Eckpunkte für eine Betriebsvereinbarung Social Media

Nicht erst seit Microsoft Sharepoint erfreuen sich Social Media-Techniken eines beliebten innerbetrieblichen Einsatzes. Die Unternehmen haben gemerkt, dass in den Social Media, v.a. in Facebook, über ihre Produkte und Dienstleistungen geredet, geschrieben, gechattet und kommentiert wird, ohne dass sie diese Diskussionen ernsthaft steuern können. Deshalb haben viele Unternehmen sich auf die Fahnen geschrieben, ihre MItarbeiterinnen und Mitarbeiter sozusagen als Evangelisten in eigener Sache loszuschicken und sie aufzufordern, in diesen Medien namens oder im Auftrag der Firma tätig zu werden. Jenseits davon erfreuen sich die von Twitter, Facebook & Co. bekannten Techniken eines wachsenden innerbetrieblichen Einsatzes, der nicht länger ungeregelt bleiben sollte. Vgl. auch das Grundsatzpapier zum Thema.

Gegenstand und Geltungsbereich

Natürlich soll die angestrebte Vereinbarung für alle Beschäftigten gelten, die mit Social Media arbeiten oder deren Daten in solchen Systemen verwendet werden sollen. Hier sind allerdings zwei verschiedene Ebenen zu unterscheiden:

Tätigsein der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter namens oder im Auftrag des Unternehmens in öffentlichen Social Media-Netzen und
Anwendung von Social-Media-Techniken innerhalb des Unternehmens (oder Konzerns)

Die Zahl der Unternehmen, die von ihren Leuten erwarten oder sogar verlangen, in Twitter, Facebook, Xing, LinkedIn oder anderen Sozialen Netzen tätig zu werden, nimmt beharrlich zu. In vielen Fällen erlassen die Unternehmen einseitig Richtlinien, in denen das Verhalten der Beschäftigten geregelt werden soll. Hier ist es Aufgabe einer abzuschließenden Betriebsvereinbarung, Vorgaben für solche Richtlinien zu machen (oder sie vollumfänglich zu ersetzen).

Zielsetzung

Die Vereinbarung soll Verhaltensregeln für die Tätigkeit in öffentlichen Sozialen Netzwerken formulieren sowie die Verbesserung der Zusammenarbeit und internen Kommunikation durch Einsatz solcher Techniken zum Ziel haben. Dabei ist der Schutz der Persönlichkeitsrechte sowohl bei der Teilnahme an externen Social Media-Systemen als auch beim internen Einsatz der Social-Media-Techniken zu gewährleisten.

Öffentliche Soziale Netzwerke Soziale

Grundsätzliches

Netzwerke sind Teile dem öffentlichen Lebens und spielen insbesondere bei dem Informationsaustausch der Menschen eine wichtige Rolle. Dies begründet auch ein besonderes Interesse der Unternehmen, vor allem ihrer Marketingabteilungen an diesen Medien und insbesondere die Notwendigkeit, dort als Unternehmen vertreten zu sein.

Meinungsfreiheit

Es sollte ausdrücklich festgelegt werden, dass das Unternehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in keiner Weise zwingen darf, mit ihrem Namen im Auftrag des Unternehmens in öffentlichen Sozialen Medien tätig zu sein; eine mit dem persönlichen Namen gekennzeichnete Tätigkeit muss stets freiwillig erfolgen.

Keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter darf verpflichtet werden, gegen ihren bzw. seinen Willen im Sinne des Unternehmens offizielle Meinungen unter einem personalisierten Firmenaccount, in dem die betroffene Person als Firmenangehöriger erkennbar ist, oder unter einem privaten Account zu verbreiten.

Arbeitszeit

Jedwede für das Unternehmen oder in seinem Auftrag erfolgende Tätigkeit in öffentlichen sozialen Medien ist als bezahlte Arbeitszeit gemäß den betrieblich geltenden Regelungen zu behandeln.

