Betriebsvereinbarung Personalmanagementsystem Peoplesoft

1. Anwendungszwecke

Der Einsatz des Personalmanagementsystems Peoplesoft dient der

Es gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Normenklarheit und Verhältnismäßigkeit.

Die im Rahmen des Personalmanagements durch das System unterstützten Prozesse sind in Anlage 1 beschrieben.

2. Zielsetzung

Es sollte betont werden, dass insbesondere die Unterstützung eines prozessorientierten Arbeitens im Personalmanagement angestrebt wird.

Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, dass die erzielbaren Entlastungen des Personalmanagements von administrativen Aufgaben reinvestiert werden in eine Verbesserung seiner Beratungs- und Betreueungs-Dienstleistungen und dass es in diesem Zusammenhang zu keinen Reduzierungen des Personaleinsatzes kommen wird.

Ziel dieser Betriebsvereinbarung ist es, eine zeitgemäße Verarbeitung der Personaldaten mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Beschäftigten zu verbinden.

3. Personenbezogene Daten im System

Alle im System verwendeten Personaldaten sind im System dokumentiert. Der Konzernbetriebsrat erhält eine Online-Berechtigung, die ihm jederzeit die Einsicht in den aktuellen Stand der verfügbaren Datenbanktabellen erlaubt.

Daten, die Informationen über

von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beschreiben, gelten als besonders schutzwürdig im Sinne dieser Vereinbarung. Für diese Daten werden im folgenden einschränkende Verarbeitungsregelungen vereinbart.

Daten über Pfändungen werden nur in einer auf Einzelvorgänge bezogenen Form verarbeitet.

Arbeitsmedizinische Daten werden nicht im System, sondern in einem eigenständigen System gespeichert und verwaltet.

4. Zugang zu Informationen

Das Unternehmen verpflichtet sich, dafür zu sorgen, dass in den Bereichen, in denen Mitarbeiter nicht über einen computerunterstützten Arbeitsplatz verfügen, Zugangsmöglichkeiten für diese Mitarbeiter geschaffen werden. Einzelheiten werden mit den örtlich zuständigen Betriebsräten geregelt.

5. Eingabe der Daten durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das System stellt sog. Employee Self Services zur Verfügung, mit deren Hilfe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Daten selber eingeben und pflegen können. Das Verfahren folgt dem Grundsatz, dass Informationen am Ort und zum Zeitpunkt ihrer Entstehung von den bertroffenen Personen selber eingegeben und gepflegt werden sollen. Dies betrifft vor allem

Einzelheiten sind in einer Anlage zu dieser Vereinbarung oder einer Online-Dokumentation beschrieben.

6. Kompetenzmanagement

Im folgenden wird der Umgang mit Personaldaten beschrieben, die auf Qualifikationsanforderungen sowie Mitarbeiterqualifikationen bezogen sind und über das in personalwirtschaftlichen Systemen übliche Ausmaß hinausgehen.

6.1 Stellen- und Jobbeschreibungen

Stellen, Jobs und Tätigkeiten (auch zeitlich befristete, z.B. im Rahmen von Projekten) werden im System mit Angabe der Qualifikationsanforderungen und einem Gültigkeitsdatum beschrieben. Das Recht zu einer entsprechenden Eingabe in das System haben alle Führungskräfte bzw. alle mit einer Projektleitung oder -planung betrauten Personen in Zusammenarbeit mit dem für sie zuständigen Personalbereich. Die Qualifikationsanforderungen dürfen auch sog. soft skills (z.B. Lernbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit) umfassen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Zugriff auf die Dokumentation und können sich um die beschriebenen Positionen bewerben. Das System soll über Filtereinstellungen verfügen, die zunächst nur die Einträge für den Organisationsbereich der zugreifenden Person anzeigen, aber vom Benutzer bis auf eine weltweite Geltung erweitert werden können. Das für diese Daten aufzusetzende Reporting soll insbesondere die Entwicklung der Qualifikationsanforderungen und ihrer Schwerpunkte zum Gegenstand haben und ist auch den Betriebsräten zugänglich.

