Das PeopleSoft Personalmanagementsystem

Das PeopleSoft Personalmanagementsystem bietet umfassende Informationen über die Unternehmensorganisation und ihre Mitarbeiter. Diese lassen sich unter lokalen und globalen Gesichtspunkten definieren. Mit der Softwarelösung PeopleSoft kann ein Unternehmen aufgrund einer fundierten Informationsbasis Entscheidungen besser treffen, Kosten reduzieren und Personalprozesse durchgängig unterstützen.

PeopleSoft enthält lokale und globale Funktionalitäten in den Produkten:

PeopleSoft Personalmanagement

PeopleSoft Personalmanagement ermöglicht unmittelbaren und detaillierten Zugriff auf spezifisch relevante Informationen.

Personalaufgaben und Geschäftsprozesse werden, wie alle Hersteller von ihrer Software behaupten, "schnell angepasst und problemlos automatisiert". Die Anforderungen an Positionen innerhalb des Unternehmens können festgelegt, "ideale" Mitarbeiter für diese Stellen gesucht (Profilabgleich) und die "Karriere" des Mitarbeiters nachvollzogen werden.

Besonderheiten von PeopleSoft Personalmanagement:

PeopleSoft bietet eine komplette Unterstützung für alle Personalbereiche von Personal- und Stellenverwaltung, Kompetenzmanagement über Personalbeschaffung, Weiterbildung, Zeitverwaltung, Laufbahn- und Nachfolgeplanung, Einkommensverwaltung und -zulagen, Einsatzverwaltung, Berichtsvorschriften sowie Arbeitsschutz. Alle Bereiche sind integriert, so dass alle Mitarbeiterdaten sofort abrufbar sind, auch wenn kurzfristig Informationen aus einem anderen Bereich benötigt werden.

Personalverwaltung

Mit PeopleSoft Personalverwaltung werden alle relevanten Personalstammdaten für neueingestellte und schon beschäftigte Mitarbeiter gepflegt.

Bei einem Tätigkeitswechsel werden alle Tätigkeitsdaten historisiert dargestellt. Für Deutschland können die vorgegebenen Tätigkeitsschlüssel der Bundesanstalt für Arbeit verwendet werden.

Die Anzahl der Adressenzeilen kann individuell bestimmt werden, um das jeweils landesspezifische Namens- und Adressenformat zu erfüllen. Die Bundesstaaten der einzelnen Länder sind in den vordefinierten Tabellen hinterlegt.

Die vorgeschriebenen DEVO/DÜVO-Bezeichnungen für deutsche Vor- und Zusätze sowie Titel werden automatisch bei der Namenseingabe beachtet.

Stellenverwaltung

Mit PeopleSoft Stellenverwaltung können alle oder nur ausgewählte Positionen abgebildet werden. Für jede Stelle kann eine ausführliche Beschreibung hinterlegt werden, so dass offene Positionen automatisch erkannt und Mitarbeitern Stellen zugewiesen werden. Ferner können Budgets über Tätigkeitsdaten, Stellen oder Abteilungen angelegt werden.

Kompetenzmanagement

PeopleSoft Kompetenzmanagement gleicht Anforderungen für eine Stelle, Tätigkeit oder Aufgabe mit den jeweiligen Mitarbeiterkompetenzen ab. Mitarbeiter werden bei ihrer Laufbahnplanung unterstützt, sowie Kompetenzen, Teams, Tätigkeiten und Positionen abgeglichen, verbunden und zueinander in Beziehung gesetzt. Das Profil eines Mitarbeiters wird durch die spezifischen Qualifikationsanforderungen festgelegt. Durch die Integration der einzelnen Module Kompetenzmanagement, Laufbahn-, Nachfolge- sowie Weiterbildungsplanung können Fähigkeiten der Mitarbeiter erweitert, Stärken und Schwächen besser eingeschätzt und ihre tatsächlichen Begabungen ausgebaut bzw. neue erworben werden, sagt die Herstellerfirma.

Personalbeschaffung

PeopleSoft Personalbeschaffung ist die Bewerberverwaltung. Das heißt im Jargon des Herstellers: "hilft, qualifizierte Kandidaten als Mitarbeiter zu gewinnen". Die einzelnen Schritte der Bewerbungsabwicklung können verfolgt, analysiert und bis zur Personaleinstellung gestaltet werden.

