Rahmenvereinbarung über den Einsatz von Systemen der Informations- und Kommunikationstechnik

Betriebsvereinbarung

über den Einsatz von Systemen der Informations- und Kommunikationstechnik

Es handelt sich um eine erst kürzlich abgeschlossene Rahmenvereinbarung in einem größeren Unternehmen, die der Leitidee folgt, Grundsätze zu formulieren, nach denen sich der Computereinsatz zu richten hat. Die Einhaltung dieser Grundsätze ist bei jedem neuen System zu prüfen. Abweichungen sind regelungspflichtig. Dem Betriebsrat wird ein Initiativrecht zugestanden, d.h. er kann eine Verhandlung um eine ergänzende oder präzisierende Regelung erzwingen, wenn er geltend macht, daß es Differenzen zu den aufgestellten Grundsätzen oder neue Regelungstatbestände gibt.

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung von Systemen der Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) für alle Beschäftigten bei .....

2. Zielsetzung

Unternehmen und Betriebsrat stimmen in der Auffassung überein, daß die Ausstattung des Unternehmenes mit einer zeitgemäßen IuK-Technik eine unerläßliche Anforderung ist, um im heutigen Wettbewerb bestehen zu können..... Sie verfolgen ferner das Ziel, die IuK-Systeme so zu gestalten, daß die erhöhte Produktivität durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch genutzt werden kann und einen Beitrag zur Steigerung der Arbeitsqualität leistet.

Ziel dieser Vereinbarung ist es, allgemeine Richtlinien für die Ausgestaltung und Entwicklung computerunterstützter Arbeitssysteme aufzustellen. Soweit diese im folgenden formulierten Grundsätze bei einzelnen Anwendungssystemen erfüllt sind und keine neuen Regelungstatbestände gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG vorliegen, bedarf es keiner weitergehenden Regelungen mehr. Abweichungen von den Grundsätzen dieser Vereinbarung sind nur in dem Maße erlaubt, wie dies in Form von ergänzenden Regelungen ausdrücklich vereinbart ist.

3. Struktur des Gesamtsystems und Dokumentation

Anlage 1 enthält einen Überblick über die sich im Einsatz befindlichen IuK-Anwendungssysteme, aus der der jeweilige organisatorische Einsatzbereich, die Bezeichnung der eingesetzten Software und eine stichwortartige Beschreibung ihres Leistungsumfangs erkennbar sind. Die Anlage wird auf dem aktuellen Stand gehalten. Ferner hat der Betriebsrat das Recht, Unterlagen über die vorhandene Hardware sowie Systembeschreibungen einzusehen und sich erläutern zu lassen.

4. Arbeitsplatz- und Arbeitsumgebungsergonomie

Die Bildschirmarbeitsplatzverordnung vom 20.12.1996 findet Anwendung.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden mit einer zeitgemäßen Technik und einem ihrer Arbeitsaufgabe entsprechenden einheitlichen Softwarestand ausgestattet. Bei neu anzuschaffenden Geräten ist der jeweils neueste gesicherte arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisstand im Rahmen des § 91 BetrVG zu berücksichtigen.

Bei der Einrichtung der Arbeitsplätze sowie einer in regelmäßigen Abständen stattfindenden Überprüfung werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch den Betriebsrat über ergonomische Maßnahmen insbesondere der Arbeitsumgebungsgestaltung (z.B. Bildschirme in Augenhöhe, Stellung der Geräte zum einfallenden Licht) hingewiesen, die sie selbst zum Erhalt ihrer Gesundheit beeinflussen können.

Bei Arbeitsplätzen, an denen überwiegend oder zu großen zeitlichen Anteilungen Gestaltungsarbeiten (graphisches Layout) erfolgen oder die für CAD-Anwendungen genutzt werden, wird darauf geachtet, daß die Bildschirmgröße hinreichend Überblick erlaubt (Diagonale 21 ").

5. Softwareergonomie

Bei der Softwareauswahl wird außer der notwendigen funktionalen Tiefe der einzusetzenden Programme (fachliche Anforderungen) dem Ziel einer hohen Benutzerfreundlichkeit gleich hohe Beachtung eingeräumt.

