Ein wichtiges Problem beim Einsatz des Personalsystems SAP-HR ist das Verhindern von nicht vereinbarten Auswertungen sensibler Personaldaten.

Die bisher verfolgte Linie beim Abschluss entsprechender Betriebsvereinbarungen bestand darin, in der Liste der Infotypen des Systems einige auszuwählen und für besonders schutzwürdig zu erklären, z.B. Infotypen, die persönliche Arbeitnehmerdaten über Fehlzeiten oder Beurteilungen enthalten. Alle Auswertungen mit Daten aus diesen besonders schutzwürdigen Infotypen sollen in einer Anlage zur Betriebsvereinbarung festgelegt werden; eine Änderung dieser Anlage soll nur mit Beteiligung des Betriebsrats möglich sein. Kommen dagegen keine als besonders schutzwürdig erklärten Daten in der Auswertung vor, so soll die in der Betriebsvereinbarung vorgenommene allgemeine Zweckbindung der Personaldatenverarbeitung ausreichen und auf eine detaillierte Festlegung jeder einzelnen Auswertung verzichtet werden.

Wenn nun bei den wenigen für besonders schutzwürdig erklärten Daten die Auswertungen festgelegt sein sollen, so muss man den für die auf dem Bildschirm angezeigten Daten den Export auf die PC-Ebene (Dateitransfer, Übertragung in PC-Datenbanken, Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramme) ausschliessen.

SAP bietet vielfältige und keineswegs einheitliche Möglichkeiten der Datenübertragung auf die PC-Ebene, die im folgenden kurz geschildert werden:

• Unter dem Menü System befindet sich der Befehl Liste, wobei die Auswahl des Items Sichern ein Abspeichern als lokale Datei auf dem PC-System ermöglicht (Bild 1).
  
  
• In vielen Programmfunktionen wird eine Exportfunktion angeboten. Diese erlaubt die Ausgabe des Ergebnisses als lokale Datei direkt aus der Transaktion (Bild 2 un d 3).
  
  
• Dann lässt sich die Art der Dateiausgabe wählen, z.B. als Text-, Tabellenkalkulations- oder HTML-Datei (Microsoft Word, Excel, siehe Bild 4 und 5).

Bild 1