Dabei kann die PeopleSoft Workflow-Funktionalität genutzt werden, um die Bewerbungsunterlagen an die entsprechenden Bearbeiter schnell weiterzuleiten. Stellenausschreibungen werden erstellt sowie geeignete interne und externe Kandidaten vorgeschlagen. Der noch verbleibende Schriftwechsel wird vom System automatisch generiert. Mit dem PeopleSoft Kiosksystem werden Stellen im Internet ausgeschrieben.

Gesprächstermine können vereinbart und deren Ergebnisse verfolgt werden. Man soll immer eine gute Übersicht über den Bewerberstatus sowie über die Personalbeschaffungskosten haben.

Als zusätzliche Funktionalität können Bewerbungsunterlagen über einen Scanner elektronisch eingelesen werden. Bei der Einstellung eines Kandidaten werden die Daten automatisch in die Personalverwaltung übernommen.

Weiterbildungsverwaltung

Mit PeopleSoft Weiterbildungsverwaltung können Weiterbildungsprogramme in Abhängigkeit von der Berufs- und Tätigkeitsausübung erstellt und Kursvoraussetzungen, Informationen zu Kursen sowie Schulungsprogramme definiert werden. Man kann Kursbeurteilungen erstellen und Teilnahmekostenerstattungen verfolgen sowie Räumlichkeiten und Kursverfügbarkeit kontrollieren. Außerdem kann ein Weiterbildungsbudget erstellt werden, um die Weiterbildungskosten der einzelnen Teilnehmer zu verfolgen.

Zeitverwaltung

Hier werden Fehlzeiten unter Berücksichtigung von Arbeitsplänen und genehmigten Urlaubsanträgen berechnet.

Mit Hilfe eines Kalenders kann der Anwender einen Gesamtüberblick über alle Fehlzeiten eines beliebigen Mitarbeiters, für alle Mitarbeiter oder für eine spezielle Abteilung erhalten.

Laufbahn- und Nachfolgeplanung

Um Mitarbeiter auf neue Aufgaben vorzubereiten, sind umfassende Laufbahnpläne für die Mitarbeiterförderung unerlässlich. Mit dem Modul Laufbahn- und Nachfolgeplanung werden Laufbahnpläne erstellt und Laufbahnziele für Mitarbeiter festgehalten. Qualifikationen, besondere Sprachkenntnisse sowie Stärken und Schwächen von Mitarbeitern können dabei erfasst und berücksichtigt werden. Durch eine grafische Darstellung können interne und externe Kandidaten in Schlüsselpositionen leicht ausfindig gemacht werden.

Einkommensverwaltung und -planung

Aktuelle Gehaltsdaten werden im Modul Einkommensverwaltung und -planung gepflegt. Marktübliche Gehälter können den tatsächlichen gegenübergestellt werden. Tarife und außertarifliche Einkommenspläne werden nach geographischen Vorgaben, Währung oder Unternehmen angelegt.

Gehälter werden nach festgelegten Regeln verwaltet – Mitarbeiter einer Gehaltsgruppe können in verschiedenen Währungen oder in verschiedenen Zahlungsraten für unterschiedliche Funktionen bezahlt werden. Das ermöglicht auch jährliche Gehaltsüberprüfungen, tarifliche Gehaltserhöhungen und Jubiläumszuschüsse.

Arbeitsschutz

Eine Herausforderung für weltweit agierende Unternehmen ist die Beachtung der landesspezifischen Arbeitssicherheitsbestimmungen.

Maßnahmen müssen oft eingeleitet werden, wobei damit verbundene Kosten reduziert werden sollen.

So können Arbeitsunfälle von festangestellten oder freiberuflichen Mitarbeitern mit dem Modul Arbeitssicherheit erfasst, bearbeitet und analysiert werden. Gefahrenzonen und -quellen für gewisse Tätigkeiten können aufgezeigt und verfolgt werden. Informationen über Unfälle, deren Untersuchungen sowie Arbeitsverletzungen und Berufskrankheiten und deren medizinische Maßnahmen sind speicherbar. Auch diese Anwendung verfügt über eine globale Oberfläche, die für alle Länder gilt und von der aus landesspezifische Informationen abgerufen werden können.

Gesetzesanforderungen

Gesetze sind komplex und landesspezifisch. Die Funktionalität Regionale Gesetzesbestimmungen ermöglicht die Anpassung an Gesetze und Regeln des jeweiligen Landes.

Das System kann datenschutzmäßig so eingerichtet werden, dass Anwender nur auf die Daten Zugriff haben, die in dem entsprechenden Land nachgewiesen werden müssen – in bezug auf Religion, Behinderung, Gesundheit und Arbeitssicherheit.

