Reporting

Betriebsvereinbarung zu Reporting-Systemen

Präambel

Im Interesse einer auf Vertrauen und Transparenz setzenden Führungskultur gilt es, den Stellenwert des Reportings und den Umgang mit den Reports neu zu bestimmen. Vertrauen hat Vorrang vor Kontrolle, Führung fördert die Teamarbeit, offene Kommunikation und das Teilen von Informationen stehen im Vordergrund. Dazu kann ein an der Produktivität und an Ergebnissen orientiertes Reporting, das von allen Beteiligten als Unterstützung der Arbeit begriffen wird, einen wertvollen Beitrag leisten.

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Grundsätze für Reporting-Auswertungen aus den Programmen des Systemverbunds gemäß den in Anlage 1 aufgeführten IT-Systemen. Das Reporting orientiert sich an Kennzahlen und bevorzugt grafische Darstellungen.

Die Vereinbarung gilt für alle Mitarbeitenden der [Name der Firma] mit Ausnahme der leitenden Angestellten gem. § 5 Abs. 3 BetrVG.

2. Zielsetzung

Die Auswertungen sollen die Mitarbeitenden und Führungskräfte mit aktuellen Informationen in ihrer Tagesarbeit versorgen und sie bei der Steuerung der Arbeitsabläufe unterstützen. Dabei sollen die Persönlichkeitsrechte aller Mitarbeitenden, deren Arbeit Gegenstand der Auswertungen sind, gewahrt bleiben.

3. Grundsätze und Spielregeln

Das Unternehmen wird dafür Sorge tragen, dass die Führungskräfte vertrauensvoll mit den ihnen zur Verfügung gestellten Daten umgehen. Zwischen den Betriebsparteien werden daher folgende Grundsätze und Spielregeln vereinbart:

Alle Auswertungen orientieren sich an Kennzahlen. Jede Kennzahl ist zweckgebunden und dient der Steuerung des Geschäftes, der Messung des Geschäftserfolgs oder der Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer und rechtlicher Vorgaben. Die Steuerung der Geschäftsabläufe soll durch Bereitstellung relevanter Informationen sichergestellt und verbessert werden.
Kennzahlen werden zunächst auf einer zusammengefassten Ebene dargestellt und können von den Benutzenden bis zur Ebene einzelner Vorgänge bei Bedarf aufgelöst werden (Drill down-Verfahren). Dabei gilt der Grundsatz, dass ein direkter Personenbezug der Auswertungen vermieden wird. Ergibt sich dennoch ein Mitarbeitendenbezug, so dient er ausschließlich dem Ziel, eine Ansprechperson für die weitere Erörterung kenntlich zu machen.
Alle Auswertungen müssen einen direkten Bezug zur Geschäftssteuerung aufweisen. Das Unternehmen wird Auswertungen einstellen, die diese Anforderungen nicht erfüllen. Der Betriebsrat kann vom Unternehmen jederzeit eine Erläuterung und Beratung zum Zweck der jeweiligen Auswertung, insbesondere zum Geschäftsbezug, einfordern.
Der Umfang der Kennzahlen wird auf einer überschaubaren Anzahl gehalten und bemisst sich am Bedarf zur Steuerung des Geschäftes (Sparsamkeitsgrundsatz). Zudem dienen die Kennzahlen dazu, die Orientierung an den gemeinsam zu verfolgenden Unternehmenszielen wirksam zu unterstützen.
Die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden in Teams – insbesondere auch über Teams und Abteilungen hinaus – soll durch ausreichende, schnell verfügbare und gut verständliche Informationen sichergestellt und unterstützt werden.
Bezieht sich der Inhalt von Auswertungen auf komplexere, vor allem unterschiedliche Organisationsbereiche übergreifende Geschäftsprozesse, so erhalten alle daran beteiligten Mitarbeitenden den gleichen Zugriff. Durch diese "Open Book"-Philosophie sollen Zusammenarbeit und gemeinsame Verantwortung, über Organisationsgrenzen hinaus, unterstützt werden.
Erfahrungsaustausch und Diskussion untereinander sollen gefördert werden.
Reporting und Monitoring sollen zu einer frühzeitigen Erkennung von Risiken mit dem Ziel ihrer Minimierung beitragen.
Die Initiative, die Selbstverantwortung und das Engagement der Mitarbeitenden sollen unterstützt werden.
Die grafisch aufbereitete Darstellung (Dashboards) mit der Möglichkeit stufenweiser Konkretisierung hat Vorrang vor tabellen- und listenförmigen Darstellungen. Sie soll den Benutzenden einen schnellen Überblick verschaffen, so dass eine Detaillierung in der Regel nicht erforderlich ist.
Die an den Anforderungen des Geschäfts orientierte Qualität der Auswertungen soll so zufriedenstellend sein, dass Downloads in Office-Programme überflüssig sind.

