Taleo ist eine Miet-Software (Service On Demand). Das System wird von dem gleichnamigen Dienstleister(Standort in den USA) mit den Daten des betroffenen Unternehmens betrieben. Besondere Probleme entstehen, wenn der Server-Standort in einem Land ohne Datenschutzgesetz liegt.

Betriebsvereinbarung zum Einsatz des Bewerbersystems Taleo

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Gesamtbetriebsvereinbarung regelt den Einsatz des Software-Systems Taleo Enterprise Edition zur Unterstützung des Personalbeschaffungsmanagements bei der Firma .... . Es werden sowohl interne als auch externe Bewerbungen unterstützt.

Zielsetzung

Der Einsatz der Software soll insbesondere dazu dienen, den Bewerbungsprozess von der Ausschreibung der Positionen bis zur Stellenbesetzung zu beschleunigen und für alle Beteiligten transparenter zu gestalten. Diese Vereinbarung dient dazu, die genannten Ziele mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für alle betroffenen Personen zu verbinden.

Systemarchitektur

Das System wird im Konzern .... weltweit eingesetzt und gemäß einem Application-Server-Prinzip durch den Dienstleister Taleo, der das Programm mit den Daten von [Name der Firma] betreibt.

Ablauf des Bewerbungsprozesses

Alle Stellen werden im System ausgeschrieben und können weltweit – ohne Einschränkung der Berechtigung – im Intranet des Konzerns eingesehen werden. Für die Beschreibung der Stellen steht eine elektronische Bibliothek mit Muster- bzw. Beispieltexten zur Verfügung. Eine Ausschreibung wird für das System erst nach Durchführung eines Qualitäts- und Compliance-Tests durch den zuständigen Personalreferenten in Absprache mit dem betroffenen Linienvorgesetzten freigegeben. Neu eingegebene Texte können von dem Personalreferenten in die Beispieltexte-Bibliothek aufgenommen werden.

 

An dieser Stelle wäre auch eine Beschreibung der bei Bewerbungen abgefragten Skills und der Skill Level nützlich. Es sollte erreicht werden, dass möglichst nur nach objektiv bewertbaren Skills gefragt wird; dagegen soll ausgeschlossen werden, dass rein subjektive Beurteilungen erfragt werden, wie das bei den sog. Soft Skills (Kritikfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit usw.) oft der Fall ist. Vielleicht ist es auch gut, die sog. Skill Level (z.B. kennen – können – beherrschen...) in der Vereinbarung festzulegen, damit diese nicht unterschiedlich gehandhabt werden. Siehe auch Skill Management.

Den Bewerbern wird die Registrierung für einen Bewerber-Pool angeboten; dies ist Voraussetzung für die Teilnahme an einer konkreten Bewerbung, kann aber auch unabhängig von einer konkreten Bewerbung erfolgen, z.B. um das Interesse an künftigen Ausschreibungen zu signalisieren.

Es wird nicht zwischen internen und externen Bewerbern unterschieden.

In Anlage 1 sind die pro Teilnehmer im Bewerberpool gespeicherten persönlichen Daten (Stammdaten) vereinbart.

Jeder Bewerber hat Zugriff auf seine eigenen Stammdaten und kann sie verändern und löschen; dabei erfolgt die physische Löschung im System automatisch, sobald der betroffene Benutzer an keinem laufenden Bewerbungsverfahren mehr beteiligt ist.

Wenn für die Dauer von zwölf Monaten kein Kontakt zwischen Bewerber und System erfolgt, so erhält der Bewerber eine automatisch erzeugte Mail mit einer Nachfrage, ob er weiter am Verbleib seiner Daten im Bewerberpool interessiert ist. Lehnt er dies ab [oder: Stimmt er nicht ausdrücklich zu], so werden seine Daten gelöscht. Dieser Vorgang erfolgt programmgesteuert, ohne dass eine Person Einsicht in die Daten nimmt.

Die für eine konkrete Bewerbung abgefragten zusätzlichen Daten richten sich nach der Art der Stelle. Die in allen Bewerbungen unabhängig von der Art der Stelle verwendeten Daten sind in Anlage 2 vereinbart. Hierunter fallen insbesondere die Angaben über die Herkunft der Bewerbungsinformation und die Bewertung der Bewerbung durch den Linienmanager und den Personalreferenten.