Auch Informationen über Behinderte variieren in einzelnen Ländern und können somit für das jeweilige Land verfolgt werden. Gehalts- und Lohnübersichten müssen den jeweiligen Landesgesetzen und dem dargestellten Marktwert entsprechen.

Sozialpartner

Mit Hilfe der Anwendung Sozialpartner werden Daten in bezug auf Disziplinarmaßnahmen, Beschwerden von Mitarbeitern, Betriebsräten oder Gewerkschaften erfasst und verwaltet.

Diese Daten können zum Beispiel nützlich sein, um Betriebsratsgenehmigungen einzuholen, Beschwerden eines Mitarbeiters oder Streitigkeiten bei Tarifverhandlungen zu erfassen. Wenn gerichtliche Schritte gegen das Unternehmen erhoben worden sind, hilft eine aktuelle Übersicht über die Lösungsschritte, Schadenersatzforderungen abzuwehren.

Organigramme

Organigramme, die die Unternehmensstruktur widerspiegeln, können mit PeopleSoft HRMS erstellt werden. Die tätigkeits- oder abteilungsbezogene Organisationsstruktur wird mit Hilfe der Sicherheits- oder Abteilungshierarchien bzw. -bäume von PeopleSoft Personalmanagement abgebildet.

Auf Knopfdruck lassen sich detaillierte Diagramme für eine bestimmte Abteilung oder das ganze Unternehmen erstellen.

Berichtswesen

PeopleSoft bietet ein Berichtssystem, das in bezug auf Leistungsfähigkeit und Flexibilität "keine Wünsche offen lässt", sagt der Hersteller.

Die PeopleSoft Anwendungen verfügen über eine Vielzahl von Abfrage- und Berichtsoptionen, die durch die "leistungsstarken" Berichtstools ermöglicht werden. Damit können die Berichte, die in der Anwendung zur Verfügung stehen, angepasst oder neue Berichte entworfen werden.

Die Datenbank enthält eine Fülle von Daten, die zu erfassen, verwalten und zu schützen sind. Mit dem Berichtssystem können die benötigten Daten nicht nur wunsch- und zeitgerecht, sondern auch in einer ansprechenden und übersichtlichen Form zusammengefasst werden. Benötigte Informationen sind jederzeit aus der Datenbank abruf- und in der für den Anwender jeweils sinnvollsten Form druckbar.

Die Berichtstools sind leicht anzuwenden. Die Hilfe eines technischen Teams ist nicht nötig, um eigene Berichte zu entwerfen. Jederzeit sollen die gewünschten Daten zur Verfügung stehen.

Das PeopleSoft Personalmanagementsystem wird mit einer ganzen Reihe von Standardberichten für die unterschiedlichsten Personalmanagementaufgaben ausgeliefert. Erstellt werden Meldungen über Arbeitsunfälle oder Berufskrankheiten, Einstellungsanalysen, Stellenausschreibungen sowie Übersichten über Neueinstellungen und vieles mehr.

PeopleSoft Personalabrechnung

PeopleSoft bietet mehrere Lösungen für die Personalabrechnung.

Mit der PeopleSoft Schnittstelle zur Personalabrechnung werden Informationen vom PeopleSoft Personalmanagement zu einer weiteren Abrechnungslösung transferiert.

PeopleSoft Zeitmanagement

Integriert mit PeopleSoft Personalmanagement, Zusatzleistungen und Personalabrechnung ermöglicht PeopleSoft Zeitmanagement eine genaue Zeiterfassung. Der Anwender definiert, welche Informationen in der Personalabrechnung berücksichtigt werden müssen, um zum Beispiel Überstunden, Arbeitszeitregelungen, Zusatzleistungsansprüche und Urlaubs- und Freizeitausgleich zu berechnen.

Das Produkt schließt die zeitbezogenen Anforderungen unterschiedlichster Geschäftsprozesse wie Personalcontrolling der Gesamtvergütung und der Zusatzleistungen, Projektmanagement, Cost Accounting, Financial Accounting, organisatorische Verwaltung und Budgetierung mit ein.

Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten sowie Schichtpläne werden nach verschiedenen Mustern und Zeiträumen abgebildet.

Entsprechend den Richtlinien zum Datenschutz kann nur auf einzelne Mitarbeiter zugegriffen werden. Zeiten können auch über das Internet erfaßt werden.