Benutzerfreundlich ist eine Software dann, wenn sie

einen hohen Selbsterklärungsgrad aufweist,
intuitiv zu bedienen und
leicht zu erlernen ist.
Sie soll die Benutzer nicht mit technikspezifischen Befehlen oder Handhabungen belasten.
Hilfestellungen sollen situativ und in deutscher Sprache erfolgen.
Ein benutzerfreundliches Softwaresystem bleibt überschaubar und ist leicht den sich verändernden Anforderungen der Arbeit anzupassen.

Allen Benutzern steht eine Unterstützung durch den örtlichen Benutzerservice zur Verfügung; hierüber erhalten sie auch Informationen über die im Unternehmen eingesetzte Standardsoftware.

Zentrale Systemteile (Server) und Netztwerk werden so dimensioniert, daß die Verfügbarkeit an den Arbeitsplätzen und kurze Antwortzeiten (bei einfachen Transaktionen stets im Sekundenbereich) gewährleistet sind.

6. Gesundheitsschutz

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich beim Auftreten von Sehschwierigkeiten und im übrigen jährlich vom Betriebsarzt beraten lassen. Sollte sich dabei eine augenärztliche Untersuchung als notwendig erweisen, so wird der Betriebsarzt die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter an einen Facharzt überweisen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich vor Aufnahme der ständigen Tätigkeit an Bildschirmgeräten auch anderweitig vom Betriebsarzt untersuchen lassen. Fachärztliche Augenuntersuchungen sind freiwillig und können während der Arbeitszeit stattfinden; eventuelle Kosten trägt der Unternehmen, sofern diese nicht von anderen Kostenträgern übernommen werden.

Soweit es für erforderlich gehalten wird, Belastungen der Augen festzustellen, werden mit den augenärztlichen Untersuchungen auch Sehtests am Arbeitsplatz während eines normalen Arbeitstages verbunden.

7. Arbeitsabläufe und Arbeitsbedingungen

Computerunterstützte Arbeitssysteme sollen so gestaltet werden, daß

Arbeit in ganzheitlichen, von den Beschäftigten als sinnvoll und zusammengehörend empfundenen Einheiten organisiert wird,
Formen von Zusammenarbeit unterstützt werden (Teamorientierung),
der Anteil ausführender und sich wiederholender Tätigkeiten zugunsten dispositiver und kreativer Tätigkeiten zurückgedrängt wird,
dabei stark differenzierenden oder hierarchisierenden Arbeitsteilungen entgegengewirkt wird (ganzheitliche Arbeitsweise),
ein möglichst von den Beschäftigten selbst bestimmbarer Wechsel zwischen computerunterstützten und bildschirmfreien Tätigkeiten erfolgen kann (Mischarbeit) und
in den Arbeitsabläufen genügend soziale Kontakte erhalten bleiben.

Die anzustrebende Mischarbeit soll ausführende, planende, kontrollierende und mit Entscheidungen verbundene Tätigkeiten umfassen.

Einseitige Spezialisierungen bis hin zu reinen Datenerfassungstätigkeiten sind soweit wie möglich zu vermeiden.

8. Schutz der Persönlichkeitsrechte

Es gilt der Grundsatz, daß mit Hilfe der eingesetzten Softwaresysteme keine Leistungs- und Verhaltenskontrollen durchgeführt werden. Im einzelnen sind die folgenden Regelungen zu beachten:

8.1 Systemsoftware

Soweit Betriebssysteme, Netzwerksysteme und sonstige systemnahe Software Aktivitäten der Benutzer aufzeichnen, dürfen diese nur

zur Gewährleistung der Systemsicherheit,
zur Analyse und Korrektur technischer Fehler in den Systemen,
zur Steuerung und Optimierung der Systeme und
zur Abrechnung verbrauchter Systemleistungen

benutzt werden. Die Zugriffsrechte auf die entsprechenden Funktionen bleiben auf den Personenkreis beschränkt, der mit der technischen Administration der Systeme betraut ist. Die Speicherdauer der entsprechenden Protokolldateien wird so kurz gehalten, wie es zur Erreichung der genannten Ziele erforderlich ist.

8.2 Netzwerkverwaltung

Soweit mittels Software zur Unterstützung der Netzwerkverwaltung ein Zugriff auf die Arbeitsplatzrechner von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich ist, gelten folgende Regelungen:

Ein Administrator kann nur mit ausdrücklicher Einwilligung eines Benutzers per Fernverbindung auf dessen Rechner tätig werden (Bindung an das Klicken einer entsprechenden OK-Taste durch den Benutzer).
Das Tätigsein des Administrators muß auf der Benutzerstation deutlich erkennbar sein.
Der Benutzer muß die Möglichkeit haben, die Aktivitäten des Administrators abbrechen zu können.
Sofern die technische Möglichkeit für den Administrator besteht, Objekte in den Arbeitsbereichen der Benutzer-Rechner einzusehen, zu kopieren oder zu verändern, bedarf es einer ergänzenden Regelung, durch die solche Möglichkeiten organisatorisch oder durch Vorschriften ausgeschlossen werden.

