Betriebsvereinbarung
über den Einsatz des IBM-Lohn- und Gehaltsabrechnungssytems Lohn/Lohn Plus
Lohn/Lohn Plus ist ein relativ einfaches Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem für mittelständische Firmen und kann auf einem kleinen PC-Netz oder auf einem stand-alone-Rechner betrieben werden.
1. Gegenstand und Geltungsbereich
Diese Betriebsvereinbarung regelt den Einsatz des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems Lohn/Lohn Plus der Firma Soft Research auf einem Personal Computer der Personalabteilung. Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ...(Name der Firma), deren Daten mit Hilfe des Systems verarbeitet werden.
2. Zielsetzung
Das System dient zur Erfüllung der folgenden Zwecke:
- Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung,
- Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs,
- Erfüllung der rechtlich gebotenen Meldepflichten und
- Erstellung der in Anlage 3 vereinbarten Ausgaben.
Geschäftsleitung und Betriebsrat stimmen überein, dass durch die Verarbeitung, Übermittlung und Auswertung personenbezogener Daten mit Hilfe des EDV-Systems Lohn/Lohn Plus keine persönlichen Leistungs- und Verhaltenskontrollen vorgenommen werden.
3. Systemarchitektur
Das Programm Lohn/Lohn Plus wird auf einem stand-alone-PC in der Personalabteilung betrieben. Typbezeichnung und Peripherie dieses Rechners sowie eventuelle spätere Verbindungen zu anderen Rechnern gehen aus der Anlage 1 hervor.
Anlage 1 enthält auch die Bezeichnung der neben dem Programm Lohn/Lohn Plus auf dem PC eingesetzten weiteren Software.
4. Persönliche Mitarbeiterdaten im System
In Anlage 2 sind alle persönlichen Mitarbeiterdaten, die im System verarbeitet werden, vereinbart. Die Anlage ist getrennt nach Stammdaten und Bewegungsdaten der monatlichen Abrechnung. Sie enthält ebenfalls eine vollständige Erläuterung der verwendeten Verschlüsselungen, insbesondere des Lohn- und Gehaltsartenschlüssels.
Die Daten der im Werk ... (Name des Werks) Beschäftigten bilden einen eigenen Mandantenkreis und werden nicht mit Daten anderer Beschäftigter gemeinsam verarbeitet.
5. Ausgaben
In Anlage 3 sind alle mit Hilfe des Systems Lohn/Lohn Plus erstellbaren Ausgaben (Druckerlisten, Bildschirmanzeigen) vereinbart. Die Anlage besteht aus je einem Muster der Ausgabe. Auf diesem werden auf Verlangen des Betriebsrats die Häufigkeit oder der Anlass der Erstellung und/oder der Verteilerkreis festgelegt.
Der von der Firma Soft Research angebotene Listgenerator oder vergleichbare Softwareinstrumente werden nicht eingesetzt.
6. Schnittstellen zu anderen Systemen
Das Anwendungsprogramm Lohn/Lohn Plus gibt Daten an das Finanzbuchhaltungsprogramm weiter. Diese Daten enthalten die nach Kostenstellen zusammengefassten monatlichen Lohnarten und identifizieren keine einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Übermittlungen von Daten aus dem Programm Lohn/Lohn Plus an weitere Anwendungssysteme bedürfen der vorherigen Vereinbarung und werden in Anlage 4 mit Angabe der übertragenen Einzeldaten aufgeführt.
Eine maschinelle Übertragung ist der Übermittlung durch Datenträger vorzuziehen.
7. Zugriffsberechtigungen
Zugriffsberechtigt zu Daten und Funktionen des Anwendsprogramms Lohn/Lohn Plus sind nur die Personalsachbearbeiterin und eine für den Vertretungsfall benannte Person. Die Namen der berechtigten Personen sind dem Betriebsrat mitzuteilen, bei Veränderungen vor Erteilung der neuen Berechtigung.
