Das System teilt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach einem Push-Verfahren sog. Work Items zu. Ein Work Iten kann ein Telefonanruf (Call), eine Mailbearbeitung, ein Fax, eine Anfrage aus dem Internet oder ein digitalisiertes Schreiben sein.
Das System ermittelt automatisch die verbrauchten Arbeitszeiten pro Work Item. Die Auswertung dieser Daten wird im Reporting geregelt. Unterbrechungen der Bearbeitung müssen als sogenannte Sekundärzeiten von den Beschäftigten eingegeben werden. Folgende Sekundärzeiten werden vereinbart:
siehe auch: Zeitarten in der PEP