SkillM@nagement
Mitarbeiterorientiertes Kompetenzmanagement
Das System ist Teil der open source-Softwaresammlung b4u der tse und unterstützt die Beschreibung der Mitarbeiterkompetenzen zum Zweck der Besetzung von Stellen oder Projekten im Unternehmen.
Die Philosophie
Mitarbeiterqualifikationen, insbesondere wenn sie in sehr detaillierter Form vorliegen, sind hochsensible Informationen und erfordern einen ganz besonderen Schutz. Das von uns entwickelte System trägt diesem Tatbestand Rechnung. Die im System verwalteten Informationen über die Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beruhen daher auf Freiwilligkeit. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich ein sog. Qualifikationsprofil anlegen und benutzen dabei die vom Unternehmen festgelegten Skill-Items und deren Ausprägungen in sog. Skill-Level, die den Grad der Kenntnisse angeben sollen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Profildaten jederzeit löschen oder sperren, mit der Folge, dass sie bei weiteren Suchen nach geeigneten Personen für die Besetzung von Stellen oder Projekten nicht mehr berücksichtigt werden. Sie selber sorgen für die Aktualität ihrer Daten (In diesem Konzept sehen wir die einzige Chance, einer schnellen Veralterung der gespeicherten Information entgegenzuwirken).
Das System soll die Menschen nicht als Ressourcen verwalten, sondern ihnen umfassende Informationen liefern, was in der Firma "los" ist, konkret, welche Jobs oder Projekte es gibt, und was man wissen oder beherrschen sollte, um sich für diese Positionen mit Erfolg bewerben zu können. Voraussetzung ist es, dass die Jobs im System rechtzeitig dokumentiert sind. Dies geschieht durch einen beschreibenden Text und durch Angaben zu den Skill-Anforderungen, d.h. die Kompetenzen oder Qualifikationen, die die Bewerber erfüllten sollten, wenn sie den beschriebenen Job machen wollen. Das System will ausdrücklich die mitarbeiterseitige Aktivität fördern. Es soll also nicht nur ein Personalsachbearbeiter nach geeigneten Leuten für eine Stellen- oder Projektbesetzung suchen, sondern interessierte Personen sollen sich selbst auf die Suche machen und mit den Verantwortlichen Kontakt aufnehmen können.
Die Mitarbeiter-Skills
Jeder pflegt seine Qualifikationsprofile selbst. Man kann sich einer sog. Skillgruppe zuordnen, damit man nicht alle Rubriken der Skill-Beschreibung ausfüllen muss. In einer solchen Skillgruppe können unternehmensbereichweise typische Skill-Rubriken zusammengefasst werden, z.B. für den Bereich Kundenservice alle Rubriken, die Skills im Umgang mit Kunden und den betroffenen Marktsegementen umfassen.
Die Skill-Rubriken kann man aufklappen und sieht dann die einzelnen Skill-Items, in der nebenstehenden Abbildung am Beispiel für die IV-Infrastruktur beschrieben. Links im Bild sieht man die Items mit einer kurzen Bezeichnung und einer längeren Erläuterung, die stichwortartig beschreiben soll, worum es sich bei dem entsprechenden Skill handelt (Auf die Formulierung dieser Beschreibungen muss große Sorgfalt verwendet werden).
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können dann rechts im Bild ihren Skill-Level wählen; im hier verwendeten Beispiel werden nur drei solcher Abstufungen benutzt, die man sich an Stelle der Symbole auch textlich darstellen lassen kann (z.B. als eine Skala kennen - können - beherrschen) .
Neben der Darstellung ihrer "echten" Qualifikationen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich auch ein Wunschprofil anlegen, in dem sie vermerken, wie sie gerne qualifiziert sein wollen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn das Qualifikationsprofil in einem regelmäßig stattfindenden Mitarbeitergespräch im Zusammenhang mit der Personalentwicklung verwendet werden kann; bei dieser Gelegenheit ließen sich dann zum Beispiel Qualifizierungsmaßnahmen festlegen, die das Delta zwischen Soll und Ist schließen sollen.
Wir empfehlen dringend, die Skills im System auf fachliche und methodische Qualifikationsanforderungen zu beschränken und - wegen des hohen Subjektivitätscharakters der Bewertung - die sog. soft skills, also die sozialen Fähigkeiten (wie z.B. Teamorientierung, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität) nicht im System abzubilden, sondern nur im beschreibenden Teil der Projekt- oder Stellenanforderung aufzuführen. Das System kann niemals die Auswahlentscheidung ersetzen, sondern diese nur durch eine systematische Informationsbereitstellung unterstützen.
