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In dem Unternehmen existiert bereits eine Betriebsvereinbarung zum SAP-System Human Resources (HR). Der Einsatz hatte sich aber nur auf das Abrechnungssystem (Personaladministration PA) beschränkt. Nun wurde das SAP-System um den Teil Personaldisposition (PD) und ein elektronisches Archiv für die Personalakte erweitert.
Bei dem SAP-Teilsystem PD ist es schwierig, die Regelungsmöglichkeiten in einem Muster zu erläutern, weil es zu vielfältige Möglichkeiten gibt. Die betrieblichen Besonderheiten spielen hier eine ganz grosse Rolle. Das folgende Beispiel umschreibt eine sehr sparsame Lösung.
Ergänzung zur Betriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung des Personalabrechnungssystems SAP HR
Modul Personal DIsposition (PD)
Die Ergänzung des SAP-HR-Systems durch das Modul PD dient dem Zweck, das Organisationsmanagement, Veranstaltungsmanagement, Personalkostenplanung und Personalbeschaffung zu unterstützen.
Die Komponenten Qualifikationsprofil und Anforderungspotential, Laufbahn- und Nachfolgeplanung werden nicht genutzt. Insbesondere werden die im System vorgesehenen Möglichkeiten zur Erfassung und Bearbeitung von Mitarbeiterqualifikationen nicht genutzt. Eine eventuelle Realisierung solcher Funktionen außerhalb des SAP-Systems (z.B. im unternehmensinternen Intranet) bedarf einer ergänzenden Regelung.
Beurteilungen und/oder Benotungen von Teilnehmern/innen oder Trainern/innen, wie dies das SAP-System im Rahmen des Veranstaltungsmanagements anbietet, werden nicht erfaßt.
Die im Rahmen der Bewerberverwaltung verwendeten personenbezogenen Daten sind in Anlage 7 vereinbart. Daten aus dem Bewerberteil werden nur bei erfolgter Einstellung in die HR-Stammdaten aufgenommen; dabei werden keine die Qualifizierung der Mitarbeiter/innen beschreibenden Daten übernommen.
Die elektronische Archivierung der Personalakte dient hauptsächlich dem Zweck, den durch die räumliche Verteilung des Unternehmens erschwerten Zugang zur Personalakte zu erleichtern. Das elektronische Archiv ist Teil der Personalakte im rechtlichen Sinn.
Die Gliederung der Personalakte nach Sachgebieten ist in Anlage ... vereinbart.
Die Sachgebietstitel zu vereinbaren, ist deshalb wichtig, weil nach diesen Kriterien der gesamte elektronische Aktenbestand systematisch durchsucht werden kann.
Auf die elektronische Akte einer Person kann nur über die Personalnummer oder den Namen zugegriffen werden. Einzelpersonenübergreifende Sortier- oder Selektionsmöglichkeiten sind ausgeschlossen. Innerhalb der elektronischen Akte einer Person kann außer über einen Sachgebiets-Begriff auf ein Dokument nur über das Datum des Dokuments zugegriffen werden.
Das Archivsystem zeigt die Anzahl der über eine Person gespeicherten Dokumente an einer deutlich einsehbaren Stelle an.
Beispiel Aktenanzeige
Die Zugriffsrechte auf die Personalakte sind unter Angabe des Personenkreises (Funktion) und des Berechtigungsumfangs in Anlage ... vereinbart. Die Namen der zugriffsberechtigten Personen werden dem zuständigen Betriebsrat mitgeteilt. Die Berechtigten werden in besonderer Weise darauf verpflichtet, ihre Berechtigung nicht weiterzugeben.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, alle über sie im elektronischen Archiv gespeicherten Dokumente einzusehen. Dazu wenden sie sich an eine für jeden Standort beauftragte Person. Zugriffe auf die Personalakte von Stellen außerhalb der zentralen Personalabteilung in Hamburg werden elektronisch protokolliert. Aus dem Protokoll geht hervor, wer von welcher Stelle aus auf welche Personendaten zugegriffen hat. Der für die zentrale Personalabteilung (Geschäftsbereich Personal) zuständige Betriebsrat sowie der Konzernbetriebsrat haben das Recht, dieses Protokoll jederzeit einzusehen.
Vorgänge, die Disziplinarmaßnahmen betreffen, werden nur befristet für die Dauer von zwei Jahren gespeichert und nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht.
Änderungen der Anlagen ... bis ... bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens. ....
tse Hamburg |
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