Konflikte

Kommt es zu Konflikten um Meinungsäußerungen in öffentlichen Sozialen Medien, so werden diese in einer paritätisch besetzten Kommission behandelt. Kommission Die Kompetenz dieser Kommission muss natülich festgelegt werden. Ihre Aufgabe könnte darin bestehen, den Vorgang zu beraten, bevor das betroffene Unternehmen daraus Konsequenzen im Sinne personeller Maßnahmen ziehen darf; eventuell getroffene Maßnahmen wären dann vom zuständigen Betriebsrat im Rahmen seiner üblichen Rechte weiter zu behandeln. Die Kommission könnte aber auch darüber hinaus die Kompetenz erhalten, über die eventuell zu treffenden Maßnahmen verbindlich zu entscheiden, mit der Folge, dass im Falle der Nichteinigung eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle (oder eine andere Schlichtungsinstanz) die Entscheidung trifft. Außerdem wäre die Zusammensetzung der Kommission festzulegen. Bewährt hat sich eine Besetzung mit je zwei Mitglieder jeder Seite. Weiter ist zu entscheiden, ob eine solche Kommission als dauerhafte Einrichtung fungieren soll oder von Fall zu Fall neu gebildet wird (Letzteres wäre vorzuziehen). Der Kommission könnte darüber hinaus das Recht eingeräumt werden, auch (betriebliche oder externer) Berater (natürlich ohne Stimmrecht) hinzuzuziehen.

Private Äußerungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Sozialen Netzwerken oder öffentlichen Foren sind niemals Gegenstand arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Das Unternehmen verzichtet auf den Einsatz von Techniken des discussion mining sowie die Inanspruchname entsprechender Services, wobei Meinungsäußerungen zu Objekten des Konzerns in personalisierter Form untersucht werden.

Discusssion Mining

Externe Dienstleister bieten Services an, in denen minutiös verfolgt werden kann, wie die Beschäftigten sich in öffentlichen sozialen Netzwerken, in Online-Foren und Blogs verhalten. Sie betroffenen Programme verfügen über Schnittstellen zu den unternehmensinternen Personalsystemen und erlauben so den Abgleich von Äußerungen im Netz mit den Namen entweder aller oder ausgewählter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, z.B. der Führungskräfte. Diese ursprünglich als Markenting-Instrumente konzipierten Verfahren eignen sich daher zu einer weitgehenden Mitarbeiter-Überwachung weit über die Grenze unternehmensinternen Verhaltens hinaus.

Erfahrungsaustausch

Zwei Jahre nach Inkrafttreten dieser Vereinbarung findet ein gemeinsamer Erfahrungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Konzernbetriebsrat statt, der insbesondere dazu genutzt werden soll, die Praxistauglichkeit der Vereinbarung zu überprüfen. Bei dieser Gelegenheit kann auch der Abschluss ergänzender Regelungen vorgeschlagen werden. Personalisierte Firmenaccounts von aus den Unternehmen des Konzerns ausgeschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden nicht unter deren Namen weitergeführt. Dabei können Übergangsregelungen im Einvernehmen mit den betroffenen Personen berücksichtigt werden.

Interner Einsatz von Social Media-Techniken

In einer Anlage zur Vereinbarung sollten die einzelnen im Zusammenhang mit Social Media eingesetzten Techniken aufgeführt werden. Dabei kann es sich um folgende Teil-Techniken handeln:

Portale,
Präsenzmanager,
öffentliche Kalender und Aufgabenlisten,
Persönliche Profile,
Instant Messaging-Chats,
Videoconferencing mit oder ohne Application und Desktop Sharing,
Blogs und Microblogs,
Wikis.

Änderungen und insbesondere Erweiterungen dieser Anlage erfolgen nur in gegenseitigen Einvernehmen.

Persönliche Nutzung

An einer geeigneten Stelle der Vereinbarung (falls nicht anderen Oert - z.B. in einer IT-Rahmenvereinbarung bereits geregelt - sollte klargestellt werden, dass neben der beruflichen auch eine privat-persönliche Nutzung der betroffenen Ressourcen geduldet wird, ohne dass darin arbeitsrechtliche Verstöße zu sehen sind.