Die Job-Beschreibung
Die zu besetzenden Stellen oder Projektpositionen werden unternehmens- oder in Konzernen weltweit beschrieben (Das System kann selbstverständlich mehrsprachig eingesetzt werden; man muss sich dann nur die Mühe machen, die Projekt-/Job- sowie die Skill-Beschreibungen auch in den gewünschten Sprachen anzulegen).
Die nebenstehende Abbildung zeigt den Eingabedialog für eine Stellenanforderung. Sie erhält einen Namen und einen beschreibenden Text, Angaben über den Gültigkeitszeitraum der Ausschreibung sowie Zuordnungen zu einer Skillgruppe, einem Unternehmensbereich und/oder einer Organisationseinheit - Letzters vor allem, um die Suche nach passenden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern später eingrenzen zu können.
Man kann nun die einzelnen Skillrubriken aufklappen, Skill-Items auswählen und angeben, auf welchem Level der jeweilige Skill gebraucht wird. Sofort nach dem Speichern kann man prüfen, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das Anforderungsprofil passen; ggf. kann man das Profil abändern.
Die im System gespeicherten Anforderungen kann man sich ansehen (einzeln durchblättern oder sich anlisten lassen):
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Ein Klick auf die Bezeichnung führt dann zur Ansicht der vollständigen Profil-Daten.
Die meisten Firmen schreiben Stellen oder Projektanforderungen bezogen auf einzelne Personen aus, die sich dann bewerben können. Das System unterstützt aber auch eine andere Variante, die Suche auf die Gesamtanforderung an Qualifikationen für die Besetzung eines Projektteams. Dieses Verfahren soll der Tatsache Rechnung tragen, dass bei der Zusammenarbeit im Team die verfügbaren Qualifikationen sich ja durchaus ergänzen können und nicht unbedingt bei einem Mitarbeiter lokalisiert sein müssen.
Die Suche nach geeigneten Personen
Zunächst stellt das System den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für sich selbst Suchfunktionen zur Verfügung. Sie können sowohl unter Bezug auf ihr reales Qualifikationsprofil als auch ihr Wunschprofil suchen, welche Stellen oder Projekttätigkeiten auf sie passen.
Projekt- und Personalverantwortliche können ebenfalls nach geeigneten Personen suchen, benötigen dafür allerdings eine eigene Berechtigung. Diese kann so eingestellt werden, dass man die Suche nur für Anforderungen und Personen aus dem eigenen Unternehmensbereich oder der eigenen Organisationseinheit durchführen kann. Die nachstehende Abbildungen zeigen den Suchdialog bei uneingeschränkter Berechtigung.
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Die gefundenen Anforderungen erscheinen in einer Liste, aus der man durch Anklicken eine auswählen kann. Man sieht dann die Stellen- bzw. Projektbeschreibung und die in der Anforderungen enthaltenen Skills mit ihren jeweiligen Leveln. Im nächsten Schritt kann man nun auswählen, in welchem Unternehmensbereich nach geeigneten Personen gesucht werden soll. Natürlich kann man auch auf eine Einschränkung der Mitarbeitersuche verzichten. Bei der Suche kann man zwischen zwei verschiedenen Methoden wählen: Suche nach Anzahl der Treffer (Erfüllung oder Übererfüllung der Anforderung durch die gefundene Mitarbeiterqualifikation) oder Suche nach einem Ähnlichkeitsverfahren (Hier ist die Methode der kleinsten quadratischen Abweichung hinterlegt - ein in der Statistik verbreitetes Verfahren). Das Ergebnis der Suche ist eine Liste in Frage kommender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, absteigend nach dem Grad der Übereinstimmung zwischen Anforderungs- und Qualifikationsprofil sortiert. |
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| Das Ergebnis einer solchen Suche zeigt die folgende Abbildung: | |
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Links ist das Anforderungsprofil sichtbar; rechts erscheint eine Liste der Personen, deren Qualifikationsprofil dem Anforderungsprofil nahe kommt. Es werden die erfüllten sowie die nicht erfüllten Anforderungen angezeigt.
Weitere Funktionen
Ähnlich wie die Suche nach geeigneten Mitarbeitern erlaubt eine andere Programmfunktion die Suche nach geeigneten Jobs oder Projektaufgaben für eine bestimmte Person.
Im Reporting werden Berichte über vorhandene Skills, nachgefragte Skills, nicht vorhandene Skills sowie die Deltas zwischen nachgefragten und vorhandenen Skills zur Verfügung gestellt. Die hier angebotenen Funktionen lassen sich leicht erweitern.
Mittelpunkt der Systempflege ist die Skill-Bibliothek, in der die einzelnen Skill-Items beschrieben sind und Skillrubriken sowie Skillgruppen zugeordnet werden können.
