Einführung und Anwendung eines Skill Management Systems

            Summary

            1. Die Speicherung von Qualifikationsanforderungen für als "Rollen" bezeichnete Aufgabenfelder wird erlaubt.
            2. Dabei dürfen nur Fach- und Methodenkompetenzen erhoben werden. Die Erfassung von Verhaltenskompetenzen wird ausdrücklich ausgeschlossen. Der Betriebsrat hat ein Veto-Recht bei der Einführung neuer oder der Veränderung bestehender Methoden-Kompetenzen.
            3. Die Erfüllung dieser Anforderungen durch die MitarbeiterInnen wird nicht im System erfasst, es darf lediglich in ja/nein-Form gespeichert werden, welche "Rollen" eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ausfüllen kann.
            4. Die in den persönlichen EntwicklungsGesprächen vereinbarten Qualifizierungsmaßnahmen werden im System dokumentiert; die Durchführung soll kontrolliert werden.
            5. Die MitarbeiterInnen können alle über sie gespeicherten Daten einsehen und erhalten eine Rückmeldemöglichkeit zu den dokumentierten Qualifikationsanforderungen.
            6. Die Mitbestimmung des Betriebsrats wird durch Einführung eines Initiativrechts als "unverbraucht" vereinbart. Das Unternehmen will eine vorausschauende Personalplanung und Personalentwicklungsplanung einführen und einen Überblick über die derzeit bei den verschiedenen Mitarbeitergruppen vorhandenen Qualifikationen und Qualifikationsdefiziten erhalten.

    In einem ersten Schritt sollen vor dem Hintergrund eines - sehr umfangreich ausgefallenen - Kategoriengerüst die Anforderungen der jeweiligen Funktionen beschrieben werden. Es handelt sich also nicht um klassische Stellenbeschreibungen, auch nicht um bloße Arbeitsplatzanforderungen, sondern um Rollenbeschreibungen. Dahinter steckt die Auffassung, dass ein Beschäftigter durchaus mehrere solcher Rollen innehaben kann und dann alle diese Qualifikationsanforderungen, die mit den verschiedenen Rollen verbunden sind, erfüllen muss. Beispiele für solche Rollen sind

        • Anwendungsentwickler,
        • Netzwerkadministrator oder
        • Sachbearbeiter Innendienst,
        • Sachberarbeiter Außendienst, aber auch
        • Projektleiter oder Abteilungsleiter Vertrieb.

    Im nächsten Schritt sollen dann die Beschäftigten selber ihre Qualifikationen beschreiben (Selbsteinschätzung). Sie sollen dazu dasselbe Formular benutzen, mit dessen Hilfe die Qualifikationsanforderungen beschrieben sind. In einem persönlichen Gespräch mit ihrem Vorgesetzten wird die Selbsteinschätzung der Qualifikation erörtert und ein Qualifikationsprofil des Mitarbeiters erstellt.

    Alle beschriebenen Profile werden in einer Datenbank gespeichert. Auswertungen sollen konkrete Recherchen nach Personen mit bestimmten Qualifikationen erlauben. Außerdem soll der Qualifizierungsbedarf für das zukünftige Aus- und Weiterbildungsangebot ermittelt werden.

    Der Betriebsrat des betroffenen Unternehmens hatte Einwände gegen dieses geplante Vorgehen und hat seinerseits das folgende Konzept erarbeitet:


1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung eines computerunterstützten Skill Management Systems bei ... (und ergänzt die bereits bestehende SAP-HR-Vereinbarung vom..... ). Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Daten mit Hilfe des Systems verarbeitet werden.

Die im einzelnen eingesetzten Softwarekomponenten sind mit einer stichwortartigen Beschreibung ihres Leistungsumfangs in Anlage 1 aufgelistet.

      Anlage 1 umfasst z.B. das SAP-R/3-System HR, Modul PD und eine damit verbundene Lotus-Notes-Anwendung.


2. Zielsetzung

Mit Hilfe des Systems sollen Aufgaben der Personalentwicklung unterstützt werden, insbesondere

Aufgabe dieser Vereinbarung ist es, die genannten Unternehmensziele zu verbinden mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

 

3. Architektur des Systems

Entlang der definierten Kerngeschäftsprozesse .... werden Rollen definiert; sie stellen Beschreibungen der von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erfüllenden Aufgaben dar, für die sich Qualifikationsanforderungen in Form von Qualifikationsprofilen beschreiben lassen. Rollen im Sinne dieser Vereinbarung können auch Aufgabenfelder sein, die einer Projektgruppe zugeordnet werden, die dann in eigener Kompetenz über die weitere Aufteilung entscheidet.

