Betriebsvereinbarung "Videokonferenz"

Neue großformatige, hochauflösende Displays und verbesserte Übertragungstechniken ermöglichen heutzutage Videokonferenzen, bei denen den Teilnehmern das Gefühl vermittelt wird, die Gesprächspartner säßen unmittelbar am Konferenztisch. Die Technik ist dabei nicht nur hochwertig, sondern auch hochpreisig.

Sie wird daher in den Unternehmen nicht "flächendeckend" eingesetzt, sondern in der Regel nur dort, wo hochwertige Auflösungen dringend erforderlich (z.B. bei der Übertragung von Fotos, Zeichnungen oder zur Besprechung von ärztlichen Diagnosen) oder aus repräsentativen Zwecken erwünscht sind (z.B. als Rahmen für Mediengespräche).


Konferenzsystem des Herstellers Tandberg

Im Unterschied zu den immer häufiger in den Betrieben anzutreffenden Webkonferenz-Systemen, werden die Geräte fest in den Videokonferenzräumen installiert. Der Einsatz erfolgt also nicht am Arbeitsplatz der Beschäftigten, was die Mitbestimmung wesentlich erleichtert. Herausstellen sollte man jedoch, dass die neuen Techniken die persönliche Kommunikation nicht ersetzen, sondern ergänzen sollen.

Der unten veröffentlichte Vereinbarungsentwurf wird durch eine Rahmenbetriebsvereinbarung ergänzt, in der weitere Mitbestimmungsrechte zur Beteiligung der Betriebsräte bei Veränderungen und Ergänzungen des Systems, Schulungen und Datenschutzbestimmungen festgelegt werden. Vor allem der Regelungsvorbehalt bei Erweiterungen ist sehr wichtig, denn falls das System um dezentrale Komponenten erweitert werden soll, die z.B. die Systemnutzung an den Arbeitsplatzcomputern ermöglichen, werden verschärfende Bestimmungen notwendig. Wie immer bieten wir Ihnen in allen Fragen gerne unsere Unterstützung an.

A) Gegenstand

Gegenstand dieser Bestimmungen ist der Einsatz von Videokonferenzsystemen bei [...]. Die eingesetzte Technik wird in Videokonferenzräumen fest installiert.

Die eingesetzten Systemkomponenten sind in Anhang A mit einer stichwortartigen Kurzbeschreibung und ihren Einsatzstandorten dokumentiert. Anhang A wird auf dem aktuellen Stand gehalten und kann im Einvernehmen der Betriebsparteien geändert werden.

Die Systeme werden für die Besprechung ärztlicher Bulletins verwendet. Weitere Einsatzgebiete für Videokonferenzen sind Fachgespräche zwischen den Standorten der [...] sowie Fachgespräche mit externen Partnern. Die Systeme werden nicht für prüfungsähnliche Situationen verwendet. Ihre Verwendung im Rahmen von Schulungen ist nur im Einzelfall nach Zustimmung des jeweils zuständigen Betriebsrats zulässig.

Die Betriebsparteien stimmen darin überein, dass das direkte, persönliche Gespräch miteinander ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitslebens ist. Die Systeme sollen die Kommunikationmöglichkeiten der Gesprächspartner daher lediglich ergänzen, das direkte Gespräch jedoch nicht ersetzen.

B) Durchführung von Videokonferenzen

  1. Die Systeme werden technisch so ausgestattet, dass eine fehler- und verzögerungsfreie Übertragung gewährleistet ist. Während der Videoübertragung ist den Benutzern eine konzentrierte und störungsfreie Teilnahme an den Meetings zu ermöglichen.
  2. Die Kameras sind so auszurichten, dass unbeteiligte Personen nicht dauerhaft vom Sichtfeld der Kameras erfasst werden.
  3. Die Durchführung einer Videokonferenz erfolgt analog zur Verwendung eines Telefons: Die Teilnehmer stellen über die Anwahl einer „Rufnummer“ eine Verbindung zum Videokonferenzsystem des Kommunikationspartners her und können die Teilnahme an der Konferenz anschließend wieder beenden. Eine personenbezogene Anmeldung an den Systemen erfolgt nicht.
  4. Die Anmeldung an einer Videokonferenz sowie die Aktivierung von Kamera- oder Mikrofonfunktionen während einer Videokonferenz erfolgt nicht automatisch oder ferngesteuert. Sie wird ausschließlich den Teilnehmern vor Ort ermöglicht.
  5. Während Bild und/oder Ton übertragen werden, wird dies den Teilnehmern vom System deutlich signalisiert.
  6. Soweit im Rahmen einer Videoübertragung nicht eindeutig sichtbar ist, welche Personen an der Videokonferenz teilnehmen (weil diese z.B. nicht dauerhaft im Bild sind), sind die übrigen Konferenzteilnehmer über die Anwesenheit dieser Personen zu informieren.
  7. Funktionen zur Aufzeichnung/Speicherung der Videokonferenzen (Bild und/oder Ton) werden nicht angeboten.
  8. Soweit die Systeme zur gemeinsamen Ansicht und Bearbeitung von Dokumenten und Unterlagen genutzt werden, so erfolgt ihre Übertragung als flüchtiger „Videostream“. Direkt nach der Übertragung der Videodaten stehen daher in den Systemen keine Informationen über diese Dokumente mehr bereit.
  9. Die Übertragung der Video- und Audiodaten erfolgt auf verschlüsseltem Wege. Ein unbemerktes Aufschalten von weiteren Personen in laufende Videokonferenzen wird technisch ausgeschlossen.
  10. Der Anschluss von PCs oder mobilen Rechnern an die Videokonferenzsysteme ist nur für Präsentationen u.ä. zulässig. Dabei wird das Video-Ausgangssignal des Computers direkt vom Videokonferenzsystem verarbeitet und übertragen. Eine weitergehende Anbindung von PCs oder mobilen Rechnern an die Videokonferenzsysteme (z.B. im Rahmen der Bereitstellung von Video- oder Webkonferenzen am Arbeitsplatz) bedarf der vorherigen Zustimmung des Betriebsrats und einer Ergänzung dieser Bestimmungen.

C) Weitere Bestimmungen

Die Systeme werden gemäß den voran stehenden Vorgaben konfiguriert. Die Zahl der Administratoren, die das Recht haben, die Systeme administrieren, ist möglichst klein zu halten. Der Betriebsrat erhält auf Verlangen Einblick in das Berechtigungskonzept.

Informationen, die gegen die hier aufgeführten Bestimmungen erhoben, verarbeitet oder weiter gegeben worden sind, dürfen nicht zur Begründung personeller Maßnahmen verwendet werden.