Bevorzugt werden Lösungen eingesetzt, die Wartungsfunktionen wie das Verteilen von Software oder Updaten automatisch oder benutzergesteuert durchführen.

8.3 Namenskennzeichen in Anwendungssoftware

Kennzeichen oder Namen von Bearbeitern dürfen in Anwendungsprogrammen angezeigt werden, um im Einzelfall eine verantwortliche, zuständige oder anzusprechende Person kenntlich zu machen.

Es werden keine Programmfunktionen zur Verfügung gestellt, in denen Mitarbeiteridentifizierungen statistisch oder zeitlich zurückverfolgend ausgewertet werden, es sei denn, dies ist in einer ergänzenden Regelung ausdrücklich vereinbart. Auswertungen über das Benutzerverhalten kleiner Gruppen bedürfen ebenfalls einer ergänzenden Regelung.

8.4 Elektronische Kommunikation

Kommunikationssysteme wie elektronische Post oder Online-Foren bzw. vergleichbare Intranet-Funktionen dienen der verbesserten Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie sind im Rahmen der Bürofunktionen der Software allgemein an den computerunterstützten Arbeitsplätzen zugänglich.

Es besteht Einverständnis darüber, daß bei elektronischen Post-Systemen nur Absender und Empfänger über die Verwendung der Meldungen und ausgetauschten Dateien bestimmen und daß durch das System keine automatischen Kopien oder Protokollierungen der Benutzeraktivitäten erfolgen.

Der Betriebsrat ist Teilnehmer im Kommunikationssystem. Er erhält das Recht, in einem allgemein zugänglichen Teil des Systems (elektronisches "Schwarzes Brett" des Mail-Systems oder Web-Site im unternehmensinternen Intranet) Mitteilungen zu veröffentlichen.

8.5 Workflow-Funktionen

Durch die Nutzung von Workflow-Funktionen sollen die Transparenz der Arbeitsabläufe erhöht, ein prozeßorientiertes Arbeiten gefördert, die Verantwortlichkeit auf der direkten Arbeitsebene gestärkt und die Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbessert werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen in eigener Verantwortung über die ihnen zugeteilten Speichermedien (lokal sowie auf den Netzwerkservern); sie entscheiden selber über die Freigabe von Dokumenten, zu welchen Zeitpunkten sie Kopien von Zwischenergebnissen festhalten und können diese nach abgeschlossener Arbeit löschen. Sie erhalten ebenfalls die Möglichkeit, selber festzulegen, welche Dokumente sie mit anderen austauschen wollen.

Arbeitsvorgänge werden erst nach ausdrücklicher Freigabe durch die bearbeitende Person vom Workflow der entsprechenden Systeme erfaßt. Im Rahmen der vergebenen Zugriffsrechte ist nur der jeweils letzte Bearbeitungszustand einsehbar; Informationen über die Bearbeitungshistorie werden von den Systemen nicht festgehalten.

Sofern ein System eine Reihenfolge von Arbeitsabfolgen oder eine Auswahl aus Bearbeitungsalternativen anzeigt, hat diese Systemleistung lediglich Vorschlagcharakter; die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können von den Systemvorschlägen jederzeit abweichen.

8.6 Betriebsdatenverarbeitende Systeme

Die Erfassung und Verarbeitung von Mitarbeiter-Rückmeldungen über von ihnen geleistete Arbeiten bedürfen ergänzender Regelungen; dies gilt insbesondere für Termin-, Projekt- und Aktivitätenplanungsfunktionen.

Detaillierte Informationen, die die Arbeitsabläufe im einzelnen beschreiben, stehen in der Regel nur während der Laufzeit der Arbeit und nur am Ort der Arbeit zur Verfügung. Sollen Detailinformationen über Arbeitsabläufe längerfristig gespeichert werden, so erfolgt dies durch Verdichtung oder Anonymisierung der Originaldaten.

8.7 Personaldatenverarbeitende Systeme

Die Verarbeitung persönlicher Arbeitnehmerdaten richtet sich nach den Grundsätzen der Zweckbindung, Normenklarheit und Verhältnismäßigkeit:

Es erfolgen daher nur solche Verarbeitungen persönlicher Arbeitnehmerdaten, deren Zwecke vorher im einzelnen festgelegt worden sind (Zweckbindung).
Die Regeln der Verarbeitung müssen für alle Beteiligten klar erkennbar und nachvollziehbar sein (Normenklarheit).
Die Verarbeitung persönlicher Arbeitnehmerdaten wird auf ein sparsames Ausmaß begrenzt: sie soll nur so viele Daten, wie zum Erreichen der jeweiligen Verarbeitungszwecke unbedingt erforderlich sind, umfassen (Verhältnismäßigkeit).

Systeme, deren Hauptverwendungszweck in der Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten besteht, bedürfen auf Verlangen des zuständigen Betriebsrats einer ergänzenden Regelung, in der insbesondere

die personenbezogenen Daten,
die mit Zugriff auf solche Daten erstellten Auswertungen und deren Verwendung,
die vergebenen Zugriffsrechte,
ggf. die zu anderen Systemen bestehenden Schnittstellen und
eventuell Schutzbestimmungen zur Vermeidung unkontrollierter Datenabgänge aus dem System (insbes. bei PC-Anwendungen mit Diskettenlaufwerken oder bei mobilen Rechnern)

vereinbart werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, sich kostenlos die über ihre Person gespeicherten Daten (z.B. Personalstammblatt) anzeigen und auf Wunsch ausdrucken zu lassen.

In PC-Systemen werden direkt mitarbeiterbeschreibende Daten nur im Umfang erweiterter Adreß- oder Telefonbuchdaten verwendet. Die Speicherung von privater Adresse und Telefonnummer erfolgt nur mit dem Einverständnis der betroffenen Person. Abweichungen von diesem Grundsatz bedürfen ergänzender Regelungen.

8.8 Fernwartung

Bestehen Fernwartungsmöglichkeiten, so wird dabei sichergestellt, daß dies ausschließlich im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung erfolgt und dabei der fernwartenden Stelle kein Zugriff auf personenbezogene Mitarbeiterdaten eingeräumt wird.

9. Struktur der Zugriffsrechte

Die organisatorischen Einheiten des Unternehmenes bilden Einheiten des Netzwerkes, für die die Struktur der Zugriffsrechte lokal zu regeln ist. Der Betriebsrat kann solchen Regelungen widersprechen, wenn er begründet, daß sie Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verletzt oder gefährdet; in diesem Fall ist Einvernehmen herzustellen. Entsprechende Regelungen sind in einem Anhang zu dieser Vereinbarung festgehalten.

10. Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Unternehmen und Betriebsrat stimmen darin überein, daß eine gründliche Ausbildung unerläßliche Voraussetzung für ein produktives und die Mitarbeiter zufriedenstellendes späteres Arbeiten ist. Beide Seiten wissen, daß in Einarbeitungsphasen bis zum sicheren Beherrschen der Technik durch alle Betroffenen zusätzliche Belastungen anfallen. Das Unternehmen sichert zu, diese Belastungen so gering wie möglich zu halten und eventuell erforderliche Mehrarbeit in Grenzen zu halten.

Werden neue computerunterstützte Anwendungen eingeführt, so muß deren Pflichtenheft oder das vergleichbare Planungsdokument die geplanten Aufgabenverteilungen und Qualifizierungsmaßnahmen in einer Beschreibung ihres Inhaltes und ihrer zeitlichen Abwicklung ausweisen. Dabei werden den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit dem System arbeiten sollen, Einführungsveranstaltungen angeboten, die die Charakteristik der verwendeten Rechner und der eingesetzten Programme in einem Überblick behandeln. In unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dieser Einführung wird die Arbeit mit den neuen Geräten und/oder Programmen aufgenommen.