Da für eine noch nicht absehbare Zeit nicht an allen Arbeitsplätzen ein gleichwertiger Zugang zu dem System gewährleistet ist, wird als paralleler Weg das bisherige Verfahren der innerbetrieblichen Stellenausschreibungen mit seinen traditionellen Medien (Bekanntgabe über ein Schwarzes Brett) beibehalten.

6.2 Qualifikationen und Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, Beschreibungen ihrer eigenen Qualifikationen und ihrer besonderen beruflichen Interessen in das System einzugeben. Die Eingaben erfolgen auf freiwilliger Basis und stellen die Selbsteinschätzung der betroffenen Personen dar. Zur Erleichterung ihrer Arbeit wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Orientierungsraster als Handlungsanleitung zum Ausfüllen der Beschreibung im System zur Verfügung gestellt; außerdem soll dadurch eine gewisse Einheitlichkeit der Informationsbasis geschaffen werden.

Einen Lesezugriff erhalten

Kommt es zu Unstimmigkeiten über die Eintragungen eines Mitarbeiters, so ist der zuständige Betriebsrat mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung des Problems zu beteiligen.

Der lesende Zugriff auf diesen Systemteil erfolgt mittels einer besonderen Suchmaschine, die Filtermöglichkeiten bezüglich der Organisationseinheit und der Art der Qualifikationen bzw. Interessen anbietet. Dabei wird der Einsatz von Push-Techniken (Anzeige von nach gezieltem Benutzerwunsch ausgewählten Informationen) erwogen, sobald dies technisch bei angemessenem wirtschaftlichem Aufwand möglich ist.

Reports erfolgen gemäß Vereinbarung mit dem Konzernbetriebsrat und sollen sich auf die Ermittlung des vorhandenen Qualifikationspotenzials und die Differenz zu den Qualifikationsanforderungen konzentrieren. Die Betriebsräte haben das Recht, ebenfalls diese Berichte zu erhalten.

6.3 Mitarbeiterbörse

In einem gesonderten Systemteil werden Bewerbungen, Veränderungswünsche und (langfristige) jobbezogene Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfasst. Das Verfahren erfolgt in Analogie zu der Behandlung der Mitarbeiterqualifikationen mit dem wichtigen Unterschied, dass beim lesenden Zugriff durch andere Personen die Identität der Bewerber anonym bleibt. Eine Beantwortung von Anfragen ist nur durch die Bewerber selbst möglich und bleibt in deren Ermessen. Die Einträge im System werden automatisch ein Jahr nach dem letzten Zugriff durch den Bewerber gelöscht. Es werden keine Reports mit personenidentifizierenden Informationen erstellt.

Das Bewerbungsverfahren bleibt hiervon unberührt.

7. Workflow

Es gilt der Grundsatz, dass bei allen Abläufen, die zwischen Menschen zu treffende Verständigungen, Absprachen oder Vereinbarungen enthalten (commitments) Entscheidungen außerhalb des automatisierten Workflows bleiben.

Um Erfahrungen zu sammeln, wird als Pilotprojekt die Bewerber-Verwaltung durch ein Workfow-Verfahren unter Einbindung der Betriebsräte unterstützt.

7.1 Pilotversuch Bewerberdaten

An dem Prozess Bewerber-Verwaltung sind die zuständigen Personalstellen, Führungskräfte und Betriebsräte beteiligt. Sie erhalten in ihrem jeweiligen Kompetenzbereich Zugriff auf alle in digitaler Form vorliegenden Informationen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse). Das Beteiligungsverfahren der Betriebsräte wird durch E-Mail unterstützt, wobei das Mail-System lediglich als Transportmedium benutzt wird. Die Einrichtung dafür geeigneter Berechtigungen wird mit den örtlichen Betriebsräten unter Beachtung der internen Organisation der Betriebsratsarbeit vereinbart. Es können sowohl institutionelle Berechtigungen (z.B. für das Betriebsrats-Sekretariat) als auch individuelle Berechtigungen mit Vertreterregelung eingerichtet werden. Es ist ebenfalls zu vereinbaren, ab welchem Zeitpunkt oder Ereignis Informationen an die Betriebsräte als rechtlich verbindlich zugestellt gelten und in welcher Form die Antwort der Betriebsräte (durch Mail unterstützt oder auf traditionellen Kommunikationswegen) erfolgen kann.

