt es “beliebte” und “unbeliebte” Arbeitszeiten. Pflichtdienstvorgaben für “unbeliebte” Arbeitszeiten können dafür sorgen, dass diese Arbeitszeiten gerecht verteilt werden. Der Vorgabewert der Kapazitätsplanung ist dabei die Anzahl an Diensten, die eine Vollarbeitskraft im betreffenden Monat leisten soll. Das System errechnet daraus automatisch für Mitarbeiter in Teilzeit oder Urlaub eine angepasste reduzierte Pflichtdienstvorgabe. Nicht geleistete Pflichtdienste werden in den kommenden Monat übertragen.

Den Mitarbeitern werden die auf ihre Arbeitszeit umgerechneten Pflichtdienstvorgaben in den Planungsansichten angezeigt:

Anschliessend wird der Monat für die Mitarbeiterplanung freigegeben. Im Freigabe-Modul erhält die Kapazitätsplanung einen Überblick über den Planungsstatus der letzten Monate.

Nach Abschluss der Mitarbeiterplanungsphase nimmt die Kapazitätsplanung die Anpassung der Mitarbeitereinsatzwünsche an den Forecast vor. Ab diesem Zeitpunkt können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr in ihr Planungsformular schreiben.

Der Kapazitätsplanung stehen zur Unterstützung umfangreiche Auskunftsfunktionen zur Verfügung, etwa um Mitarbeiter ohne Planungen oder Mitarbeiter mit nicht geleisteten Pflichtdiensten zu ermitteln.



Die wichtigste Tools der Kapazitätsplanung sind die Planungsansichten, die entweder je Mitarbeiter oder je Tag aufgerufen werden können. Über ein umfangreichen Auswahl- und Filtermenü...

... gelangt man zur Disponentenübersicht: Hier werden den Soll- und Istwerten für die einzelnen Zeiträume die Arbeitspläne der Mitarbeiter gegenüber gestellt, im Beispiel für den 08. August:

Änderungen gegenüber den von den MA geäußerten Einsatzwünschen werden dann vorgenommen, wenn der geplanter Personaleinsatz und die von den Mitarbeiter gewünschten Arbeitszeiten nicht übereinstimmen. Vom Kapazitätsplaner veränderte Arbeitszeiten werden dabei farblich hervorgehoben und kenntlich gemacht (auch auf den Plänen der Mitarbeiter).

Beispiel für unterschiedliche Anzeigen der Arbeitsarten (konfigurierbar):

Die Software stellt Reports zur Verfügung, mit denen Aussagen über die Qualität der Planung gemacht werden können. Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung des Planungsprozesses. Der Beispielreport stellt Abweichungen zwischen Mitarbeiterwünschen und den tatsächlich verplanten Arbeitszeiten durch die Kapazitätsplanung dar:

Das Einpflegen neuer Mitarbeiter ist durch die Kapazitätsplanung einfach und rasch zu erledigen. Zusätzlich können Vertragseinschränkungen für die Mitarbeiter eingetragen werden, die zu bestimmten Zeiten nicht eingesetzt werden können, z.B. für Studenten oder andere Teilzeitkräfte. Für jeden Mitarbeiter können Qualifikationen hinterlegt werden.

Auch geplante Abwesenheiten der Mitarbeiter wie Urlaub, Dienstreisen oder lange Krankheit können von der Kapazitätsplanung ins System eingegeben werden. Die Einträge werden in den entsprechenden Arbeitsplänen berücksichtigt.