ArbeitszeitM@nagement
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Die Philosophie
Für die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten können Firmen viel Geld ausgeben: Erfassungsgeräte auf jeder Etage, Verkabelung, aufwändige Software, deren Customizing so kompliziert ist, dass man damit eine externe Consulting-Firma beschäftigen muss und dauerhaft hohe user costs für den Unterhalt des Systems - das ist die vielverbreitete Realität. Viele Firmen haben feste Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Oder sie kehren den Insignien moderner Sklavenhaltung à la Zeiterfassung den Rücken und führen Vertrauensarbeitszeit ein. Die klassische Zeiterfassung wird eigentlich nur noch gebraucht, wo man Gleitzeit hat und auf einer minutengenauen Führung der Arbeitszeitkonten besteht. Ansonsten reicht ein System aus, das nach dem Prinzip der Negativerfassung arbeitet. Das bedeutet: Jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter wird ein Arbeitszeitmodell zugeordnet, und es wird unterstellt, dass die betroffene Person so arbeitet, wie im Modell beschrieben. Nur Abweichungen von diesem Soll brauchen in das System eingegeben werden.
Was in vielen Firmen die Mitarbeiter per Selbstaufschreibung oder die Führungskräfte per Excel-Wirtschaft bewerkstelligt haben, bieten wir als Web-Service an. Die Führungskräfte tragen nur noch die Abweichungen vom Soll in einen elektronischen Arbeitszeitbogen ein, oder die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen das selbst - und die Führungskräfte haben nur noch die Supervisions-Aufgabe. Alles andere geschieht hinter den Kulissen.
Der Überblick über das System / Funktionen für Führungskräfte
Weniger ist mehr! So präsentiert sich das aufgeräumte Menü für die Führungskrafte. In diesem Fall haben wir es mit Bertha Braun zu tun. Über die links aufgeführten Funktionen kann Frau Braun alle benötigten Informationen für Ihre Mitarbeiter in das System eingeben.
Nach Anwahl eines Menüpunktes muss die Führungskraft zunächst den oder die Mitarbeiter auswählen, deren Daten sie bearbeiten will.
Zunächst soll den Mitarbeitern jeweils ein im System hinterlegtes Arbeitszeitmodell zugewiesen werden. Die Arbeitszeitmodelle können global - also für alle Abteilungen - oder für einzelne Abteilungen freigegeben werden. Rechts oben können die in der Abteilung zur Verfügung stehenden Arbeitszeitmodelle angewählt werden. Das gewählte Modell wird übersichtlich dargestellt. Links oben befindet sich ein Kalender, der ein zügiges Navigieren durch die Arbeitswochen ermöglicht. Im unteren Bereich können den zuvor gewählten Mitarbeiter die Arbeitszeitmodelle für die ausgewählten Zeiträume zugeordnet werden. Mit Hilfe der Checkboxen kann differenziert werden, ob zusätzlich zur Sollarbeitszeit auch bereits IST-Zeiten eingetragen werden sollen oder ob dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen soll. Im Beispiel unten werden den Mitarbeitern Willi Wein und Lilly Launebär jeweils Soll-Arbeitszeiten für die Kalenderwochen 12 bis 17 zugewiesen.
Nach dem Speichern wird für Willi Wein und Lilly Launebär eine Schnellüberblick über die jeweils zu leistenden Sollarbeitsstunden angezeigt. Die Anzeigen bei Willi Wein bedeuten, dass er jeweils montags bis freitags sieben Sollstunden zu leisten hat.
Ein Mausklick auf die Schnellübersicht ermöglicht einen Blick auf die detailierten Arbeitszeitdaten von Willi Wein. In diesem Fenster ist es nun möglich, die automatisch erzeugten Arbeitszeiten manuell anzupassen. Die zur Verfügung stehenden Arbeitszeitarten können frei definiert werden. Systemweit ist einstellbar, ob die genauen Zeitpunkte von Arbeitsbeginn und -ende (z:B. 9:00 bis 13:00 Uhr, 13:30 bis 16:30 Uhr) mitgeführt werden, oder ob die Anzeige der tageweise zu leistenden Arbeitsstunden (7 Stunden) ausreicht.
Nach derselben Methode kann mit wenigen Mausklicken die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eingegeben werden. Die Führungskraft kann in einem ersten Schritt die Soll-Zeiten als Ist-Arbeitszeiten übernehmen und wochenweise eintragen. Anschließend kann sie individuelle Änderungen vornehmen: andere Arbeitszeitarten eintragen und/oder Zeiträume ändern. Der Menüpunkt Wochenkarte ermöglicht eine alternative zügige Eingabe von Arbeitszeiten der Mitarbeiter (ohne Abbildung).
Natürlich können auch Urlaube und andere Abwesenheiten berücksichtigt werden. Ein im System hinterlegter Jahreskalender ermöglicht die Urlaubsplanung.
Ausserdem steht die Funktion "Mitarbeiter verleihen/entleihen" für Mitarbeiter, die kurzfristig in anderen Abteilungen aushelfen, zur Verfügung. Mit zwei Mausklicken ist dafür gesorgt, dass die neue Führungskraft Zugriff auf die Arbeitsplanung erhält.
Funktionen für die Personalabteilung
Ihren Aufgaben entsprechend beschränkt sich der Zugriff der Personalsachbearbeiter nicht auf einzelne Abteilungen. Sie haben Zugriff auf die Daten aller Beschäftigten. Der Zugriff auf die Daten kann über ein Auswahlmenue mit Suchfunktion oder eine Liste erfolgen.
Anschliessend gelangt man zum Arbeitszeitkarte des gewählten Mitarbeiters. Unterschiedliche Arbeitszeitarten werden in unterschiedlichen Farben angezeigt. Klickt man auf das Symbol am rechten Spaltenende "Stift und Zettel", so kann man die entsprechenden Einträge bearbeiten und korrigieren. Weiterhin einstellbar ist der Stichtag, bis zu dem die im Kopf angezeigte Urlaubs- und Zeitkonto-Berechnung vorgenommen werden soll. Außerdem ist u.a. einstellbar, wieviele Zeilen pro Monat angezeigt werden sollen und ob nur die Ist-Zeiten oder auch die Soll-Zeiten angezeigt werden. In unserem Beispiel werden die Sollzeiten eingeblendet.
Bei Bedarf können rechts weitere auf den jeweiligen Monat bezogene Statistiken eingeblendet werden:
Mit einem Mausklick auf die Zellen gelangt man zur entsprechenden Detailübersicht und kann auch dort ggf. Änderungen einpflegen:
Die Personalabteilung hat weiterhin die Möglichkeit, Monate abzuschliessen, z.B. nachdem der Lohn ausgezahlt worden ist. Abgeschlossene Zeiträume können Führungskräfte zwar auslesen, aber sie haben nicht mehr das Recht, Einträge zu ändern. Das Recht zur nachträglichen Änderung ist auf die Personalabteilung beschränkt. In diesem Fall wird die vorgenommene Änderung vom System zwangsprotokolliert. Änderungen in abgeschlossenen Zeiträumen bleiben damit jederzeit transparent und nachvollziehbar.