Das eingesetzte Modul ist Teil der .....Anwendung und mit einer ..... -Anwendung verbunden. Weitere Schnittstellen werden nicht realisiert. Die Nutzung des Moduls erfolgt nur in dem in dieser Vereinbarung beschriebenen Umfang.

 

4. Qualifikationsprofile

Qualifikationsprofile stellen Soll-Anforderungen der zur Erfüllung eines in einer sog. Rolle beschriebenen Tätigkeits- bzw. Aufgabenmusters dar. Sie haben die Vorgaben aus der Unternehmensstrategie zu berücksichtigen und werden in Workshops, an denen betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt sind, näher konkretisiert.

 

    4.1 Dokumentation

    Der jeweilige Stand der definierten Rollen ist - gegliedert nach den Organisationsbereichen des Unternehmens - in Anlage 2 dokumentiert. Es besteht Einvernehmen darüber, dass die Zahl der unterschiedlichen Rollen überschaubar bleibt und die den Rollen zugewiesenen Aufgaben nicht zu differenziert sind. Sie sollen vielmehr dem Grundsatz ganzheitlicher Sachbearbeitung folgen.

     

    4.2 Fach- und Methodenkompetenz

    Bei der Definition der Qualifikationsanforderungen wird unterschieden zwischen

    • Fachkompetenz und
    • Methodenkompetenz.

    Unter Fachkompetenz wird die Beherrschung sachlicher Inhalte verstanden, die für die Ausübung einer "Rolle" erforderlich sind.

    Methodenkompetenz dagegen umfasst das auf das Vorgehen bei der Erfüllung einer Rolle konzentrierte Wissen. Im Sinne dieser Vereinbarung fallen darunter jedoch keine Beschreibungen von Charaktereigenschaften oder Verhaltensweisen, wie sie in den (halbjährlich durchgeführten) Mitarbeitergespächen unter Zusammenarbeit, Leistungsbereitschaft, Einsatz und Initiative, Entscheidungsfähigkeit oder Kundenorientierung beschrieben werden. Auch Fähigkeiten kognitiver Art (z.B. etwas schnell begreifen) oder emotionaler Art (z.B. positives Denken) fallen nicht unter Methodenkompetenz im Sinne dieser Vereinbarung. Verhaltensweisen wie

    • schnelles sich Einstellen auf veränderte neue Sachlagen,
    • schnelle Reaktion bei akuten Problemen und Behalten der Übersicht,
    • Erkennen von Aufgaben und Problemen aus eigenem Antrieb,
    • Bereitschaft zur Fortbildung

    beschreiben Charaktereigenschaften, Fähigkeiten oder Verhaltensweisen und gehören daher ebenfalls nicht zur Methodenkompetenz.

    Der Betriebsrat kann den in Anlage 2 unter Methodenkompetenz beschriebenen Anforderungen widersprechen. Macht er von diesem Recht Gebrauch, so ist über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung zu verhandeln.

     

    4.3 Abgrenzung gegen Verhaltenskompetenz

    Die Beschränkung auf die Berücksichtigung von Fach- und Methodenkompetenz und damit die Ausklammerung von Verhaltens- und sozialer Kompetenz erfolgt zum derzeitigen Zeitpunkt wegen der Schwierigkeiten, die sich aus der nicht objektivierbaren Messbarkeit dieser Kompetenzen ergeben, wenn es um deren Ausprägung bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geht. Die Feststellung, wer in welcher Abstufung über eine solche Kompetenz verfügt, stellt eher eine Beurteilung dar. Deren Durchführung setzt aber einen auf breiter Basis gelebten und erfahrbaren Grundkonsens der Unternehmenskultur voraus.

    Unternehmen und Betriebsrat bekräftigen ihre Absicht, diesen Grundkonsens zu entwickeln, so dass er für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine erfahrbare Realität darstellt. Beide Seiten teilen aber die Auffassung, dass es zur Zeit noch zu früh ist, Fragen der Verhaltens- oder Sozialkompetenz in das - weitgehend formalisierte - Skill Management System aufzunehmen.

    Unter Verhaltenskompetenz sind vielmehr übergeordnete Ziele (Meta-Ziele) angesprochen, die von grundsätzlicher Bedeutung in jeder Arbeitssituation sind und daher an nahezu alle Rollen als Anforderungen zu richten wären wie z.B.

    • Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit KollegInnen und Führungskräften (Teamfähigkeit),
    • Engagement,
    • schnelle und präzise Informationsweitergabe,
    • selbständiges Arbeiten
    • Eventuell sollten an dieser Stelle noch weitere Beispiele aufgeführt werden.

     

    4.4 Abstufung der Anforderungen

    Die in den Qualifikationsprofilen aufgeführten Kompetenzen werden in vier Abstufungen qualifiziert:

    0 entfällt: keine Kenntnisse erforderlich;

    1 kennen: Mitarbeiterin oder Mitarbeiter hat Überblickswissen, kann das Thema einordnen und unter Anleitung in dem Thema arbeiten;

    2 können: Mitarbeiterin oder Mitarbeiter hat bereits praktische Erfahrungen mit dem Thema und kann (im Rahmen der 80:20-Regel) in dem entsprechenden Sachgebiet bzw. gemäß dem Thema selbständig arbeiten;

    3 beherrschen: Mitarbeiterin oder Mitarbeiter kann selbständig und routiniert in dem Thema arbeiten.

    Alle Skill-Anforderungsprofile beschreiben die durchschnittlich zu erwartenden Normalanforderungen, nicht die Mindestanforderungen an die jeweilige "Rolle".

     

5. Bewertung der Qualifikationsanforderungen

    5.1 Selbsteinschätzung

    Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird im Intranet eine Softwarefunktion zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe sie sich die Anforderungen an die für ihre Arbeit zutreffende Rollen für sich selbst als Tabellen-Datei ausgeben oder sich ausdrucken können. Diese Hilfsmittel stehen ihnen zur Verfügung, um den Erfüllungsgrad der Qualifikationsanforderungen als Selbsteinschätzung zu dokumentieren. Es erfolgt keine Speicherung an einer anderen Stelle, insbesondere nicht im Zentralsystem des Skill Managements.

    Für den Fall, dass sie von dem Angebot Gebrauch machen, ihr Anforderungsprofil als Datei zu speichern, steht ihnen dafür Speicherplatz in ihrem persönlichen Laufwerk zur Verfügung, auf das nur sie selbst (oder von ihnen ausdrücklich autorisierte Personen) Zugriff haben. Die Systemadministratoren sind darauf zu verpflichten, diese Regelung einzuhalten.

    Ein Ausdruck dieses Profils oder das ausgefüllte Formular kann von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen ihres halbjärlich stattfindenden Mitarbeitergesprächs verwendet werden; die Entscheidung über die Benutzung des Profils liegt allein bei den Betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

     

    5.2 Fremdeinschätzung

    Im Rahmen des Mitarbeitergesprächs hat der Vorgesetzte die Möglichkeit, seine Bewertung des Erfüllungsgrades der einzelnen Qualifikationsanforderungen der von ihm einzuschätzenden Personen vorzunehmen. Dazu werden geeignete Formulare zur Verfügung gestellt, die sich mit Hilfe des Systems ausdrucken lassen.

    Das Ergebnis der Bewertung wird nur als schriftliches Dokument festgehalten und nicht an zentraler Stelle gespeichert. Im System werden pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter lediglich die Rollen, die sie zur Zeit ausfüllen können, dokumentiert, ohne dass dabei eine Abstufung des Erfüllungsgrades dieser Rollen vorgenommen wird.

    Diese Dokumentation wird in erster Linie als Hilfsmittel für die Planung der Zusammensetzung von Projektgruppen zur Verfügung gestellt. Der Aufbau der entsprechenden Infotypen bzw. Datenbanktabellen ist in Anlage 3, alle mit Zugriff auf diese Tabellen erstellbaren Auswertungen mit Angaben des zugriffsberechtigten Personenkreises sind in Anlage 4 vereinbart.

     

    5.3 Dokumentation der Qualifizierungsmaßnahmen

    Alle im Rahmen von Zielvereinbarungs- bzw. Mitarbeitergesprächen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vereinbarten Qualifizierungsmaßnahmen werden an einer zentralen, bei der Personalentwicklung anzusiedelnden Stelle gesammelt und im System dokumentiert. Die entsprechenden Datenbanktabellen (bzw. SAP-Infotypen) sind ebenfalls in Anlage 3 vereinbart.