8. Schutzbestimmungen
Durch technisch/organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass
- nur berechtigte Personen einen passwortgesteuerten Zugriff zu dem System haben,
- nur die in Anlage 3 vereinbarten Ausgaben erstellt werden können und
- kein unkontrollierter und insbesondere unbefugter Abgang von Daten aus dem PC-System stattfinden kann.
Der Betriebsrat kann den Einsatz einer speziellen Schutzhard-/-software verlangen, wenn er Zweifel an der Einhaltung der vorgenannten Regelungen hat. Über diese zusätzlichen Regelungen ist Einvernehmen zu erzielen; sie können umfassen
- die Erzwingung einer Passwortidentifikation und einer regelmäßigen Änderung des Passwortes nur durch ihre Benutzer,
- die Unterbindung der Datenausgabe auf Disketten oder sonstigen beweglichen Datenträgern und die Erzwingung der Vorschrift, nur enkryphierte (maschinell verschlüsselte) Sicherungskopien herstellen zu können,
- eine Festlegung aller aufrufbaren Anwendungsprogramme in einem Benutzermenü, wodurch der Aufruf anderer Programme ausgeschlossen wird,
- die Abkopplung der Betriebssystemebene von der Benutzerebene und
- die elektronische Zwangsprotokollierung aller Aktivitäten des Systemverantwortlichen, derjenigen Person, die für die Einrichtung der Schutzregelungen verantwortlich ist.
Die Verwendung privater Datenträger ist nicht erlaubt.
9. Weitergabe an Dritte
Die Weitergabe von Daten aus dem Lohn- und Gehaltabrechnungssystem Lohn/Lohn Plus an Dritte im Sinne des Datenschutzgesetzes ist nur erlaubt,
- wenn dazu das persönliche Einverständnis der betroffenen Person vorliegt oder
- die Übermittlung durch eine Rechtsvorschrift geregelt ist.
10. Speicherfristen
Die Bewegungsdaten werden nur für das laufende und abgeschlossene Jahr im Direktzugriff des Systems gehalten und danach archiviert. Archivdaten werden nur zu Nachweiszwecken im Einzelfall benutzt.
Daten ausgeschiedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden spätestens mit Abschluss des Jahrs nach ihrem Ausscheiden gelöscht.
11. Rechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, sich die über ihre Person im Rechnersystem der Personalabteilung gespeicherten Daten anzusehen und sich ausdrucken zu lassen.
12. Änderungen und Erweiterungen des Systems
Über alle geplanten Änderungen und Erweiterungen des Systems Lohn/Lohn Plus wird der Betriebsrat anhand schriftlicher Unterlagen informiert; auf Wunsch des Betriebsrats findet eine Beratung statt.
Änderungen oder Erweiterungen der Anlagen
- 1 neue Hardwarekomponenten und neue Software, soweit sie den Leistungsumfang des Systems erweitern,
- 2 persönliche Mitarbeiterdaten im System,
- 3 mit Hilfe des Systems erstellbare Auswertungen und
- 4 Schnittstellen zu anderen Anwendungen
bedürfen der vorherigen Zustimmung des Betriebsrats.
13. Kontrollrechte des Betriebsrats
Der Betriebsrat hat jederzeit Zugang zu den EDV-Dokumenten und das Recht auf Erläuterung der Dokumentationshandbücher.
Auf Verlangen wird ihm Einsicht in die vorhandenen Auswertungen zur Kontrolle der Einhaltung dieser Betriebsvereinbarung gewährt. Insbesondere kann der Betriebsrat sich die getroffenen Maßnahmen zum Schutz der PC-Station vor missbräuchlicher Nutzung gemäß Ziffer 8 erläutern lassen.
Die Zugriffsberechtigten und der Datenschutzbeauftragte haben die Pflicht, Fragen des Betriebsrats zur Personaldatenverarbeitung wahrheitsgemäß und vollständig zu beantworten.
14. Schlussbestimmungen
Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.
In den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen oder die Zustimmung des Betriebsrats vorsieht, entscheidet bei Nichteinigung eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG anzurufende Einigungsstelle. Diese Einigungsstelle ist auch zuständig bei Streitfragen über die Auslegung dieser Vereinbarung.
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