Schon um den Internetzugang und die Mail-Nutzung gab es in vielen Unternehmen lang anhaltenden Streit, ob neben dem Gebrauch als Arbeitsmittel auch eine private Nutzung erlaubt sein soll. Nicht nur der Einzug der Social-Media-Techniken in die Betriebe, sondern vor allem auch die Miniaturisierung der Eddgeräte (TabletPCs und Smartphones) und deren Verwendung außerhalb des Betriebes haben die Grenzen zwischen privat und dienstlich weiter verwischt. Viele Firmen diskutieren unter dem Slogan Bring Your Own Device (BYOD) sogar Konzepte, zuzulassen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mit in die Firma bringen und damit auch arbeiten. In der Vereinbarung kann selbstverständlich klargestellt werden, dass die IT-Ressourcen des Unternehmens als Arbeitsmitte - möglicherweise mit einigen einschränkenden Regeln - zur Verfügung gestellt werden. Ihre Nutzung zu persönlichen Zwecken sollte jedoch erlaubt sein, z.B. soweit sie die Arbeitsabläufe nicht stört und nicht geltendes Recht (insbes. Urheberrecht und strafrechtliche Bestimmungen) verletzt.

Zugriff auf personalisierte Accounts sollten nur die betroffenen Personen selbs habent. Vertretungsregeln mit Zustimmung der Account-Inhaber sind möglich.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollten auch persönliche Speicherbereiche zur Verfügung gestellt werden, auf die sie allein Zugriff haben.

Dann sollten Grundsätze formuliert werden, die beim Einsatz einzelner Elemente aus dem Spektrum der Social Media-Techniken zu beachten sind. Sofern eine Seite die Erforderlichkeit ergänzender oder präzisierender Regelungen über die hier genannten Grundsätze hinaus geltend macht, wäre eine ergänzende Vereinbarung abzuschließen.

Portale

Hier sollte das Recht von Teams und Organisationseinheiten beschrieben werden, eigene Arbeitsräume zu bilden, in denen auch Dokumente abgelegt werden können. Der Umfang solcher Arbeitsräume kann umfassen

ein Portal für den personalisierten Zugriff auf die Mail und weitere Programme und Ressourcen der Benutzerinnen und Benutzer,
Sicht auf die eigenen persönlichen Daten,
eingeblendete News und sonstige persönliche Nachrichten und
eventuell weitere, in der Vereinbarung zu benennende Leistungsmerkmale.

Die Zugriffsrechte innerhalb eines solchen Arbeitsraums (und insbesondere von außen in den Arbeitsraum) sind zu regeln. Bewährt hat sich der Grundsatz, dass zunächst nur die Angehörigen der entsprechenden Organisationseinheit Zugriff haben und die für das Portal verantwortliche Person Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nicht der betroffenen Organisationseinheit angehören, einen – eingeschränkten – Zugriff gewähren können. Dies ist insbesondere dann zu beachten, wenn es sich bei den Externen nicht um Beschäftigte des Unternehmens handelt.

Soweit zum Auffinden von Dokumenten Suchmaschinen eingesetzt werden, sind die als persönlich gekennzeichneten Speicherbereiche natürlich vom Zugriff durch andere Personen mittels der Suchmaschine auszunehmen.

Präsenzmanager

Soweit Techniken der Anwesenheitssignalisierung eingesetzt werden, gelten folgende Regelungen:

Die Präsenzanzeige kann für Teams und Organisationseinheiten eingesetzt werden; ihre Nutzung ist freiwillig.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter entscheidet selbst über Personen außerhalb des Teams (bzw. der Organisationseinheit), denen eine Sichtbarkeit der eigenen Präsenz eingeräumt wird.
Die Sichtbarkeit der Präsenz einer Mitarbeiterin oder einer nicht der eigenen Organisationseinheit angehörenden Person bedarf deren Zustimmung.
Es werden nur die Statusmerkmale online und offline verwendet. Auf eine Differenzierung des Online-Status sowie auf die Verwendung von benutzerdefinierten Statusmerkmalen wird verzichtet.
Auf jedwede Protokollierung der Statusänderungen wird ebenfalls verzichtet.
Der örtlich zuständige Betriebsrat muss dem Einsatz zustimmen.