Während einer angemessenen Einarbeitungsphase findet ein Ausbildungstraining statt. Dieses umfaßt

einen theoretisch-systematischen Teil, der zunächst die Funktionsweise von Rechner, Netzwerk und Anwendungsprogrammen, dann erst die konkrete Bedienung behandelt. Dieser Ausbildungsteil wird von einer fachlich, technisch und pädagogisch kundigen Person durchgeführt.
An den theoretisch-systematischen Unterricht schließt sich eine praktische Lernphase an, die in einer stufenweisen Aufnahme der produktiven Arbeit mündet. Diese Arbeit erfolgt zunächst unter Anleitung des Lehrers, später unter beratender Betreuung.
In zunächst wöchentlichem, später seltenerem Turnus findet ein Erfahrungsaustausch der Anwender mit dem Ausbilder und den Projektverantwortlichen statt, der sowohl der Klärung von Verständnisschwierigkeiten als auch dem Sammeln von Verbesserungs- und Erweiterungsvorschlägen dient.
Nach Ende der Schulung in den Anwendungsprogrammen und einer zumindest einmonatigen Arbeitsphase mit der Software findet eine Beratung zwischen Unternehmen und Betriebsrat statt, die der systematischen Zusammenfassung der Erfahrungen und erster Schlußfolgerungen für ein generelles Ausbildungskonzept für spätere Übertragungen des Systems in andere Anwendungsbereiche dient. Ausbilder und Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen des betroffenen Arbeitssystems werden an diesen Gesprächen beteiligt.

Bei größeren Anwendungssystemen ist auf Verlangen des Betriebsrats der Qualifizierungsplan im einzelnen zu vereinbaren.

11. Verfahrensregelungen

11.1 Bewertung der Erfahrungen

Unternehmen und Betriebsrat werden in jährlichen Abständen oder auf Antrag einer Seite eine Beratung durchführen, die der Bewertung der gewonnenen Erfahrungen dient. Dabei werden insbesondere die Themenkreise

technische Ausstattung der Arbeitsplätze (Hardware, Software),
Organisation und Struktur des Netzwerkes,
Konsequenzen für die Qualifizierungsprogramme,
Übertragung von Teilsystemen auf weitere Einsatzbereiche und
längerfristige Entwicklungstendenzen der eingesetzten Technik inklusive ihrer Personalauswirkungen

erörtert.

11.2 Einführung neuer Systeme

Über ein geplantes neues Anwendungssystem wird der Betriebsrat schriftlich zu Beginn der Planungsphase informiert. Eine ausführliche Beratung findet statt, sobald die Umsetzung des entsprechenden Projekts konkret erkennbar ist. Bei dieser Gelegenheit prüfen beide Seiten, ob die Grundsätze dieser Vereinbarung eingehalten sind, und nehmen ggf. Verhandlungen auf mit dem Ziel der einvernehmlichen Regelung von Abweichungen oder Ergänzungen zu dieser Vereinbarung. Anlage 1 ist ggf. auf den aktuellen Stand zu bringen.

11.3 Veränderung bestehender Systeme

Bei neuen Versionen zentraler Anwendungssysteme informiert der Unternehmen den Betriebsrat insbesondere über die Abweichungen zur alten Version. Ergeben sich durch geplante Veränderungen Abweichungen von den Grundsätzen dieser Vereinbarung, so nimmt der Unternehmen Verhandlungen mit dem Betriebsrat auf mit dem Ziel, hierüber eine einvernehmliche Lösung zu finden.

11.4 Initiativrecht des Betriebsrats

Macht der Betriebsrat geltend, daß die Grundsätze dieser Vereinbarung nicht oder nicht mehr eingehalten sind, so hat er das Recht, eine diesbezügliche diese Vereinbarung ergänzende Regelung zu verlangen. Über diese wird mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt. Gleiches gilt bei neuen, in dieser Vereinbarung nicht angesprochenen Tatbeständen gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sowie in den Fällen, in denen diese Vereinbarung den Abschluß einer ergänzenden Regelung ausdrücklich vorsieht.

11.5 Klärung von Konflikten

Wird in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen zwischen Unternehmen und Betriebsrat vorsieht, keine Einigung erreicht, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

12. Schlußbestimmungen

Sollte unter Verstoß gegen das Verbot der Leistungs- und Verhaltenskontrolle eine Erfassung oder Verarbeitung leistungs- oder verhaltensbeschreibender Daten vorgenommen werden, so dürfen die dadurch gewonnenen Erkenntnisse nicht zum Nachteil der betroffenen Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters verwendet und insbesondere nicht zur Begründung arbeitsrechtlicher Maßnahmen herangezogen werden.

Über diese Betriebsvereinbarung hinausgehende Rechte der Beschäftigten und des Betriebsrats aus dem BetrVG und anderen Rechtsgrundlagen bleiben unberührt.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende, frühestens jedoch zum 31.12. .... gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluß einer neuen Regelung.