7.2 Erfahrungsaustausch

Ein Jahr nach Start des Pilotversuchs findet zwischen Arbeitgeberseite und Betriebsräten ein Erfahrungsaustausch mit dem Ziel statt, Leitlinien für das weitere Vorgehen zu erarbeiten. Es sollte eine Bewertung der unterschiedlichen Vorgehensweisen erfolgen (Gegenüberstellung der jeweiligen Vor- und Nachteile). Ebenfalls könnte geprüft werden, für welche Prozesse sich ähnliche Verfahren eignen. Das Unternehmen wird die Betriebsräte über alle organisatorischen und technischen Entwicklungen zur Unterstützung rechtsverbindlicher und vertraulicher Abläufe (Verschlüsselung, Elektronische Signatur, Trust-Center u.ä.) auf dem Laufenden halten. Gegebenenfalls werden Regelungen getroffen, die diese Betriebsvereinbarung ergänzen.

8. Zugriffsrechte

Bei der Vergabe von Zugriffsrechten wird der Grundsatz der ganzheitlichen Sachbearbeitung beachtet, d.h. Tätigkeiten werden so zu "Rollen" zusammengefasst, dass sie eine größere Einheit sinnvollerweise zusammenzufassender Aufgaben mit genügend Belastungs- und Beanspruchungswechsel beinhalten. Spezialisierungen werden dort vorgenommen, wo die Tätigkeiten im Spektrum einer ganzheitlichen Bearbeitung entweder zu selten sind oder zu hohe spezielle Qualifikationen erfordern (z.B. zentrale Abwicklung von Pfändungen).

Für den Zugriff auf Mitarbeiterdaten gilt der Grundsatz der operativen Verantwortlichkeit, d.h. jeder Berechtigte erhält nur Zugriff auf die Daten desjenigen Personenkreises, für deren Bearbeitung er zuständig ist.

Die den Berechtigungen zugrundeliegenden Rollen sind in Anlage 2 dokumentiert Aus jeder Rollen-Beschreibung gehen der Umfang der Personaldaten, die Art des Zugriffs (lesen/schreiben), die erlaubten Programmfunktionen und die Organisationseinheit (Mitarbeiter, auf deren Daten zugegriffen werden darf) hervor.

Es ist zu beachten, dass an dieser Stelle strukturelle Entscheidungen über die Aufgaben und insbesondere den Kompetenzumfang der Personalabteilungen "versteckt" sind. Es wäre im Interesse beider Seiten, wenn die Personal-Service-Funktionen näher definiert würden.

9. Weitere Regelungen

Regelungen zu den folgenden Themen:

10. Verfahrensregelungen

Dem Konzernbetriebsrat werden einmal jährlich oder auf Antrag einer Seite der geplante Einsatz des Systems mitgeteilt. Es werden die mittel- bzw. längerfristige Konzernstrategie sowie die wichtigsten Projekte des Folgejahres behandelt. Dabei erfolgt eine Erörterung der Auswirkungen auf die Zahl der Arbeitsplätze sowie auf die Arbeitsqualität und eventuelle Beschäftigungsverschiebungen. Die Darstellung neuerer technischer Konzeptionen und die Haltung des Unternehmens dazu werden ebenfalls in die Beratung einbezogen.

10.1 Erweiterung der Systeme

Die wichtigsten Änderungen neuer Releases werden dem Konzernbetriebsrat erläutert. Bei dieser Information wird überprüft, ob die Grundsätze dieser Vereinbarung eingehalten sind.

Änderungen und Erweiterungen der Anlagen zu dieser Vereinbarung bedürfen des Einvernehmens zwischen dem Konzernbetriebsrat und der Arbeitgeberseite.

10.2 Initiativrecht

Ergeben sich aus der Anwendung der Systeme neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, oder macht der Konzernbetriebsrat Abweichungen von den Grundsätzen dieser Vereinbarung geltend, so wird auf Antrag einer der Parteien über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

10.3 Konfliktklausel

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen zwischen Unternehmen und Konzernbetriebsrat vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gem. § 76 Abs.5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

12. Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten, erstmals zum .... , gekündigt werden.