4. Auswertungsformen

Auswertungen lassen sich in Reporting und Monitoring unterscheiden. Unter Reporting im Sinne dieser Vereinbarung werden Auswertungen verstanden, bei denen ein Zugriff auf Daten aus längeren zurückliegenden Zeiträumen erfolgt. Monitoring dagegen bezeichnet Auswertungen mit Daten, die eine augenblickliche Situation beschreiben, seien es Ereignisse in Echtzeit oder Vorgänge, die in näherer Vergangenheit begonnen haben und aktuell noch andauern.

4.1 Reports

Reports dienen der selbstverantwortlichen Steuerung der Mitarbeitenden und Teams. Sie stehen sowohl den Mitarbeitenden als auch den Führungskräften zur Verfügung (z.B. Team-Reports zu anstehenden Wartungen/Modifikationen oder Platzierungsreports). Ein Mitarbeitenden-Bezug kann nur im Weg des Drill Down für einzelne Informationen des Reports hergestellt werden.

Für die Mitarbeitenden werden persönliche Reports angeboten, die für die Arbeit der/des einzelnen Mitarbeitenden relevanten Daten und Kennzahlen enthalten. Auf diese Reports haben keine anderen Mitarbeitenden Zugriff. Diese Reports können auf Initiative der/des Mitarbeitenden als Gesprächsgrundlage zur weiteren Erörterung mit der Führungskraft dienen.

Bei Reports für Führungskräfte ist der Datenzugriff nicht auf den eigenen Verantwortungsbereich – unter Beachtung der in Ziffer 3 genannten Grundsätze und Spielregeln - beschränkt.

4.2 Monitoring

Die Auswertung von Echtzeitdaten dient insbesondere der Auslastungs- und Personaleinsatzsteuerung. In diesem Zusammenhang können unter Beachtung der Kennzahlenbindung und deren Zweckbestimmungen auch Mitarbeitende namentlich sichtbar gemacht werden. Dabei ist die Darstellung auf die augenblicklich aktuellen Daten begrenzt und umfasst maximal den aktuellen Tag bzw. die Zeitspanne der zum Beobachtungszeitpunkt noch offenen Vorgänge, also deren aktuelle Lebensdauer. Diese Auswertungen stehen nur Führungskräften zur Verfügung.

4.3 Ad hoc-Auswertungen

Für den Erhalt von Informationen, die einmalig und situationsabhängig angefordert werden und nicht über bestehende Anwendungen erhältlich sind (Ad hoc-Auswertungen), einigen sich Unternehmen und Betriebsrat auf eine Stelle, an die sich Mitarbeitende mit ihren Anforderungen wenden können. Diese Stelle überprüft die Anforderung auf Konformität mit den Grundsätzen und Spielregeln gemäß Ziffer 3. Ist sie der Auffassung, dass diese Spielregeln und Grundsätze eingehalten sind, veranlasst sie die Realisierung, dokumentiert sie und informiert eine vom Betriebsrat benannte Anprechperson über die Anfrage.

