Regelung von Fehlzeiten-Auswertungen

Am Beispiel einer kritischen Fehlzeiten-Auswertungen im SAP-System HR wird verdeutlicht, worauf man achten sollte:

Report PPTARB01

 Name des Reports, unter dem er aus der ABAP-Bibliothek aufgerufen werden kann (Bezeichnung ist firmenspezifisch, kein SAP-Standard).

An-/Abwesenheit pro Mitarbeiter

 Klartext-Bezeichnung des Reports

aus den Infotypen 2001, 2002 und 2052

 Betroffene Intotypen:
  • 2001 Anwesenheit
  • 2002 Abwesenheit
  • 2052 Wochenerfassung

Übersicht alle SAP-HR-Infotypen

Auswahlbild:

Zeitraum
heute laufender Monat laufendes Jahr
bis heute ab heute
anderer Zeitraum bis
Personenauswahlzeitraum bis
Selektion
Personalnummer bis
Status Beschäftigung bis
Sachbearbeiter Zeiterfassung bis
weitere Angaben
Abwesenheitsarten bis
Anwesenheitsarten bis
Neueintritte in Zeitraum bis
alle Mitarbeiter

Das Auswahlbild ist der Auswertung vorgelagert und wird in den ABAP-Programm festgelegt. Zunächst kann man den Auswertungszeitraum bestimmen. Dies geschieht durch Anklicken der gewünschten Option, zum Beispiel für eine feste Zeit

laufender Monat

oder für einen frei wählbaren Zeitraum

anderer Zeitraum bis

Im mittleren Teil des Bildschirmbild erscheinen weitere Auswahlmöglichkeiten. Bei Personalnummer kann man bestimmte Personen auswählen, z.B. von 10000 bis 19999 oder von 20250 bis 20288. Dann werden in der gewünschten Auswertung nur diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt, deren Personalnummern in den angegebenen Intervallen liegen. Läßt man die Felder leer, so wird die Personenauswahl nicht eingeschränkt.

Statt ein Intervall einzugeben, kann man auch auf das Symbol klicken. Dann öffnet sich ein kleines Feld, und man kann beliebige Personalnummern eingeben, z.B..

Die Auswertung wird nun nur für diejenigen Personen mit den angegebenen Personalnummern durchgeführt.

Bei fast allen ABAP-Programm im SAP-System HR, auch und gerade bei den als Statistiken bezeichneten Auswertungen, ist die Auswahlmöglichkeit nach Personalnummern vorhanden. So kann man also aus jeder Statistik eine Einzelpersonen- oder personengruppenbezogene Auswertung machen und hebt damit die ansosnten gegebene Anonymität bei Statistiken auf.

Will man erreichen, daß die Fehlzeitenauswertung nicht auf identifizierbare Personen gerichtet ist, muß man die Auswahlmöglichkeit nach Personalnummern unterbinden, d.h. die Personalnummer als Auswahlkriterium streichen. Man kann sich auf andere Auswahlmöglichkeiten einigen, z.B. die Kostenstelle.

 

Auswertungen

Im ABAP-Programm sind die in der Auswertung erscheinenden Datenfelder festgelegt, in diesem Fall Personalnummer, Name, Kostenstelle, Solltage, Sollstunden und dann pro Person und gefundene An-/Abwesenheit deren Nummer und Klartext-Bezeichnung, Tage und Stunden, wie das folgende Beispiel zeigt:


					Personal Name                         Kosten-    Ab/Anwesenheit   Soll-   Soll-  
Nummer   Abwesenheitsart/LFZ          stelle     Tage  Stunden    tage    stunden
------------------------------------------------------------------------------------
 900205  Klaus Vielfehl                4711
         Abwesenheit:                          43,92   364,83   521,00  4.227,50
         0200 genommene Freischicht               1,24    10,83
         0250 Altersfreizeit                      2,00    16,00
         0300 Krankheit                          16,25   134,00
         0340 Arztbesuch                          0,75     6,00
         0360 Arbeits-/Wegeunfall                 0,25     2,00       
         0380 Heilverfahren                       4,00    32,00
         0400 Jahresurlaub                        4,00    32,00
         0420 Freistellung Manteltarifvertrag     1,00     8,00
         .......
         0790 Ausfallschicht Betriebsabt.         1,00     8,00

Die in der Auswertung erscheinenden Datenfelder kann man am Muster der Ausgabe erkennen. Deshalb ist das folgende Verfahren sinnvoll:

Die erlaubten Auswertungen werden sowohl durch Muster der Auswahlbilder als auch durch Muster des Auswertungsergebnisses (Liste, Tabelle, Statistik usw.) dokumentiert.

 

Erweiterte Auswahlmöglichkeiten

In dem hier verwendeten Beispiel sind neben

möglich. Letzteres erlaubt es, gezielt Leute mit bestimmten Fehlzeiten herauszusuchen, z.B. alle Freistellungen für Betriebsratstätigkeit, alle Arztgänge oder - in Kombination mit der zeitlichen Auswahl - alle montags oder freitags Kurzzeitkranken.

Andererseits ist eine Auswertung nach Fehlzeitarten für bestimmte Fehlzeiten wie Tarifurlaub, Altersfreizeit oder sonstigen tarifvertraglich geregelten Freizeiten durchaus sinnvoll.

Wenn man Zeitarten als Auswahlkriterium zuläßt, sollte man darauf achten, daß Zeitarten, mit deren Hilfe das Arbeitszeitverhalten der Beschäftigten zu deren Nachteil kontrolliert werden kann (insbesondere die krankheitsbedingten Fehlzeiten) ausgeschlossen werden.

Dies setzt einen entsprechenden Eingriff in die Programmierung voraus und ist dem Ausgabenmuster nicht anzusehen. Die erlaubten (alternativ die nicht erlaubten) Zeitarten müßten daher bei der Dokumentation ausdrücklich benannt werden.

Vorsicht ist auch geboten, wenn ein Auswahlbild neben zeitlichen und organisatorischen Kriterien mehrere weitere Auswahlmöglichkeiten bietet, zum Beispiel

und

Sind beide Kriterien in nur einer Auswahl erlaubt, so kann der Effekt erzielt werden, den man von der Rasterfahndung kennt. Im Auswahlnetz der beiden Merkmale bleiben in den Maschen des Netzes dann oft nur noch wenige Beschäftigte hängen. Für sich betrachtet, ist gegen Auswahlkriterien wie Kostenstelle, Mitarbeiterkreis oder Beschäftigungsart je für sich meistens nichts einzuwenden. Hat man aber alle Merkmale in nur einer Auswahl zur Verfügung, dann zappeln z.B. die unbefristet Teilzeitbeschäftigten einer bestimmten Kostenstelle in einer Masche des elektronischen Netzes, und im Zweifelsfall weiß man denn allzu schnell, welche Person sich hinter der Zahl in der Tabelle verbirgt. Also:

In einer Auswertung besonders schutzwürdiger Daten (wie z.B. Zeitarten) sollten nur wenige Auswahlkriterien zugelassen werden, z.B. neben der zeitlichen Eingrenzung der Auswahl nur noch ein weiteres Merkmal.

Statt einem Zeitarten-Auswertungs-Programm mit den Auswahlmöglichkeiten z.B. nach Zeitintervall, Kostenstellen, Personenkreis und Beschäftigungsart sollten lieber drei unterschiedliche Programme vereinbart werden: je eines mit den Auswahlmöglichkeiten