Soweit von diesen Grundsätzen abgewichen wird, bedarf es einer ergänzenden Regelung mit dem zuständigen Betriebsrat.

Blogs

Blogs (oder Weblogs) sind eine Art elektronisches Tagebuch, in der in der Regel eine Person oder eine Redaktionsgruppe ein bestimmtes Thema behandelt und eine Diskussion darüber führt. Dabei kann den Lesern erlaubt werden, die Beiträge in dem Blog zu kommentieren.

Nun ist ein Unternehmen keine Öffentlichkeit, weshalb oft festgelegt wird, zu welchen Themen es solche Blogs geben darf. Theoretisch ist es natürlich möglich, jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter das Recht zu geben, einen solchen Blog herauszugeben.

Wenn eine Kommentierung der Blog-Beiträge erlaubt ist, dann hat natürlich der Herausgeber )oder das Herausgeber-Team) eine besondere Bedeutung für die Inhalte, was sich meist in dem Recht, unpassende Beiträge löschen zu können, ausdrückt.

Wenn eine Kommentierung erlaubt ist, dann sollten diese Beiträge auch namentlich gekennzeichnet sein und nicht anonym erfolgen.

Ineressant ist die Möglichkeit, sog. RSS-Feeds zu verwenden. Dies hat dann zur Folge, dass der Abonennt eines solchen Dienstes automatisch in einer elektronischen Form über neue Beiträge des Autors oder Autoren-Teams informiert wird. Bekannt ist dieses Phänomen vom Kurznachrichtendienst Twitter als sog. Follower.

Microblogging

Microblogging beschreibt sozusagen die Kurzform eines Blogs und eigenet sich besonders für die interne Kommunikation innerhalb von Teams, Projekten und sonstigen (kleineren) Organisationseinheiten.

Namhafte Hersteller (allen voran Microsoft mit seinem Produkt Sharepoint) haben so ungefährt alles abgekupfert, was man in den öffentlichen sozialen Medien findet: Bilder zu jedem Beitrag, Gefällt-mir-Buttons mit Bewertungsmöglichkeiten für einen Beitrag z.B. von einem bis zu fünf Sternen, Inhalt eines Beitrags als anstößig melden, einem Mitarbeiter folgen. Wir vertreten die Meinung, dass hier eine gewisse Sparsamkeit besser angebracht ist und raten dazu, auf diesen Schnickschnack zu verzichten, wie der folgende Vorschlag ferkennen lässt:

Beiträge im Microblog können nur von ihren Autoren verändert oder gelöscht werden.
Alle mit Schreibrecht berechtigten Personen können vorhandene Beiträge kommentieren.
Für die Kommentare gelten dieselben Regelungen wie für die Beiträge sellbst.
Auf die Verwendung von Bildern der Teilnehmer wird verzichtet.
Ebenso wird auf den Einsatz von "Gefällt mir"-Buttons oder ähnlichen Instrumenten (z.B. "Diesem Mitarbeiter folgen" oder "Beitrag als anstößig melden") verzichtet .
Es erfolgt keine Protokollierung der Benutzeraktivitäten innerhalb eines Microblogs.

RSS-Feeds oder andere Formen von Follower-Funktionalität sollten ebenfalls aus dem projekt- oder teaminternen Microblogging herausgelassen werden.

Kalender und Aufgabenlisten

Als die entsprechenden vor allem von Outlook bekannten Funktionen noch neu waren, wurde oft vereinbart, dass die Nutzung der Kalenderfunktion freiwillig sein sollte. Dies ist jedoch nicht mehr möglich, wenn zum Beispiel ein Team den gemeinsamen Kalender als Planungsinstrument benutzen will, vor allem wenn es sich bei dem Team um ein virtuelles Team handelt, deren Mitglieder sich oft oder meist an verschiedenen Orten - bei multinationalen Konzernen oft über die ganze Welt verstreut - befinden. In solchen Fällen bedarf es der Definition von Spielregeln.

