Betriebsvereinbarung zur Einführung und Anwendung eines arbeitsmedizinischen Systems

in der Medizinischen Abteilung des ....

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Einführung und Anwendung des arbeitsmedizinischen Systems MatrixMedical der Firma M&N in der Firma .......

2. Zielsetzung

Das System dient der Erfüllung des gesetzlichen Auftrags, die Gesundheitsvorsorge für die Beschäftigten zu verbessern und die Voraussetzungen für die Prävention arbeitsbedingter Gesundheitsgefährdungen bzw. Erkrankungen zu schaffen.

Die Arbeitsmedizinische Abteilung bietet dabei über ihre rechtlich geregelten Aufgaben hinaus den Beschäftigten einen freiwillig nutzbaren Beratungs- und Betreuungsdienst an und wird sich um das Vertrauen für dieses Angebot in der Belegschaft einsetzen.

Ziel dieser Vereinbarung ist es, die genannten Ziele zu verbinden mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das System wird nicht zu Verhaltens- oder Leistungskontrollen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwendet.

 

3. Systemarchitektur

Aufgrund des hohen Sensibilitätsgrades der gespeicherten arbeitsmedizinischen Daten gelten besondere Schutzregelungen für die Auslegung des Systems. Es wird in einem logisch geschlossenen Teilnetz eingesetzt, so dass nur kontrollierte Verbindungen nach außen und von außen in das Netz erfolgen können. Die Verbindungen nach außen betreffen das SAP-System (Finanzbuchhaltung), die Nutzung des E-Mail-Systems und den Internet-Zugang. Die an die Buchhaltung der Finanzabteilung übermittelten Leistungsabrechnungen dienen ausschließlich zu Abrechnungszwecken, enthalten nur Beschreibungen erbrachter ärztlicher Leistungen ohne Personenbezug und werden von dort nicht an andere Stellen weitergegeben.

Die Netzwerkzone wird autonom verwaltet und ist insbesondere selber für ihre Datensicherung zuständig; ein Zugriff von außen auf Rechner der Zone (z.B. mittels einer Netzwerkverwaltungssoftware) wird nicht eingerichtet.

Die Arbeitsstationen der Benutzer werden so eingerichtet, dass diese keine eigene Software installieren und die Diskettenlaufwerke nicht benutzen können.

Anlage 1 zeigt eine graphische Übersicht über die Struktur des arbeitsmedizinischen Teilnetzes; aus dieser Übersicht gehen auch die Beziehungen zum Gesamtnetz des Unternehmens hervor.

 

4. Personaldaten im System

In Anlage 2 sind die im System MatrixMedical gespeicherten Stammdaten vereinbart. Dabei sind die aus dem Personalabrechnungssystem übernommenen Stammdaten besonders gekennzeichnet.

Die Stammdaten werden regelmäßig monatlich aus dem Abrechnungssystem über eine Datenschnittstelle automatisch übermittelt. Ein Transfer in umgekehrte Richtung findet nicht statt.

Weitere Datenschnittstellen bestehen zur Abteilung Arbeitssicherheit (Erhalt von Untersuchungsaufträgen, Übermittlung von Bescheinigungen gemäß geltender rechtlicher Regelungen) und zur Finanzabteilung (Übergabe von Leistungsabrechnungen).

 

5. Nutzungsumfang des arbeitsmedizinischen Anwendungssystems

Das Anwendungssystem MatrixMedical lässt sich in die drei Hauptfunktionskreise Verwaltungs-, Betreuungs- und Auswertungssystem unterteilen:

5.1 Verwaltungssystem

Das System dient der administrativen Unterstützung des arbeitsmedizinischen Betriebs mit Terminüberwachungen, Führung der Vorsorgekartei, Ausstellung von Bescheinigungen und der Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten und ähnlichen Aufgaben.

5.2 Unterstützung der medizinischen Versorgung

In diesem Systemteil werden die medizinischen Befunde und ärztlichen Leistungen dokumentiert. Soweit in Anzeigen des Systems Personen identifiziert sind, bestehen nur Zugriffe auf die Daten einzelner Personen (Anzeigen, Bescheinigungen, Abrechnungen).

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, auf Anfrage die über sie gespeicherten Stammdaten und die Befunde einzusehen und sich wahlweise ausdrucken zu lassen.

 

5.3 Auswertungsteil

Es werden nur anonymisierte Auswertungen im Rahmen der unter Ziffer 2 genannten Zielsetzung erstellt.

Ausschließlicher Zweck der aus der Medizinischen Abteilung herausgegebenen Auswertungen ist die Einleitung von arbeitsmedizinischen Abhilfemaßnahmen, die sich auf Verbesserungen der Arbeitsstätte und der Arbeitsabläufe sowie gesundheitsfördernde Maßnahmen beziehen. Die Auswertungen aus dem System werden im ASA behandelt. Er berät weiter über gegebenenfalls aus den Auswertungen abzuleitende Maßnahmen und deren Erfolgskontrolle.

