Microsoft SQL-Server Betriebsvereinbarung

Betriebsvereinbarung

über die Einführung und Anwendung eines Auswertungsprogramms für Personaldaten

MS-SQLServer/MS-Access

Das Unternehmen beschäftigt einige Tausend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und setzt ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem auf einem zentralen Großrechner ein, der demnächst abgeschafft wird. Dadurch bricht auch ein Personaldaten-Auswertungsprogramm zusammen, das bisher in eigenprogrammierter Form ebenfalls auf dem Großrechner zur Verfügung stand. Dieses Programm, mit dessen Hilfe die meisten Personaldatenauswertungen erstellt wurden, soll nun durch eine Client/Server-Lösung ersetzt werden. Als Server wird das Datenbanksystem Microsoft SQL-Server verwendet, als Front Ends für die Benutzerstationen Microsoft Access. Die PC-Datenbank Access wird aber nur für Masken und Anzeigeformulare, nicht zur Datenspeicherung benutzt. Vielen Anwendern sind die Standard-Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zur Unterstützung des Tagesgeschäfts der Personalabteilungen und vor allem zur Erstellung der Auswertungen zu schwerfällig, zu unflexibel und manchmal auch zu teuer. Sie suchen daher nach Lösungen, bei denen die Standardsysteme nur noch als "Abrechnungsmaschinen" im Hintergrund benutzt werden und alles andere über vorgeschaltete PC-Systeme erfolgt. In diesem Fall wird zu regelmäßigen Zeitpunkten dann eine Datenübertragung von dem Zentralsystem auf den PC-Server durchgeführt.

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Einführung und Anwendung eines Auswertungsprogramms für Personaldaten in der.... . Das neu einzurichtende System übernimmt aus dem zentralen Abrechnungssystem (z.B. PAISY, IPAS, SAP-HR usw.) regelmäßig monatlich Stamm- und Bewegungsdaten (PAISY-Satzarten 50 und 60, ....). Die Datenübermittlung erfolgt automatisch über eine feste Leitung. Das neue System ist nach Client/Server-Architektur aufgebaut und speichert die Personaldaten in einem Datenbankserver (z.B. MS SQL-Server oder ORACLE). Die Arbeitsstationen, die Zugriff auf den Server haben, befinden sich in einem abgeschlossenen Rechnernetz; auf den Server besteht ein Zugriff nur innerhalb dieses Netzes. In Anlage 1 ist die Architektur des Systems dargestellt.

2. Leistungsumfang des Systems

Mit Hilfe des Systems werden

festprogrammierte anonymisierte Statistiken im Rahmen eines dem Betriebsrat in einer Dokumentation vorliegenden Reportings zum Zwecke der Personalplanung und Personalwirtschaft erstellt und
Daten für bezüglich ihres Layouts nicht festgelegte Auswertungen und Statistiken gemäß den nachfolgenden Regelungen bereitgestellt.

Beide Seiten stimmen in der Bewertung überein, daß derzeit nur der letzte Teil des beschriebenen Leistungsumfangs einen Regelungsbedarf auslöst, weil das feste Reporting keine überwachungsgeeigneten Daten umfaßt.

3. Struktur der für Auswertungen und Statistiken bereitgestellten Daten

Anlage 2 enthält die monatlich aus dem zentralen Abrechnungssystem übernommenen Daten in Form von Beschreibungen der Datenbanktabellen des Servers für das lokale Arbeitsplatzrechnernetz der Personalabteilung.

Der Aufbau des Systems erfolgt in zwei Phasen. Die erste Phase lehnt sich an die Leistungen der seit ... betriebenen und durch das neue System abzulösenden Alt-Anwendung (APL-Programmierung) an; dabei werden für das laufende und abgeschlossene Kalenderjahr Datenbanktabellen mit monatlichen Datenbeständen zur Verfügung gestellt. Für weiter zurückliegende Zeiten werden nur Datenbanktabellen mit Datenbeständen zum Stichtag 31.Dezember zur Verfügung gestellt.

In einer zweiten Phase wird das System so ausgebaut, daß nicht nur stichtagsbezogene, sondern auch zeitraumbezogene Auswertungen und Statistiken erstellt werden können.

4. Zugriffsrechte

Kein Endbenutzer erhält Zugriffsrechte auf die aus dem zentralen Abrechnungssystem originalübertragenen Personaldaten auf dem Netzwerkserver. Zugriffsrechte werden nur auf dort eigens eingerichtete Benutzersichten (Views) vergeben.

Die Zugriffsrechte der Endbenutzer sind auf die Personalreferenten, die Statistikstelle und den Betriebsrat begrenzt.

Der Betriebsrat erhält die Möglichkeit eines Online-Zugriffs auf diejenigen Benutzersichten, die keine personenidentifizierenden Daten bereitstellen. Außerdem kann er die gemäß 2 c) erstellten Listen und Statistiken einsehen.

Die für die Systemverwaltung verantwortlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter werden darauf verpflichtet, im Rahmen ihrer Verwalter- oder Entwicklerberechtigung keinerlei Auswertungen vorzunehmen.

