Betriebsvereinbarung Multi-Projektplanungs- und –managementsystem

Projekte überwiegend aus dem Bereich der Anwendungsentwicklung eines Versicherungsunternehmens, ca. 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

1.	Gegenstand und Geltungsbereich
	Diese Vereinbarung regelt den Einsatz eines Multi-Projektplanungs- und –managementsystems bei der ... [Name des Unternehmens]. Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit diesem System arbeiten bzw. deren personenbezogene Daten im System verarbeitet werden. Eingesetzt wird das System PPMS der Firma Planta. Es ersetzt andere zur Projektplanungverwendete IV-Tools.
2.	Zielsetzung
	Das System dient der Planung von Projekten (Laufzeit > 50 Tage) der Einsatzplanung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Projektbearbeitung, der Steuerung des Projektablaufs und der Projektabrechnung. Diese Vereinbarung dient dem Zweck, die genannten Ziele mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbinden.
3.	Personenbezogene Daten im System
	Es werden nur wenige Stammdaten zur Person im System geführt, sie sind in Anlage 1 vereinbart. Diese Daten werden aus dem System ... [Benennung des Systems, z.B. Lotus Notes] übernommen und durch einige Angaben ergänzt. Die zeitliche Verfügbarkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird ebenfalls im System dokumentiert. Dabei wird nur unterschieden zwischen Abwesenheit (Urlaub, Krankheit u.ä. zusammengefasst) und Nichtverfügbarkeit (Dienstreise, Qualifizierung u.a.). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter melden in personenbezogener Form den Projektfortschritt an das System zurück. Die Plandaten für Bearbeitungsdauern werden in Arbeitstagen geführt. Rückmeldungen über den Projektfortschritt erfolgen am Ende eines jeden Projektabschnitts in Stunden sowie bei längerer Laufdauer eines Projektabschnittes als Zwischenmeldungen bezogen auf das Ende einer Kalenderwoche. Bei einer Laufdauer länger als eine Woche sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehalten, eine Schätzung der im betroffenen Projektabschnitt noch zu erledigenden Arbeit einzugeben; diese Eingabe erfolgt als Stundenzahl und nur dann, wenn Abweichungen vom Projektplan vermutet werden. Bei der Planung von Projekten sowie bei Abweichungen vom Projektplan, die eine Neuplanung des weiteren Projektablaufs auslösen, werden die erforderlichen Schritte in Absprache von Linienführungskraft, Projektleiter und betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern festgelegt und im System dokumentiert.
4.	Auswertungen
	Es erfolgen keine Auswertungen von Abwesenheiten sowie Nichtverfügbarkeiten in personenbezogener Form. Alle projektübergreifenden Auswertungen weisen ebenfalls keinen Personenbezug auf.
5.	Berechtigungen
	Unterschiedliche Personengruppen erhalten unterschiedliche Sichten auf die Projektdaten und sind als Rollen im System definiert. Alle Projektmitarbeiterinnen und –mitarbeiter können alle Details des Projekts, in dem sie arbeiten, einsehen und ihre eigenen geleisteten Arbeitsstunden und geschätzten Restaufwände eingeben. Projektleiter erhalten Detailsicht auf die Projekte, die sie leiten sowie Zugriff auf Überblicksfunktionen anderer Projekte Direkte Führungskräfte in Organisationseinheiten mit projektorientierten Arbeiten erhalten Detailsicht auf die Projekte, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihres Zuständigkeitsbereichs arbeiten sowie Überblickssichten auf andere Projekte. Die Management-Rollen umfassen nur Sichten auf verdichtete Daten. Die Administrator-Rolle ist an die Verwendungszwecke Einstellungen des Systems und Fehlerkorrektur gebunden. Unter Detailsicht im Sinne dieser Vereinbarung werden alle Darstellungen verstanden, die die jeweils kleinste geplante Arbeitseinheit in personenbezogener Form anzeigen.
6.	Weitere Verarbeitungsregeln
	Die Projektdaten werden spätestens ein Jahr nach Ablauf eines Projektes außerhalb des Systems archiviert. Diese Archivdaten weisen abgesehen von den Namen der Projektleiter keinerlei Personen identifizierende Merkmale auf. Das System gibt Daten in nicht personenbezogener Form an das SAP-Modul FI weiter. Detailsicht-Daten werden nicht in einer auf die PC-Ebene transportierbaren Form zur Verfügung gestellt.
7.	Schlussbestimmungen
	Änderungen der Anlage zu dieser Vereinbarung bedarf des gegenseitigen Einvernehmens. Im Übrigen gelten die Bestimmungen der Rahmenvereinbarung über den Einsatz und die Anwendung von Arbeitsplatzrechnern sowie von elektronischen Informations- und Kommunikationssystemen vom....... Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Regelung.