Probleme mit der Mail-Nutzung

Tatsache:

Kaum jemand, der an seinem Arbeitsplatz einen e-Mail-Account hat, nutzt diesen ausschließlich beruflich. Auch private elektronische Post wird über den geschäftlichen Zugang empfangen und versendet.
Die wenigsten Arbeitgeber machen daraus ein Problem, jedenfalls solange das Maß nicht überschritten wird.
Aber absolut dumm gelaufen ist es für die Beschäftigten, wenn der Arbeitgeber daraus ein Problem macht. Dann sind sie dran.

Die Rechtslage

ist noch nicht endgültig ausgelotet. Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht ausdrücklich die private Nutzung gestattet hat, besteht vermutlich auch kein Recht zur privaten Nutzung. Wer erwischt wird, riskiert also eine Abmahnung oder womöglich Schlimmeres.

Kompliziert wirds, weil kein Mensch nach den Buchstaben dieser Gesetze verfährt - aber jederzeit so verfahren kann, es sei denn, durch betriebliche Regelungen (z.B. durch eine Betriebsversammlung) ist das Verfahren geklärt. Da gibt es so etwas wie betriebliche Übung, und die sagt, daß die Leute halt auch private Mails versenden und auch empfangen dürfen. Es kostet ja auch so gut wie gar nichts. Beim Telefonieren kann man ja immer noch mit den teuren Gebühren argumentieren, doch bei den Internet-Diensten liegen die Grenzkosten der Nutzung nahezu bei Null. Also eine beträchtliche Rechtsunsicherheit!

Besondere Probleme

Was passiert nun mit der Mail im Urlaub? Darf der Chef mal so einfach? Es gibt ja ein begründbares Interesse des Unternehmens, die geschäftliche Kommunikation des im Urlaub befindlichen Kollegen oder der Kollegin fortzuführen. Andererseits gibt es den Schutz der Persönlichkeitssphäre.

Vom Versand zu unterscheiden ist der Empfang von e-Mails. Wenn der Chef einfach für den im Urlaub Befindlichen die angekommenen Mails liest, dann ist das mit Sicherheit ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte. Hier tut sich Regelungsbedarf auf, ganz zu schweigen von dem Fall, in dem der Chef kontrollieren will, ob die private Nutzung des Mail-Systems nicht überhand genommen hat.

Regelungsideen

Es empfiehlt sich, folgende Grundsätze allgemeinverbindlich für das ganze Unternehmen festzuhalten:

Grundsätzlich sind Empfänger und Abesnder der Mails allein und ausschließlich verantwortlich für den Umgang mit den Mails. Dritte Personen sollten in diese Vorgänge nicht eingreifen, es sei denn, sie sind ausdrücklich dafür legitimiert.
Für den Fall der Urlaubsvertretung sollte die betroffene Kollegin oder der betroffene Kollege eine Person seines Vertrauens bstimmen, die die für ihn während der Urlaubszeit eingehenden Mails abruft und dann private Messages aussortieren kann und die übrigen Meldungen an die entsprechenden Stellen weiterleitet..
Die angemessene Form für solche Verabredungen ist eine kollektivrechtliche Regelung wie z.B. eine Betriebsvereinbarung. Dies ist einer Regelung in den Arbeitsverträgen vorzuziehen, zumal in diesem Fall die berechtigte Befürchtung besteht, daß das Gesetz der freien Wildbahn dann seinen Lauf nimmt und sehr unterschiedliche Regelungen getroffen werden.

Eine Betriebsvereinbarung bietet darüber hinaus den Vorteil, den geeigneten Rahmen für allgemeinverbindliche Spielregeln abzugeben.