Jeder Bewerber kann seine Bewerbung jederzeit zurückziehen; in diesem Fall wird der Zugriff auf die das Bewerbungsverfahren betreffenden Daten für Linienvorgesetzte und Personalreferenten gesperrt, und nach Abschluss der betroffenen Bewerbung erfolgt eine automatische Löschung.

Eine automatisierte Auswahl von Bewerbern durch das System wird ausdrücklich ausgeschlossen. Das System stellt lediglich Suchkriterien zur Verfügung, nach denen sich Linienvorgesetzte und Personalreferenten die Bewerbungen anzeigen lassen können. Dabei kann der gewünschte Grad der Übereinstimmung der Suchkriterien mit den Angaben der sich bewerbenden Person eingestellt werden.

Die zulässigen Suchkriterien könnten an dieser Stelle in der Vereinbarung festgelegt werden, z.B. als eine Liste, aus der für einen einzelnen Bewerbungsvorgang eine Auswahl getroffen werden kann.

Die Bewerber können durch ihr ausdrücklich gegebenes Einverständnis veranlassen, dass ihre Bewerbung für andere Stellen mit ähnlichem Anforderungsprofil benutzt werden kann.

Kritisch ist die Speicherung aller Bewerbernamen (abgewiesene und angenommene) bei den Stellen. Begründet wurde dies seitens der Softwarefirma mit der Erfordernis für die Produktion von statistischen Auswertungen. Dazu reichen aber quantitative Angaben aus (z.B. Zahl der Bewerber intern oder extern).

Der Umgang mit der Schwerbehinderten-Information stellt ein datenschutzrechtliches Problem dar. Es ist zu klären, ob dazu im Text der Vereinbarung eine Regelung erfolgen oder ob dies auf die Anlage 1 verwiesen werden soll.

Bewerbungen außerhalb des Systems

Insbesondere den internen Bewerbern wird angeboten, neben dem elektronischen Weg ihre Bewerbung auch anhand schriftlicher Unterlagen vorzunehmen. Dazu wird in  der Stellenausschreibung eine Adresse veröffentlicht, an die sie sich wenden können.

Der Bereich Personal stellt dazu Kiosk-Rechner zur Verfügung, die benutzt werden können, um unter Wahrung von Diskretion ihre Eingaben vorzunehmen.

Wird davon nicht Gebrauch gemacht, so muss die bewerbende Person ihre Zustimmung erteilen, dass die Daten eines ausgefüllten Bewerbungsbogens von einem Personalreferenten in das System eingegeben werden. Sie erhalten dann einen Mail-Account, mit dessen Hilfe sie an einem Kiosk-PC Mitteilungen des Systems abrufen können. Das weitere Verfahren richtet sich nach den Bestimmungen der Ziffer 4.

Datenschutz

Die Speicherung der Daten erfolgt auf einem Server des Dienstleistungs-Anbieters, derzeit in [Standort des Servers]. Ein Wechsel des Server-Standortes wird dem Gesamtbetriebsrat mitgeteilt.

Persönliche Daten werden nur entsprechend den Vorschriften des deutschen Datenschutzrechts erhoben, verarbeitet und genutzt; dies wird durch entsprechende Verträge zwischen der [Name der Firma] und der Konzernzentrale einerseits sowie der Konzernzentrale und dem Dienstleister Taleo andererseits vereinbart. Der GBR hat das Recht, diese Verträge jederzeit einzusehen und bezüglich der Datenschutzbestimmungen zu überprüfen.

In den Verträgen wird sichergestellt, dass der Dienstleister die personenbezogenen Daten nur entsprechend der Vorgaben des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes oder vergleichbarer Regelungen wie die Datenschutz-Richtlinie der Europäischen Gemeinschaft oder das in den USA angewandte Safe-Harbor-Abkommen verarbeitet und nutzt. Insbesondere wird sichergestellt, dass die Kontrollrechte und Interventionsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemäß BDSG auch bezüglich der gespeicherten Daten gewährleistet bleiben.