In bisher abgeschlossenen Betriebsvereinbarungen wurden Auswertungen sensibler personenbezogener Daten durch Muster der erlaubten Ausgaben vorab festgelegt. Durch eine solche Regelung würde die Nutzung modernerer Möglichkeiten auf der Arbeitsplatzrechnerebene aber sehr stark eingeschränkt. Da beide Seiten Erfahrungen im Umgang mit variablen Auswertungswerkzeugen und hochsensiblen Mitarbeiterdaten bisher fehlen, vereinbaren sie für die Dauer von fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Betriebsvereinbarung die folgende Pilotregelung:

Nach Ablauf der Frist findet eine gemeinsame Bewertung der Erfahrungen statt. Dabei wird eine einvernehmliche Regelung über die dauerhafte Fortsetzung dieses Verfahrens oder über ein alternatives Verfahren getroffen.

Es dürfen nur solche Auswertungen außerhalb der Medizinischen Abteilung gegeben werden, die keine Identifizierung von Einzelpersonen mehr zulassen.

Der Zugang zu diesem Systemteil ist nur für Ärzte und nur im Rahmen einer gesonderten Berechtigung möglich, die keinen Zugriff auf die Funktionen der anderen Systemteile (Verwaltungsfunktionen, Betreuungsfunktionen) erlaubt.

6. Verarbeitungsgrundsätze

Alle im System MatrixMedical gespeicherten personenbezogenen Daten unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht.

Das arbeitsmedizinische Anwendungssystem speichert seine Daten auf einem zentralen Datenbankserver und wird so eingerichtet, daß nur über das Anwendungsprogramm MatrixMedical ein Zugriff auf die Datenbank möglich ist, also ein Zugriff mit weiteren Softwarewerkzeugen (z.B. MS Access, Office-Programme, SQL-Werkzeuge) ausgeschlossen ist.

Abgeschlossene Befunddaten können nicht verändert oder gelöscht werden. Bei Korrekturen erfolgt ein neuer Eintrag mit entsprechender Kommentierung.

Die Daten der Beschäftigten des Unternehmens bilden einen eigene Mandantenkreis, auf den von anderen Mandanten aus kein Zugriff möglich ist.

Es werden keine Datenbanken mit im MatrixMedical-System gespeicherten Daten neben der Zentraldatenbank des arbeitsmedizinischen Anwendungssystems aufgebaut, weder auf Arbeitsplatzebene noch auf Serverebene. Es besteht Einvernehmen darüber, daß PC-Programme, insbesondere Office-Programme nur zur Ergebnisaufbereitung und -darstellung, nicht jedoch zur dauerhaften Speicherung personenbezogener Arbeitnehmerdaten verwendet werden.

 

7. Zugriffsrechte

Die Struktur der vergebenen Berechtigungen ist in Anlage 3 vereinbart.

Alle Personen, die unmittelbar mit dem System umgehen (Systembenutzer) und auch alle Personen, die bei der Wartung oder bei der Wahrnehmung von Prüfungs- und Kontrollfunktionen unter Umständen Einblick in personenbezogene Daten erhalten können, sind vorher über das Patientengeheimnis zu belehren und auf dessen Einhaltung zu verpflichten.

 

8. Kontrolle der Systemnutzung

Das Anwendungsprogramm wird so installiert, daß die Vergabe, Änderungen und Löschungen von Benutzerberechtigungen elektronisch zwangsprotokolliert werden. Der Betriebsrat hat das Recht, dieses Protokoll jederzeit einzusehen und sich ausdrucken zu lassen.

 

9. Mitarbeiterschulung

Für alle Benutzer wird eine Grundschulung (Dauer zwei Tage) unmittelbar vor Inbetriebnahme des Systems durchgeführt. In dieser Schulung wird neben der Erläuterung der Bedienfunktionen auch ein Überblick über die Funktionalität des Gesamtsystems sowie die Datenschutzmaßnahmen und das Gebot der ärztlichen Schweigepflicht vermittelt.

Den Benutzern des Systems steht eine Ansprechperson der Medizinischen Abteilung ("Key User") zur Verfügung, an die sie sich bei Fragen und Problemen mit der Handhabung des Systems wenden können.

 

10. Änderungen und Erweiterungen

Der Betriebsrat wird über alle strukturellen Änderungen der Software, insbesondere vor dem Einsatz neuer Versionen, informiert. Es erfolgt eine Beratung darüber, ob die Bestimmungen dieser Vereinbarung noch eingehalten werden können; gegebenenfalls werden Verhandlungen über ergänzende Bestimmungen mit dem Ziel einvernehmlicher Regelung aufgenommen.

Änderungen der Anlagen 1, soweit die Struktur des Netzwerkes betroffen ist, und Änderungen der Anlagen 2 und 3 sind nur in gegenseitigem Einvernehmen möglich.

In den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen von Arbeitgeber und Betriebsrat vorsieht, entscheidet im Falle der Nichteinigung eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

 

11. Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von drei Monaten, frühestens jedoch zum 31.12.200x gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung.