Projektmanagement mit Jira

In immer mehr Unternehmen wird das Projektmanagement-Tool Jira eingesetzt. Die Bedienung erfolgt webbasiert über einen Browser. Jira wurde ursprünglich zur Unterstützung von Software-Entwicklungsaufgaben eingesetzt. Die Stärken des Programms liegen daher darin, Anforderungen und Fehlerbehebungen im Rahmen der Softwareentwicklung zu verwalten.

Das Konzept von Jira beruht dabei darauf, dass für alle Beteiligten der jeweilige Bearbeitungsstand der Aufgaben sichtbar ist. Deshalb ist der Einsatz von Jira unbedingt regelungsbedürftig! - In kleinen, überschaubaren Organisationseinheiten, in denen einen kollegiales Betriebsklima herrscht, kann Jira die Kommunikation der Beschäftigten vereinfachen und die anfallenden Arbeiten strukturieren. Aber Jira könnte auch als Instrument für die kleinteilige Erfassung von Arbeitsaufgaben und deren Auswertung dienen.

Auf die folgenden Aspekte weisen wir besonders hin:

• Der Einsatz von JIRA sollte möglichst fest umrissen werden. In den meisten uns bekannten Fällen wird Jira tatsächlich im Rahmen der Softwareentwicklung eingesetzt. Der Einsatz des Systems zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist auszuschließen.
• Jira sollte nicht in Arbeitszusammenhängen eingesetzt werden, in denen verschiedene Mitarbeiter standardisierte und damit miteinander vergleichbare Arbeit leisten. Der Einsatz erfolgt vielmehr dort, wo die Mitarbeitern individuelle und spezialisierte Tätigkeiten verrichten. Die vom System erzeugten Daten über Bearbeitungsschritte ermöglichen daher keine objektive Aussage über die Arbeitsqualität oder Arbeitsleistung der Beschäftigten und sind für personenbezogene Leistungsvergleiche nicht geeignet.
• Der Zugriff auf die im System befindlichen mitarbeiterbezogenen Informationen ist jeweils auf den Kreis derjenigen Mitarbeiter zu beschränken,die in den unmittelbaren Arbeitsprozess involviert sind. Eine Richtgröße ist festzulegen.
• Soweit auch den Kunden ein direkter Zugriff auf den Bearbeitungsstatus ermöglicht werden soll, ist ihre Zahl ebenfalls eng zu fassen, in diesem Fall sind weitere Regelungen erforderlich.
• Innerhalb eines Prozesses erfolgt der Systemeinsatz transparent, so dass die Berechtigten Einsicht in alle erzeugten Aufgaben und deren Bearbeitungsstände erhalten.
• Aufgaben für Bearbeiter sollen nur für größere Arbeitszusammenhänge, nicht aber für einzelne Arbeitsschritte eingetragen werden. Welche Aufgaben ein Bearbeiter übernimmt, sollte dabei zwischen ihm und der Teamleitung außerhalb des Systems vereinbart werden, so dass das System nur der Dokumentation von getroffenen Absprachen dient.
• Aufgaben können mit Terminschätzungen im System gespeichert werden. Sofern die Funktionalität genutzt werden soll, so sollten sie keine zwingenden Vorgaben, sondern lediglich eine grobe Orientierung für die Erledigung darstellen.. Eine Auswertung der Schätzungen sollte nicht erfolgen. Eine Erfassung von Arbeitszeiten für Aufgaben ebenfalls nicht.
• Da die Möglichkeit zur Einsichtnahme in Bearbeitungsprozesse der Beschäftigten zu einem erhöhten Leistungsdruck führen kann (auch wenn dies nicht beabsichtigt ist), sollte der Betriebsrat für "Notfälle" eine Ausstiegsklausel vereinbaren, die die Betriebsparteien verpflichtet, eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung herbeizuführen