Betriebsvereinbarung

über den Einsatz des Personalabrechnungs- und Informationssystems PAISY C/S

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Das an mehreren Standorten präsente Unternehmen gehört einem international tätigen Konzern an und hat bisher das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem PAISY in seiner Großrechnervariante betrieben. Dieses System soll jetzt auf die Client/Server-Variante PAISY C/S umgestellt werden.

Die derzeitige PAISY-Anbieterfirma ADP befindet sich in Verhandlungen mit der amerikanischen Softwarefirma Peoplesoft, wobei es in erster Linie um neue Software für die PC-Frontends geht. Zur Zeit der Verhandlung dieser Veereinbarung lässt sich aber noch nicht absehen, welche Änderungen die Kooperation nach sich ziehen wird.

PAISY verfügt über die Abfragesprache PAISY-Info, die in den Achtziger Jahren im Zentrum der Auseinandersetzungen um den "Gläsernen Menschen" stand. In dieser Vereinbarung wird der PAISY-INFO-Einsatz auf der Endbenutzertebene nicht erlaubt.

 

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Das derzeit im Einsatz befinbdliche PAISY-Host-System wird auf die Client/Server-Variante (PAISY C/S) umgestellt. Diese Vereinbarung regelt den Einsatz des Systems und gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Daten im System verarbeitet werden.

 

2. Zielsetzung

Diese Vereinbarung dient dem Zweck, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor den Gefahren einer technischen Überwachung ihrer Leistung und ihres Verhaltens zu schützen.

Für die Verarbeitung der persönlichen Daten im System PAISY C/S gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit, d.h.

• alle Verwendungen mitarbeiterbezogener Daten sind durch konkrete Zweckbestimmungen festgelegt;
• die Regeln der Verarbeitung sind einsehbar und nachvollziehbar;
• es werden nur die mitarbeiterbezogenen Daten verwendet, die zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben unbedingt erforderlich sind.

Beide Seiten stimmen insbesondere darin überein, dass ein sparsamer und ein stets nur an konkrete Aufgabenstellungen des Personalwesens gebundener Umgang mit persönlichen Arbeitnehmerdaten erfolgt.

 

3. Nutzungsumfang

Die Verarbeitungszwecke sind im Einzelnen:

• die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• die Erfüllung sonstiger durch Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung vorgeschriebener Aufgaben
• der Datenträgeraustausch mit Banken, Sparkassen und sonstigen Geldinstituten für die erforderlichen Überweisungen
• der Datenträgeraustausch mit Krankenkassen für Krankenkassen- und Sozialversicherungsbeiträge
• Durchführung der Betriebsrentenabrechnung
• die Auswertung von PAISY-Daten gemäß den Bestimmun gen dieser Vereinbarung

 

4. Organisation der Verarbeitung

Das System wird im Wege der Auftragsdatenverarbeitung durch ein externes Serviceunternehmen nach alleinigen Weisungen der ... [Name des Unternehmens] betrieben. Die Servicefirma stellt die erforderliche Rechner- und Softwareleistung zur Verfügung; alle anderen Arbeiten am und mit dem System verbleiben beim Unternehmen.

 

5. Daten im System

Alle mit PAISY zu verarbeitenden Daten sind im PAISY-Begriffskatalog und Schlüsselverzeichnis festgehalten. Für den Gesamtbetriebsrat und die örtlichen Betriebsräte werden Online-Berechtigungen eingerichtet, mit deren Hilfe der PAISY-Begriffskatalog mit seinen Satzarten und Untersatzarten sowie der Klartextbezeichnung und Kurzbezeichnung (Info-Name) der Datenfelder einzusehen sind. Außerdem kann der Inhalt der Schlüsseltabellen eingesehen werden.

Daten, die Informationen über

• das Arbeitszeitverhalten einschließlich Fehlzeiten und Mehrarbeit,
• Beurteilungen,
• individuelle leistungsabhängige Entgeltbestandteile,
• Pfändungen und Mitarbeiterdarlehen,
• die Gesundheit

der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschreiben, gelten als besonders schutzwürdig im Sinne dieser Vereinbarung. Ihre Verarbeitung wird daher an weitere, im folgenden näher beschriebene Regelungen gebunden.

Für die Reisekostenabrechnung werden nur die entgeltwirksamen Informationen im System verarbeitet. Die Seminarverwaltung erfolgt außerhalb des Systems PAISY. Ebenfalls werden keine arbeitsmedizinischen Daten im System verwaltet.

 

6. Auswertungen

Alle aus den PAISY-Dateien regelmäßig erstellten Auswertungen sind dokumentiert. Der Gesamtbetriebsrat und die örtlichen Betriebsräte haben das Recht, diese Dokumentation einzusehen.

Auswertungen, bei denen im Sinne der Ziffer 5 schutzwürdige Daten verwendet werden, bedürfen der Vereinbarung und sind durch je ein Muster in Anlage 1 dokumentiert. Auf den Mustern sind Häufigkeit der Erstellung und Verteilerkreis festgelegt.

Die Nutzung von PAISY-Info auf der Benutzerebene wird nicht zur Verfügung gestellt.