Für die verpflichtende Nutzung der Gruppenkalenderfunktion gelten folgende Grundsätze:

Der Nutzungsschwerpunkt liegt bei der Planungsfunktion; derKalender ist kein Instrument verbindlicher Arbeitszeit-Dokumentation (und wird insbesondere nicht zum Nachweis von Arbeitszeiten benutzt).
Die Sichtbarkeit von Terminen muss auf festzulegende Organisationseinheiten eingeschränkt werden können (z.B. nur innerhalb eines Teams ).
Für An- und Abwesenheit sollten keine Freitexte, sondern nur feste Merkmale verwendet werden; diese sollten in einer Anlage zur Vereinbarung festgelegt werden und nur möglichst wenige Ausprägungen umfassen.
Persönliche Zeiten von Nichtverfügbarkeit müssen ohne für andere Personen sichtbare Begründungen notiert werden können.
Eine automatische Löschung von Daten, die älter als eine festgelgte Zeit (z.B. zwölf Monate) sollte vereinbart werden.

Profile

In den gängigen Systemen (z.B. Sharepoint) werden als persönliche Merkmale Name, Vorname und eventuelle Zusatzdaten (Titel, Anrede) und die unternehmensinternen Kontaktdaten (Organisationseinheit, Kostenstelle, Mailadresse, interne Telefondaten) zur Verfügung gestellt.

Die Ergänzung um ein persönliches Bild ist in den meisten Betrieben freiwillig; daran sollte auch festgehalten werden.

Ob die Möglichkeit zur Eingabe weiterer Merkmale technisch nicht zur Verfügung gestellt wird, sollte gründlich überlegt werden. Hier hat in vielen Betrieben die Leichtigkeit, mit der öffentliche Soziale Netze es erlauben, besondere Fähigkeiten und Interessen zur Schau zu stellen, Schule gemacht, nachdem die schwergängigen Skillmanagement-Systeme der Vergangenheit sich nicht bewährt haben. Wenn man sich auf diese Leistungsmerkmale einlässt, dann sollte man auf jeden Fall das Einsatzgebiet genau abgrenzen (z.B. fachliche Qualifikationen/Kenntnisse innerhalb der Softwareentwicklung). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in der Regel mit der Freiwilligkeit ihrer Einträge geködert. Doch sollte man bedenken, dass vor allem bei Freitext-Eingaben ein gewisses Darstellungstalent bis hin zu Formen von Exhibitionismus gefördert wird, während eher zurückhaltende Menschen ihr Licht unter dem Scheffel stehen lassen. Man soll sich ncit vom vermeintlichen Erfolg der öffentlichen Sozialen Medien täuschen lassen, denn ein wichtiger Unterschied besteht im anderen Charakter der "Freiwilligkeit" unter den Bedingungen des Arbeitslebens.

Instant Messaging (Chats)

Die Nutzung von Instant Messaging (Chat-Funktionen) ist in den meisten Betrieben ebenfalls freiwillig. Das Instrument dient vorrangig dem Austausch kurzer Ad-Hoc-Nachrichten und sollte nicht zur Erteilung von Arbeitsanweisungen verwendet werden. Auf keinen Fall sollte eine Protokollierung der Nutzung erfolgen.

Die Benutzer sollten auch nicht über nicht zustandegekommene Verbindungen benachrichtigt werden.

File Sharing-Dienste

Bezüglich der Nutzung von Filesharing-Diensten externer Anbieter werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Datenschutz- und Datensicherheitsrisiken ausführlich informiert. Sie werden darauf hingewiesen, dass mitarbeiterbezogene Daten von der Nutzung externer Filesharing-Dienste auszunehmen sind. Die Benutzer werden vom Unternehmen von Haftungsansprüchen Dritter freigestellt.