Eine Verarbeitung an einem Ort, für den die genannten Bedingungen nicht erfüllt sind, wird ausdrücklich ausgeschlossen.

Reports

Anlage 2 enthält eine Dokumentation der mit Hilfe des Systems erstellbaren Reports. In der Anlage ist der Kreis der jeweils zugriffsberechtigten Personen vermerkt. Außerdem geht aus der Anlage hervor, ob in dem jeweiligen Bericht Bewerber namentlich identifiziert sind.

Zugriffsrechte

Die verschiedenen im System verwendeten Berechtigungsrollen (Bewerber, Linienvorgesetzter, Personalreferent, Superuser) sind in Anlage 4 beschrieben.

Jede am System teilnehmende Person hat Zugriff sowohl auf ihre eigenen Daten im Bewerber-Pool als auch auf die von ihr eingegebenen Daten laufender Bewerbungsverfahren. Dabei kann sie sich ein persönliches Profil einrichten (siehe Anlage 1) sowie die Kriterien angeben, nach denen eine automatische Benachrichtigung über neu ausgeschriebene Stellen per e-Mail erfolgt; diese Kriterien kann sie jederzeit verändern. Ein Zugriff für andere Personen besteht nicht. Insbesondere wird ein sog. Data Mining ausgeschlossen, d.h. die direkte Suche nach Personen, die abgefragte Anforderungen erfüllen, ohne sich auf eine Stelle beworben zu haben, findet nicht statt.

Im Übrigen gilt ein strenges „Landlord-Prinzip“, d.h. jede Person hat nur Zugriff auf Daten, die ihren unmittelbaren Verantwortungsbereich betreffen:

Die Linienvorgesetzten haben nur Zugriff auf die Bewerbungen für von ihnen ausgeschriebene Stellen in ihrem unmittelbaren Verantwortungsbereich. Diese Berechtigung ist auf die direkten Vorgesetzten des betroffenen Bereichs sowie auf eine von diesen Personen benannte Vertretungsperson begrenzt. Insbesondere können sie nicht sehen, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihres Verantwortungsbereichs sich für andere Stellen beworben haben.

Die Referenten des Bereichs Human Resources haben Zugriff auf alle Bewerbungen in ihrem unmittelbaren Zuständigkeitsbereich. Außerdem können sie Kampagnen einstellen, die Mails an die im Bewerberpool registrierten Personen gemäß deren Benachrichtigungskriterien auslösen. Die Identität der benachrichtigten Mitarbeiter wird dabei nicht ersichtlich.

Für Linienvorgesetzte und Personalreferenten besteht ein Zugriff auf die Bewerberstammdaten nur innerhalb des Kontextes laufender Bewerbungsverfahren. Die Zugriffsrechte für die vom System über die direkte Unterstützung des Personalbeschaffungsprozesses hinaus angebotenen Reports ergeben sich aus Anlage 3.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Das System Taleo erhält die Stellenausschreibungstexte aus dem System ...., die Stellen betreffenden Positions- und Kommunikationsdaten aus SAP und .... Weitere Schnittstellen bestehen nicht.

Rechte des Gesamtbetriebsrats

Der Gesamtbetriebsrat hat das Recht,

jederzeit einzusehen.

Änderungen der Anlagen zu dieser Vereinbarung bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens. Kommt dieses nicht zu Stande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle. Gleiches gilt für die Fälle, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht.

Schlussbestimmungen

Informationen, die unter Verletzung von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen wurden, dürfen nicht zur Begründung personeller Maßnahmen verwendet werden.

Geplante Änderungen und Erweiterungen des Systems sowie des Verfahrens der Systemnutzung werden vor ihrer Durchführung mit dem Gesamtbetriebsrat beraten. Macht dabei eine Seite geltend, dass Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung nicht mehr eingehalten sind, so wird mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung über eine Ergänzung verhandelt.

Diese Betriebsvereinbarung tritt am .... in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahres, erstmals zum 31. Dezember..., gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.

Allgemeine Grundsätze für den Betrieb eines Bewerbersystems