5. Spielregeln für die Einrichtung von Benutzersichten

Alle verwendeten Benutzersichten werden mit Angabe eines stichwortartigen Verwendungszwecks durch Aufführung der in der Benutzersicht zur Verfügung gestellten Daten sowie der eventuell angewendeten Auswahl- und/oder Summierungsregeln in Anlage 3 vereinbart.

Während der Phase 1 werden nur Benutzersichten gemäß Ziffer 5.1 und 5.2 eingesetzt.

5.1 Personenidentifizierbare Auswertungen

Es können Benutzersichten gebildet werden, bei denen die Person der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters erkennbar ist. Diese dürfen jedoch keine überwachungsgeeigneten Daten enthalten.

5.2 Anonymisierte Auswertungen

Anonymisierte Auswertungen sind solche Auswertungen, für deren Erstellung zwar pro Person ein Datensatz zur Verfügung steht, aber alle personenidentifizierenden Merkmale wie Name oder Personalnummer weggelassen werden. Solche Datensätze eignen sich insbesondere für Statistiken, bei denen die Summierung nicht im vorhinein festgelegt ist (z.B. Höhergruppierungen nach Vergütungsgruppen oder Organisationseinheiten oder nach grundfinanziertem/drittmittelfinanziertem Personal).

Die Zweckbestimmung für solche Auswertungen sind z.B. Analyse der Lohn- und Gehaltsstruktur, Unterstützung der Personalentwicklungsplanung.

5.3 Auswertungen mit summierten Daten

Für besonders überwachungsgeeignete Daten werden nur solche Benutzersichten gebildet, die summierte Daten enthalten (z.B. Kostenstelle, Zahl der Beschäftigten, Arbeitsstunden insgesamt, Fehltage usw.). Hierbei können Randbedingungen formuliert werden (z.B. die Vorschrift, daß Kostenstellen mindestens 5 Beschäftigte umfassen müssen und kleinere Kostenstellen zusammengefaßt werden).

Für Auswertungen, die sich über längere Zeiträume erstrecken, könnten ebenfalls solche Summendateien vereinbart werden (z.B. Entwicklung Stammstellenpersonal, Frauenanteil, Infrastruktur-Personalanteil).

5.4 Selektive Benutzersichten

Überwachungsgeeignete Daten, die vom zentralen Abrechnungssystem gemeinsam mit anderen Daten übermittelt werden, können in einer Benutzersicht durch Vorschalten von logischen Filtern abgetrennt werden, so daß die Benutzersicht keine überwachungsgeeigneten Daten mehr enthält. Dies dient z.B. zur Darstellung von Urlaubsdaten im Rahmen einer Urlaubsplanung, ohne daß ein Zugriff auf krankheitsbedingte Fehlzeiten möglich wäre.

6. Allgemeine Verarbeitungsgrundsätze

Es besteht Einvernehmen, daß PC-Programme (insbesondere Tabellenkalkulationen) lediglich zur Ergebnisdarstellung von Ausarbeitungen und Auswertungen, nicht aber zur dauerhaften Speicherung von Personaldaten benutzt werden.

Es werden keine PC-Personaldatenbanken neben dem zentralen Abrechnungssystem und der Server-Datenbasis aufgebaut.

Insbesondere ist es nicht erlaubt, Personaldaten auf bewegliche Rechner (Notebooks usw.) oder bewegliche Datenträger zu kopieren und aus dem Betrieb mitzunehmen.

Alle Benutzer werden auf die Einhaltung der Regelungen dieses Abschnitts ausdrücklich verpflichtet.

7. Kontrollrechte für den Betriebsrat

Der Betriebsrat erhält das Recht,

mittels eines Datenbankmanagement-Programms die vorhandenen Datenbanktabellen und Benutzersichten auf dem Server jederzeit einsehen zu können,
durch Stichprobenkontrollen zu überprüfen, daß auf den Arbeitsstationen keine Personaldatenbanken eingerichtet sind.

Ergibt sich ein begründeter Verdacht, daß die vereinbarten Regelungen nicht eingehalten werden, so kann der Betriebsrat darauf bestehen, daß auf der Back-end-Serverseite eine elektronische Zwangsprotokollierung eingeführt wird, die alle Neueinrichtungen, Veränderungen und Löschungen von Datenbanktabellen, Benutzersichten und Zugriffsrechten umfaßt und vom Betriebsrat jederzeit eingesehen werden kann.

8. Änderungen und Erweiterungen

Änderungen und Erweiterungen der Anlagen 2 und 3 bedürfen des Einvernehmens zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat.

Macht der Betriebsrat geltend, daß Auswertungen gemäß Ziffer 2 a) bis c) zur Überwachung von Leistung oder Verhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern herangezogen werden, so kann er eine diese Vereinbarung ergänzende Regelung verlangen; über diese ist mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung zu verhandeln.

Kommt das Einvernehmen nicht zustande, entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle. Die Einigungsstelle entscheidet auch bei Meinungsverschiedenheiten über die Auslegung dieser Betriebsvereinbarung.

9. Schlußbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterschrift in Kraft. Sie löst die Vereinbarung vom ... ab. Sie kann mit einer Frist von ... , frühestens jedoch zum .... gekündigt werden.