    Die Speicherung dient dem Nachweis der geplanten und durchgeführten Maßnahmen; Auswertungen dienen vor allem der Prognose des künfitgen Qualifizierungsbedarfs.

    Zugriff haben die Personalabteilung, die zentrale für Personalentwicklung zuständige Stelle auf alle Daten, die jeweiligen Führungskräfte auf die Daten der Personen ihrer Organisationseinheit sowie die betroffenen Personen selbst auf ihre eigenen Daten.

    Die Durchführung vereinbarter Qualifizierungsmaßnahmen wird als Muss-Ziel in alle Zielvereinbarungen aufgenommen, die mit Führungskräften abgeschlossen werden.

     

6. Rechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Qualifikations-Anforderungsprofile sind im unternehmensinternen Intranet allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Einsicht zugänglich.

        Diese Einsicht-Funktion sollte kein ellenlanger Textwüsten-Sammlung zum Totscrollen sein, sondern in einer ansprechenden interaktiven Form präsentiert werden, z.B. man wählt den Bereich aus und sieht dann die dort definierten "Rollen". Diese kann man dann anklicken, und die einzelnen Anforderungen mit ihren jeweils verlangten Skill-Levels werden sichtbar.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, ihre Meinung, Kommentare oder Fragen zu den Qualifizierungsanforderungen in einer Problem- und Lösungsdatenbank zu äußern. Diese wird von einer zentralen, bei der Personalentwicklung anzusiedelnde Stelle bearbeitet.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ebenfalls das Recht, das gesamte Qualifizierungsangebot sowie unter einem persönlichen Kennwort die über sie gespeicherten Rollen-Eignungen und Qualifizierungsmaßnahmen (geplante und durchgeführte) einzusehen.

 

7. Änderungen und Erweiterungen

Einmal jährlich oder auf Antrag einer Seite findet eine gemeinsame Beratung zwischen Unternehmen und Betriebsrat statt, bei der insbesondere die in Anspruch genommenen Qualifizierungsmaßnahmen, das aktuelle Qualifizierungsangebot sowie die längerfristigen Konsequenzen für die Personalentwicklung erörtert werden.

Anlage 2 (Rollen mit ihren Qualifikationsanforderungen) ist bezüglich der sich auf die Fachkompetenz beziehenden Anforderungen auf dem laufenden Stand zu halten.

Über alle Änderungen und Erweiterungen der sich auf die Methodenkompetenz beziehenden Anforderungen wird der Betriebsrat vor Aufnahme in die Anlage schriftlich informiert. Widerspricht der Betriebsrat nicht innerhalb einer Frist von sechs Wochen, so wird die Anlage entsprechend ergänzt. Gleiches gilt, wenn in einer streitigen Frage über die Aufnahme einer Methodenkompetenz Einvernehmen erzielt worden ist.

Änderungen und Erweiterungen der Anlagen 3 (persönliche Daten) und 4 (Auswertungen) bedürfen ebenfalls des gegenseitigen Einvernehmens.

Ergeben sich aus der Anwendung des Systems neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, so kann der Betriebsrat verlangen, dass über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt wird.

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

 

8. Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von... gekündigt werden. Sie erlischt ferner, wenn sie durch eine neue Vereinbarung über die Computerunterstützung des gesamten Personalmanagements (Skills, Beurteilungs- und Entwicklungsgespräche, Zielvereinbarungen, Personalplanung, Nachwuchsförderung) abgelöst wird ("Personalwirtschaft aus einem Guss").

Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung.

Werden Informationen unter Verletzung von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen oder weiterverarbeitet, so sind sie als Beweilmittel zur Begründung personeller Maßnahmen nicht mehr zulässig.

 

Anlagen:

    1 Überblick über die Softwarekomponenten des Skill Management System

    2 Anforderungs-Qualifikationsprofile

    3 Inhaltsübersicht Infotypen bzw. Datenbanktabellen mit personenbezogenen Informationen über Rollen-Eignung und Qualifizierungsmaßnahmen

    4 Auswertungen, die mit Zugriff auf die in Anlage 3 dokumentierten Daten erstellt werden können