Web conferencing und Application Sharing

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können in Ergänzung zur Sprach- und Bildtelefonie Funktionen zum Application Sharing (gemeinsame Nutzung einer Anwendung zur Bearbeitung eines Dokuments) zur Verfügung gestellt werden. Die Nutzung erfolgt nur mit Zustimmung aller Teilnehmer.

Weitet man das Application Sharingzum Desktop Sharing aus, so kann den Teilnehmern die komplette Steuerung des "geteilten" Computers erlaubt sein, d.h. alle Teilnehmer können z.B. Dateien löschen. Dies empfiehlt sich ncit als Standard-Einstellung.

Die Nutzung darf nicht außerhalb der betrieblich vereinbarten Arbeitszeiten verlangt werden. Sie ist in jedem Fall wie Arbeitszeit zu behandeln.

Soweit die verwendeten Systeme Mitschnittfunktionen über die Sitzungen anbieten, ist vor deren Nutzung die Zustimmung aller Teilnehmer einzuholen. Es ist zu klären, auf welchen Speichermedien die Mitschnitte gespeichert werden.

Wikis

Wikis dienen vor allem der Dokumentation und dem benutzerfreundlichen Auffinden von Fachwissen. Alle Beiträge sind namentlich gekennzeichnet, anonyme Beiträge sollten nicht zugelassen werden. Jedes Wiki hat einen verantwortlicher Herausgeber, der als einziger das Recht hat, Beiträge zu ändern oder zu löschen; dieses Recht ist delegierbar.

Änderungen von Beiträgen können durch entsprechende Hinweise kenntlich gemacht werden. Eine Möglichkeit besteht darin, zu vereinbaren, dass jeder Teilnehmer nur seinen eigenen Beitrag ändern und/oder löschen und Beiträge anderer Personen nur kommentieren darf.

Die Änderungshistorie kann gespeichert und für jeden geänderten Artikel den anfordernden Benutzern angezeigt werden.

Die Autorentätigkeit für ein Wiki darf nicht angeordnet werden und auch nicht Gegenstand von Zielvereinbarungen sein.

Schulungen

Das Unternehmen sollte allen Beschäftigten Schulungen anbieten (z.B. im Zweijahresrhythmus), in denen auch die im Zusammenhang mit den elektronischen Medien anfallenden Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme behandelt werden. Die Schulung sollte insbesondere auch die sich aus der Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten umfassen.

Das Schulungskonzept wird natürlich mit dem zuständigen Betriebsrat abgestimmt.

Verfahrensregelungen

Das Anwendungsgebiet ist noch relativ neu. Vielen zum Einsatz kommenden Softwareproduktenmuss man leider noch eine gewisse Unreife bescheinigen. Auf bewährte Erfahrungen kann man auch erst in seltenen Fällen zurückgreifen. Deshalb ist noch mit einer hohen Änderungsrate sowohl der Technik als auch der Konzepte ihres Umgangs zu rechnen. Deshalb sollte sichergestellt werden, dass die Beteiligungsrechte der betroffenen Betriebsräte nicht durch verfrühte Regelungen verbraucht sind, etwa wie folgt:

Macht der zuständige Betriebsrat geltend, dass bezüglich einzelner Sachverhalte ein Bedarf an diese Vereinbarung ergänzenden Regelungen besteht, so ist darüber mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung zu verhandeln. Gleiches gilt für die örtlichen Betriebsräte, wenn sie zu einzelnen in der Vereinbarung geregelten Leistungsmerkmalen ergänzenden oder präzisierenden Regelungsbedarf geltend machen.

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

Schlussbestimmungen

Es empfieht sich ein allgemeines Beweisverwertungsverbot: Informationen, die unter Verletzung von Bestimmungen dieser Vereinbarung und der sie ergänzenden Regelungen gewonnen wurden, sind zur Begründung personeller Maßnahmen nicht zulässig; entsprechende Maßnahmen sind zurückzunehmen.

Natürlich sollten auch Inkrafttreten, Kündigungsfrist und Nachwirkung geregelt werden.

Karl Schmitz, März 2013