E-Mail kann ein schnelles und zuverlässiges Medium zur Kommunikation werden. Mail kann aber auch nerven und die Zusammenarbeit eher behindern als fördern.
Ein paar gutgemeinte Tipps für den Umgang mit e-Mail
Betreffzeile
Verwenden Sie eine prägnante Betreffzeile. Denken Sie daran, dass der Empfänger Ihrer Nachricht möglicherweise wenig Zeit und Nerven hat. Machen Sie ihm die Arbeit leichter und geben Sie einen Hinweis in der Betreffzeile, woraum es in Ihrem Schreiben geht.
Hier gilt wiederum: Nur das als Anhang versenden, was wirklich notwendig ist. Denken Sie daran, dass viele Nutzer vorsichtig geworden sind, wenn Anhänge empfangen werden (Virengefahr), und Ihre Mail evtl. nicht öffnen werden.
keine Massenmails versenden
Senden Sie zielgenau. Und belästigen Sie niemanden mit einer Mail, die für ihn keine Relevanz hat.
Geben Sie Ihren vollen Namen an
Im Normalfall sollte gelten: Stehen Sie zu dem, was Sie zu sagen/ zu mailen haben.
Vorsicht bei Ironie
Ironie in e-Mails führt leicht zu Missverständnissen. Verzichten Sie auf ironische Kommentare. Ihr Empfänger kann ja nicht unmittelbar aus Ihrer Mimik oder Gestik erkennen, dass Ihre Bemer´kung witzig gemeint war!
Rechtschreibfähler tolerieren
Der Reiz des neuen Mediums besteht in der zügigen, formlosen Kommunikation. Mails verlassen oft ohne nochmalige Durchsicht das Mailprogramms des Absenders. Mit Tippfehlern und Rechtschreibfehlern muss man daher leben und sollte sich nicht deshalb ärgern.
Priorität auf "normal" lassen
Geben Sie Ihren Mails die Priorität "normal." Verzichten Sie auf die höchste Dringlichkeitsstufe, und vertrauen Sie auf den Verstand des Adressaten Ihrer Mail. Andernfalls droht Ihnen der üble Ruf, dass Sie Ihre eigenen Mails zu wichtig nehmen.
Verzichten Sie auf html-Codierung der e-mails
Immer noch gibt es viele Menschen, die nur Buchstabensalat empfangen, wenn Sie ihre Mail mit Fettdruck, Farben und Kursiven ausstatten (das ist dann html-Codierung). Also sollten Sie nach Möglichkeit darauf verzichten und Ihre Mails ohne zusätzlichen Schnickschnack versenden. Die entsprechenden Einstellungen können sie in den Präferenzen Ihres Mailprogrammes ändern.
Betreffzeile
tse Hamburg