PAISY-Info kann zur Entwicklung neuer Auswertungen verwendet werden, wobei die Entwicklung nur im vom mit Echtdaten arbeitenden Produktionsssystem getrennten Testsystem erfolgt. Das Testsystem verfügt über keine Echtdaten. Erst nach Freigabe werden die getesteten Programme in das Produktionssystem übernommen, wobei zu beachten ist, dass die Verarbeitung von im Sinne der Ziffer 5 besonders schutzwürdiger Daten der vorherigen Vereinbarung mit dem Gesamtbetriebsrat bedarf.

PAISY-Info-Programme, in denen besonders schutzwürdige Daten verarbeitet werden, dürfen keine Möglichkeit enthalten, die Daten auf die PC-Ebene zu übertragen.

 

 

Andere Auswertungswerkzeuge als PAISY-Info werden nicht genutzt.

Es besteht Einvernehmen darüber, dass PC-Programme in erster Linie zur Ergebnisdarstellung von Ausarbeitungen und Auswertungen, nicht aber zur dauerhaften Speicherung von personenidentifizierenden Daten benutzt werden. Es werden keine PC-Personaldatenbanken neben der PAISY-Datenbasis aufgebaut. Insbesondere ist es nicht erlaubt, Personaldaten auf bewegliche Rechner (Notebooks usw.) oder bewegliche Datenträger zu kopieren. Alle Benutzer werden auf die Einhaltung dieser Regelung ausdrücklich verpflichtet.

 

7. Schnittstellen zu anderen Systemen

PAISY erhält von den vorgeschalteten Zeiterfassungs- und Betriebsdatenerfassungssystemen abrechnungsrelevante Daten. Eine Weitergabe von in PAISY verarbeiteten personenbezogenen Daten an andere EDV-Programme findet nur im in Anlage 2 vereinbarten Umfang statt.

 

8. Zugriffsrechte

Die im PAISY-System vergebenen Zugriffsrechte sind in Anlage 3 vereinbart. Aus dieser Anlage gehen der berechtigte Personenkreis, der in der Berechtigung erlaubte Funktionsumfang des Systems (Grobbeschreibung) sowie der erlaubte Datenumfang hervor.

Auch der Gesamtbetriebsrat sowie die örtlich zuständigen Betriebsräte haben das Recht, zur Unterstützung ihrer gesetzlichen Aufgaben Auswertungen aus dem PAISY-System sowie einen Online-Zugriff auf ausgewählte Personaldaten zu erhalten. Dazu werden ihnen die ebenfalls in Anlage 3 dokumentierten Zugriffsrechte eingeräumt.

 

9. Speicherfristen

Die Stammdaten ausgeschiedner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden im Folgejahr des Erlöschens sämtlicher Ansprüche dem Unternehmen gegenüber gelöscht.

Die Bewegungsdaten der monatlichen Entgeltabrechnung werden für das aktuelle und das abgeschlossene Jahr im System gehalten.

Die Arbeitszeitdaten (tägliche Kommt-/Gehtdaten) werden für die Dauer eines halben Jahres im System gespeichert.

 

10. Änderungen und Erweiterungen des Systems

10.1 Information des Gesamtbetriebsrats

Der Gesamtbetriebsrat wird über alle wesentlichen Änderungen und Erweiterungen des Systems PAISY informiert, insbesondere über neue Funktionen bei Releasewechsel und neue Nutzungsmöglichkeiten auf der PC-Ebene (z.B. Peoplesoft-Software).

10.2 Änderungen der Anlagen

Änderungen der Anlagen 1 bis 3 (Auswertungen aus besonders schutzwürdigen Daten, Schnittstellen, Struktur der Zugriffsrechte) bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens.

10.3 Initiativrecht des Gesamtbetriebsrats

Ergeben sich aus der Anwendung der Systeme neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, oder macht der Gesamtbetriebsrat Abweichungen von den in dieser Vereinbarung getroffenen Regelungen geltend, so wird auf seinen Antrag hin über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

10.4 Konfliktklausel

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen zwischen Unternehmen und Gesamtbetriebsrat vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gem. § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

10.5 Weitere Rechte des Gesamtbetriebsrats

Der Gesamtbetriebsrat hat das Recht, zur Überprüfung der Einhaltung dieser Vereinbarung einen Sachverständigen seiner Wahl hinzuzuziehen.

 

11. Qualifizierung der Benutzer

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, erhalten eine Schulung, die insbesondere das Arbeiten mit der neuen PC-Oberfläche zum Gegenstand hat

Es wird darauf geachtet, dass Schulung und Aufnahme der Arbeit mit dem neuen System zeitlich eng zusammenliegen.

 

12. Schlussbestimmungen

Die Mitarbeiterinnen und Mitasrbeiter haben das Recht, die über sie gespeicherten Personaldaten bei der für sie zuständigen Personalabteilung einzusehen oder sich ausdrucken zu lassen.

Soweit nicht durch Rechtsvorschriften geregelt, erfolgt eine Weitergabe von Arbeitnehmerdaten an Dritte im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes nur nach vorheriger Vereinbarung mit dem Gesamtbetriebsrat.

Werden Mitarbeiterdaten unter Verstoß gegen Regelungen dieser Vereinbarung gewonnen oder verarbeitet, so sind sie bzw. mit ihnen erstellte Auswertungen zur Begründung personeller Maßnahmen unzulässig.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt werden.

tse Hamburg

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