Kassensysteme für Restaurant und Kantine

Moderne Kassen können viel mehr als Otto-Normalverbraucher gemeinhin denkt. Hinter ihnen verbergen sich komplexe Computersysteme, die neben den Abrechnungsfunktionen weitere Funktionen zur Warenverwaltung, zur Reporterstellung und mehr zur Verfügung stellen. Wir erläutern die Grundzüge einer Vereinbarung für ein Kassensystem für den Gastronomiebereich. Einmal mehr warnen wir vor einer 1:1-Übernahme der Texte. Denn wie so oft heißt es auch hier: Die Vereinbarung muss zu den speziellen Einsatzbedingungen des Systems vor Ort passen, und die unterscheiden sich fast immer bei näherem Hinsehen von unseren Beispielfällen.

Kassen-Login mit Pinnummer am Touchscreen.

1. Dokumentation des Systems, Einbindung ins Netzwerk

Die Kassen eines Betriebes sind über ein Netzwerk miteinander verbunden. Wichtig ist, wo und wie die Kassen administriert werden. In der Regel wird dies nicht an den Kassen selbst erfolgen, sondern an einem Arbeitsplatz im "Backoffice". Hier werden dann zentral die Preise für Speisen und Getränke, das Reporting oder die generelle Konfigurationen des Kassensystems vorgenommen. Die Tagesumsätze der Kassen müssen anderen Systemen im Unternehmen übermittelt werden, z.B. der Buchhaltung oder dem Wareneinkauf. Dies kann automatisch angestoßen werden, wenn die Systeme untereinander verbunden sind. Dann muss man als Betriebsrat allerdings genau beachten, welche weiteren Zugriffe von anderen Systemen noch möglich sind und diese ggf. verhindern. Einfacher zu regeln und weniger missbrauchsanfällig ist es, wenn das Kassensystem autark und schnittstellenfrei läuft und die Tagesabschlussdaten z.B. durch den Restaurantleiter manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben werden.

Um den Überblick über diese Zusammenhänge nicht zu verlieren (oder ihn erstmal zu gewinnen), ist sinnvoll, die Architektur des Gesamtsystems in einem Schaubild zu vereinbaren und die Anbindungen an weitere Systeme zu dokumentieren.

2. Kassiervorgang

Die zentrale Funktion ist das Kassieren. Hier muss ein adäquater Ausgleich zwischen den Interessen einer korrekten Abrechnung samt Kassenstandvergleich und dem Schutz der Mitarbeiter vor willkürlicher Überwachung gefunden werden. Zu verhindern ist insbesondere die pauschale Schuldzuweisung für Kassendifferenzen an die Kellner und Kassierer. Denn Kassendifferenzen können viele Ursachen haben, beispielsweise...

Das zu Arbeitsbeginn übernommene Wechselgeld kann falsch gezählt sein. Hier sollte ein Verfahren zur Übernahme des Wechselgeldes die Gefahr der Übernahme von falschen Beträge minimieren.
Buchungen an der Kasse können falsch vorgenommen worden sein. Die Buchungen, auch die Extras wie Storno-Buchungen oder Rabatte, müssen möglichst intuitiv vorzunehmen sein. Am besten lässt man sich das Verfahren im Beisein eines Kollegen, der die Kassen bedienen soll, vorführen und bildet sich dazu dann seine Meinung. Selbstverständlich sind auch die Inhalte und Zeitplan der Qualifizierung für die Kollegen zu vereinbaren.

Auswahl der Tische zu den Bestellvorgängen. Dank Touchscreen kann dies sehr intuitiv erfolgen.
Leider können wir nur eine schlechte Auflösung des Original-Bildschirmfotos anbieten.

Die Kassen sind möglicherweise nur unzureichend geschützt und lassen Buchungen oder Entnahmen durch fremde Personen zu. Die An- und Abmeldevorgänge an den Kassen sollten deshalb beschrieben werden, ebenso sollte ein Sperren der Kasse bei Inaktivität durch Zeitablauf vereinbart werden.
Bestellungen, die von einem Kellner eingegeben werden und seinem Konto zugewiesen werden, können ggf. durch einen Kollegen abkassiert werden. Ohne entsprechende "Übergabefunktionen" stimmt dann am Ende des Tages der gebuchte Umsatz nicht mit dem Stand in der Geldbörse überein.

Kassendifferenzen: Bei Arbeitsende soll nach dem Vieraugenprinzip eine Übergabe der eingenommenen Beträge erfolgen und quitiert werden. Ergeben sich hierbei größere Differenzen zwischen den tatsächlichen und den gebuchten Einnahmen, so sind diese unmittelbar aufzuklären und nicht erst zwei Wochen später. Können Differenzen nicht geklärt werden, so sollen sie in jedem Fall ohne arbeitsrechtliche Konsequenzen bleiben. Die Haftung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz zu begrenzen.

3. Personenbezogene Daten und Auswertungen

Nahezu Kassensysteme enthalten über den Namen und die Personalnummer hinaus weitere personenbezogene Datenfelder. Die verwendeten mitarbeiterbezogenen Daten sollten abschliessend in einer Anlage aufgeführt werden. Hier sollte man nicht zu großzügig sein, sondern sich die Notwendigkeit der Verwendung weiterer personenbezogener Daten ausgiebig erläutern lassen.

Die an den Kassen ausgelösten Kassiervorgänge werden mit einer persönlichen Kennung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gespeichert. Die Vereinbarung sollte klar festlegen, in welchem Zusammenhang Mitarbeiterkennungen angezeigt bzw. ausgedruckt werden darf:

Abzuwägen ist, ob der Name des Kassierers auf den Kassenbons ausgedruckt werden soll oder ob eine persönliche Kennung ausreichend ist . Möglicherweise fürchten Mitarbeiter mit ausländisch klingenden Namen Belästigungen durch Kunden.
Das System sollte darüber hinaus personenbezogene Anzeigen und Auswertungen nur im elektronischen Kassenjournal zur Verfügung stellen, das verwendet werden darf, um die Aufklärung von Kassendifferenzen zu unterstützen. Die Zugriffsrechte sind eng zu vergeben, z.B. auf den Restaurantleiter zu beschränken.

Im Kassensystem sollten darüber hinaus keine weiteren personenbezogene Reports zur Verfügung gestellt werden, sondern nur summierte Auswertungen, die sich auf die ganze Abteilung und Zeitabschnitte von mindestens einem Tag beziehen.

Verboten! Auf die Stunde bezogene Reports sind nach unserem Regelungsvorschlag nicht zugelassen.

4. Rechte des Betriebsrats

Unverzichtbar sind natürlich die Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Dazu gehören umfassende Kontrollrechte des in Betrieb genommenen Systems, aber auch Informations- und Mitbestimmungsrechte bei Änderungen oder Erweiterungen des Kassensystems sowie das Recht zur Hinzuziehung von technischen Sachverständigen zur Beurteilung des Systems .

5. Augen auf!

Ob automatische Abrechnung über die Zahlungsfunktion auf der Mitarbeiterchipkarte, ob Datenverknüpfung mit anderen Systemen oder Videoüberwachung von Kassenplätzen... - Im Zusammenhang mit der Anwendung von Kassensystemen sind oft weitere regelungspflichtige Sachverhalte zu beachten. Wir finden gerne gemeinsam mit Ihnen Lösungen.