Reisemanagement

Regelungsinhalte

Zunächst ist natürlich der Leistungsumfang der eingesetzten Software zu klären. Werden nur die Reisevorbereitungen unterstützt? Können Buchungen vorgenommen werden? Erfolgt die Abrechnung ebenfalls im System? Welche Eingangskanäle (Web, Mail, Telefon) stehen zur Verfügung? Rund um die Uhr oder zeitlich eingeschränkt?

Zugriffsrechte

In einer Vereinbarung sollte festgehalten werden, wer die Reiseplanungen durchführt und wer im System Zugriff auf die Reisedaten erhält. Das sind die Mitarbeiter selbst sowie die von ihnen dazu beauftragten Personen. Dass Vorgesetzte einen direkten Zugriff auf die Planungsbereiche der Mitarbeiter erhalten, ist in der Regel nicht notwendig.

Da das Unternehmen Geld einsparen möchte, werden die Mitarbeiter regelmäßig dazu angehalten, ihre Reiseplanungen vorzugsweise mit Hilfe von Online-Formularen auf Webseiten vorzunehmen. Das ist nicht für jeden Mitarbeiter und für jede Arbeitssituation sinnvoll. Man achte daher darauf, dass alternative Buchungsmöglichkeiten via Telefon erhalten bleiben. Wenn dabei die Inanspruchnahme des Telefondienstes nicht pauschal abgerechnet wird, sondern pro Anruf abgerechnet wird, können Mitarbeiter mit diesen Informationen u.U. unter Druck gesetzt werden. Dann wäre hierzu eine besondere Regelung erforderlich.

Genehmigungen und Reiserichtlinien

Alle modernen Reisemanagement-Systeme ermöglichen das Hinterlegen von Reiserichtlinien des Unternehmens. In ihnen werden z.B. preisliche Obergrenzen für Hotelkosten oder bevorzugte Fluglinien und Mietwagenfirmen festgelegt. Die Prüfung durch das System erfolgt automatisch und kann gestaffelt erfolgen. Je nach Ergebnis (und Betriebsvereinbarung) kann dann eine Genehmigung einer Buchung durch den Vorgesetzten erforderlich sein.

An dieser Stelle sollte man darauf achten, dass die Prüfungen des Systems lediglich Vorschlagscharakter haben, von denen im Einzelfall abgewichen werden kann. Außerdem sollten Buchungen grundsätzlich auch dann durchführbar bleiben, wenn der Genehmigende nicht anwesend ist. Andernfalls stehen die Beschäftigten bei notwendigen kurzfristigen Buchungen auf dem Schlauch, z.B. wenn Freitagabend eine Reise für den kommenden Montag geplant und gebucht werden muss.

Auswertungen

Wie immer sollten auch die Auswertungen geregelt werden. Wer hat die Möglichkeit, Auswertungen vorzunehmen? Und zu welchem Zweck? Personenbezogene Auswertungen sollten nicht zugelassen werden. Unproblematisch sind hingegen in aller Regel personenunabhängige Auswertungen zur allgemeinen Kontrolle von Lieferanten und Reisemitteln, z.B. zur Überprüfung von besonders häufig in Anspruch genommenen Hotels oder Fluggesellschaften.

Datenschutz

Klingt etwas seltsam, aber die Beratungspraxis hat gezeigt, dass gerade Dienstleister aus dem Ausland es mit dem Datenschutz nicht so genau nehmen. In einem Fall hatte sich der Anbieter in den AGB die Verwendung von Mitarbeiteradressen für Marketing- und Werbezwecke ausbedungen. (Die wissen, wie man sich Ärger einhandelt.) Einschreiten und nein sagen.

Beim Entwurf einer Betriebsvereinbarung zum Thema sind wir - wie zu erwarten war - sehr gerne behilflich.