Übermittlung einer Mail

Die Abbildung zeigt die Übermittlung einer Mail-Nachricht: links oben sieht man den sendenden Computer in seinem lokalen Nertzwerk und unten rechts den Computer, an den die Mail geschickt werden soll.

Der Absender verfasst seine Mail mit einem der gängigen, auf seinem Rechner installierten Mail-Programm. Durch Klicken auf den Send-Button wird es abgesandt (Er kann die Mail aber auch in einem Ordner "Drafts" oder "Entwürfe" zwischenspeichern und erst später absenden).
Beim Absenden einer Mail wird diese an einen im Mail-Programm eingetragenen Mail-Server (Server für ausgehende Mail - SMTP-Server) übermittelt. Der steht in der Regel beim Provider des Benutzers oder in größeren Firmen in der Firma selbst.
Der SMTP-Server versendet über das Internet die in seinem Speicher eingegangenen Mails sofort oder in regelmäßigen Abständen an die Server der Zieladressen (POP-Server - Für das Übermitteln von Mails werden zwei verschiedene Protokolle, d.h. Übertragungsmethoden, verwendet: das SMPT-Protokoll zum Versenden und das POP-Protokoll zum Empfangen). Der Mail-Server kann (muss aber nicht) ein Protokoll über alle seine Aktionen führen. In diesem Protokoll würde dann für jede abgesendete Mail eine Protokollzeile entstehen, mit Angaben über Absender, Empfänger, Datum und Zeitpunkt der Versendung, Anzahl der übermittelten Bytes, Fehlercode und eventuell weiteren Informationen. Der Umfang der zu protokollierenden Informationen lässt sich bei den meisten Mailservern einstellen.
Auf dem jeweiligen Zielserver angekommen, wird die Mail in eine dort für den Empfänger gefundene Mailbox abgelegt. Ist der Empfänger online, so kann er seine Mails abrufen. Eventuell führt der Mailserver (POP-Server) der empfangeneden Organisationseinheit ein Protokoll über alle eingehenden Mails, aus dem dann auch Absender und Empfänger sowie Datum und Uhrzeit der Übermittlung ersichtlich sind.
Der Empfänger kann auf seinem Computer voreinstellen, dass er sofort über eine engehende Mail informiert wird (Blinken in der Menüleiste oder akustisches Signal).
Der Empfänger kann mit Hilfe seines Mail-Programms die für ihn eingegangenen Mails abrufen. Es hängt von seinen Voreinstallungen ab, was nun mit der Mail auf dem Server geschieht. Man kann die Nachrichten auf dem Server belassen, was den Vorteil hat, dass man sie bei Verlust auf dem eigenen Arbeitsplatzrechner nochmals vom Mailserver anfordern kann. Man kann aber auch dafür sorgen, dass die eingegangenen Mails auf dem Mailserver sofort nach dem Herunterladen gelöscht werden. Dann befindet sich keine Kopie mehr auf dem Mailserver. Verliert man seine Mails vor Ort, so kann man bei dieser Einstellung natürlich keine Kopie mehr erhalten.
Auf dem eigenen Arbeitsplatzrechner landet die vom Mailserver abgerufene Mail in der sog. Inbox. Dort bleibt sie erhalten, bis man sie löscht. Manche Mailprogramme lassen sich so einstellen, dass alte Mails nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden. In der Regel muss man dies allerdings selber tun.
Löschen der Mails: Bei den meisten Mail-Programmen kann man wählen, ob eine Mail, die man löscht, dann auch wirklich gelöscht ist oder zunächst in einen Mail-Papierkorb wandert (den man von Zeit zu Zeit mit einem Sammelbefehl Papierkorb leeren aufräumen kann). Somit bestimmt man selbst über die Verwendung der erhaltenen Mails.

In einigen Firmen ist der Umgang mit den Mails voreingestellt, ohne dass die Benutzer Einfluss auf diese Einstellungen haben. Es empfiehlt sich aber in jedem Fall, den Umgang mit der Mail in einer Betriebsvereinbarung zu regeln.