5. Verfahrensregelungen

Das Unternehmen überprüft in der Regel jährlich sowie bei Bedarf die genutzten Kennzahlen

Es wird ein Reporting-Koordinationsteam gebildet, bestehend aus Vertretenden des Betriebsrats und von Roche. Es hat folgende Aufgaben:

Überprüfung, ob Kennzahlen den Regelungen dieser Vereinbarung entsprechen
jährlicher Austausch zur Weiterentwicklung der Dashboards
bedarfsorientierter Austausch zur Befolgung der Spielregeln und Grundsätze dieser Vereinbarung
Beratung über die Dokumentation der Ad hoc-Anfragen und Festlegung des zukünftigen Verfahrens mit solchen Anforderungen
Beratung von eventuell vorliegenden Einzelkonfliktfällen gemäß Ziffer 6 dieser Vereinbarung

Kann im Koordinationsteam keine Einigkeit zur Weiterentwicklung der Dashboards oder der Ad hoc-Auswertungen bzw. bei Auseinandersetzungen zur Einhaltung der Spielregeln und Grundsätze diese Vereinbarung erzielt werden, haben beide Seiten das Recht, eine gem. § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle anzurufen.

6. Interventionsverfahren im einzelnen Konfliktfall

Im Unterschied zu früheren Regelungen wird auf eine Festlegung der Details einzelner Reports verzichtet. Dies setzt voraus, dass die Einhaltung der Führungsgrundsätze des Unternehmens eine nachhaltige Atmosphäre des Vertrauens zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden gewährleistet.

Dennoch kann nicht ausgeschlossen werden, dass es in einzelnen Ausnahmefällen zu Konflikten kommt, insbesondere in den Fällen, in denen ein Report einen direkten oder mittelbaren Einzelpersonenbezug erkennen lässt.

Daher wird ein mehrstufiges Interventionsverfahren für die Lösung solcher Konflikte zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden eingeführt. Das Verfahren ist zügig durchzuführen, um für die Mitarbeitenden eine schnellstmögliche Klärung herbeizuführen. Es sieht folgende Stufen vor:

1. Stufe: Unklarheiten werden zwischen Mitarbeitendem/r und Führungskraft direkt besprochen. Dabei gehen beide Seiten offen und respektvoll aufeinander zu.
2. Stufe: Kann der Konflikt in Stufe 1 nicht geklärt werden, werden unverzüglich ein Vertreter des Personalbereichs und des Betriebsrats hinzugezogen. Das Gespräch wird vom Personalbereich in einem Ergebnisprotokoll dokumentiert, um einen Überblick für das jährliche Koordinationsmeeting zu haben. Hier wird auch festgehalten, ob eine weitere Eskalation erforderlich ist.
3. Stufe: Kann der Konflikt in Stufe 2 nicht geklärt werden, wird unverzüglich das Koordinationsteam einberufen.

Den beteiligten Personen dürfen durch das vorgenannte Einfordern einer Konfliktlösung keine Nachteile erwachsen.

7. Umsetzungskonzept/Schulung

Alle Mitarbeitenden erhalten eine von Experten ausgearbeitete Schulung zum Reporting im Rahmen einer Präsenzschulung. Die Schulungen erfolgen in deutscher Sprache und können im begründeten Einzelfall in englischer Sprache durchgeführt werden. Für neue Mitarbeitende erfolgt die Schulung im Rahmen der Einarbeitung. Die Schulung beinhaltet die Vorstellung aller Reportingformen (Teamreports, Mitarbeitendenreports, Führungskräftereports), die geschäftsrelevante Interpretation von Reports sowie die Schulung der für die Mitarbetienden relevanten Reports. Daneben werden die Inhalte der Betriebsvereinbarung über die Grundsätze des Reportings aus dem Systemverbund gemäß Anlage 1 vermittelt.

Im Bedarfsfall werden Wiederholungs- und Ergänzungschulungen angeboten. Alle Schulungsinhalte werden für die Mitarbeitenden als selbsterklärende Online-Präsentationen hinterlegt.

8. Schlussbestimmungen

Werden Informationen unter Verletzung von Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung, insbesondere bezüglich der hier genannten Zweckbindungen und des vorgesehenen Verfahrens gewonnen oder verwendet, so sind sie zur Begründung personeller Maßnahmen nicht zulässig. Entsprechende Maßnahmen sind zurückzunehmen.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden.

Im Falle einer Kündigung wirkt diese Vereinbarung nach bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung.