Betriebsvereinbarung über den Einsatz des SAP-R/3-Systems IS-M/AM

Anmerkung: Wenn im Unternehmen bereits eine SAP-Rahmenvereinbarung existiert, vereinfacht sich die Angelegenheit natürlich. Viele Regeln zum Schutz vor Überwachung sind allgemeiner Natur und können für das gesamte SAP-System gelten. Dies trifft auch für die Benutzerqualifizierung zu und für die Beteiligungsrechte der Betriebsräte. Der folgende Text gibt eine Einzelvereinbarung wieder und spricht daher alle wichtigen regelungsbedürftigen Themen an.

 

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung des SAP-R/3-Systems Industry Solution Media Advertising Management (IS-M/AM - Kommerzielles Anzeigenmanagement) bei der ... [Name der Firma].

 

2. Zielsetzung

Das System IS-M/AM soll den Verkauf und die Abwicklung von Anzeigenaufträgen als Dienstleistung gegenüber den Kunden in Form einer einheitlichen Abwicklung unterstützen. Ziel dieser Betriebsvereinbarung sind

 

3. Qualität der Arbeit

Die durch den SAP-Einsatz unterstützten Arbeitssysteme sollen so geplant und realisiert werden, daß Arbeitsabläufe zusammenhängende sinnvolle Einheiten darstellen. Die Neuorganisation der Arbeit soll dabei auch als Chance begriffen werden, einseitige Spezialisierungen aufzuheben.

Durch ein breiteres Spektrum unterschiedlicher Tätigkeiten soll für die Beschäftigten ein Belastungs- und Beanspruchungswechsel gewährleistet sein, so daß sowohl dauerhafte Unter- als auch Überforderungen vermieden werden.

Die Arbeit wird grundsätzlich als Mischarbeit organisiert, bei der einerseits computerfreie und computerunterstützte Tätigkeiten einander ablösen, andererseits innerhalb des computerunterstützten Teils unterschiedliche Tätigkeiten erfolgen.

Bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen wird daher darauf geachtet, daß der Grundsatz einer umfassenden Aufgabenzuweisung (breiteres Spektrum unterschiedlicher Tätigkeiten) eingehalten wird. Die Struktur der vergebenen Zugriffsberechtigungen geht aus Anlage 1 hervor.

 

4. Schutz vor Überwachung

4.1 Überwachungsfunktionen der Systemsoftware

Aufzeichnungen und Auswertungen der System- oder systemnahen Software (Rechnerbetriebssysteme, Datenbanksystem, SAP-Basissystem) über Benutzeraktivitäten (Login/Logout, aufgerufene Transaktionen, verbrauchte Systemressourcen usw.) dürfen ausschließlich zu den Zwecken

- Gewährleistung der Systemsicherheit,

- Analyse und Korrektur von technischen Fehlern im System,

- Optimierung der Rechnerleistung und

- Abrechnung der verbrauchten Systemleistungen

benutzt werden. Der Zugriff auf die entsprechenden Funktionen wird auf das Personal begrenzt, das für die Wartung der Hard- und Software zuständig ist.

Die entsprechenden Dateien werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist; sie werden automatisch in regelmäßigen Abständen gelöscht.

 

4.2 Bearbeiterkennzeichen

Die in Bewegungs-Datensätzen vom SAP-System gespeicherten Namen bzw. Benutzerkennungen werden nur zur Kenntlichmachung von zuständigen, verantwortlichen oder anzusprechenden Personen im Einzelfall (z.B. bei Buchungen) benutzt und in Bildschirmanzeigen bzw. Ausdrucken des Systems verwendet.

Es werden keine Programmfunktionen eingerichtet oder genutzt, die Statistiken oder Listen erstellen, in denen solche Mitarbeiterkennzeichen oder -namen erscheinen oder die mit Zugriff auf solche Kennzeichen entstehen. Name oder Kürzel des Endbenutzers erscheinen nicht als Auswahlfelder in den Aufrufdialogen, die den ABAP-Programmen vorgeschaltet sind.

Anmerkung: Wenn der vorgenannte Abschnitt nicht vereinbart werden kann, dann müßten die erlaubten Auswertungen durch je ein Muster des Bildschirmdialogs zu ihrer Erstellung und der Druckerausgabe des Ergebnisses in einer Anlage, die Bestandteil der Vereinbarung wäre, abschließend geregelt werden. Eine Veränderung, insbesondere eine Erweiterung dieser Anlage wäre an die vorherige Zustimmung des Betriebsrats, ersatzweise den Spruch einer Einigungsstelle, zu binden.

Von der vorgenannten Regelung ausgenommen ist das Auffinden der von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter bearbeiteten Vorgänge unter deren/dessen Namen bzw. Namenskürzel. Bei solchen Wiedervorlage- und Terminkontrollfunktionen, die über den Benutzernamen gesteuert werden, ist der Zugriff auf diese Funktionen ausschließlich an die Berechtigung des betroffenen Benutzers bzw. seines Vertreters gebunden. Die Vertretungsregelungen sind innerhalb der Arbeitsgruppen zu vereinbaren; Vorgesetzte übernehmen solche Funktionen nur in Ausnahmefällen.

Felder mit Sachbearbeitername oder -kürzel werden für die ABAP-Instrumente auf Endbenutzerebene (ABAP-Query) sowie für Datenübertragungsprogramme vom SAP-System auf die PC-Ebene gesperrt.

4.3 Außendienststeuerung und Kontaktberichte

Anmerkung: Die Systemteile Provisionierung, Außendienststeuerung und Marketing/Verkaufsunterstützung können mitarbeiterbezogene Daten umfassen, wenn es sich bei den Außendienstlern und Vertretern um Beschäftigte des Unternehmens handelt. Dies gilt insbesondere für den Fall, wenn die im System gespeicherten Aktivitäten zur Berechnung von Provisionshöhen oder sonstigen variablen Entgelt-Bestandteilen verwendet werden. Dies wird in der hier betrachteten Regelung aber znicht zum Thema gemacht.

Im Rahmen der Verkaufsunterstützung werden Kontakte im System dokumentiert. Diese Kontakte repäsentieren in der Regel Besuche der Mitarbeiter beim Kunden. Der im System vorgesehene Erfassungsdialog erlaubt es, neben dem Tagesdatum des "Kontaktes" auch die Uhrzeiten für Beginn und Ende der Besuche einzugeben. Um der dadurch beträchtlich erhöhten Überwachungseignung entgegenzuwirken, sollte auf die Erfassung solcher Uhrzeiten verzichtet werden:

 

Für die Dokumentation von Besuchen und sonstigen Kundenkontakten im System wird auf das Erfassen von Uhrzeiten für Beginn und Ende des Besuchs verzichtet. Im Rahmen des Customizing (=Anpassung des Systems an die Anforderungen des Unternehmens) wird darauf geachtet, daß diese Datenfelder auf den entsprechenden Bildschirmbildern nicht mehr erscheinen.

Sollte dieser Forderung nicht entsprochen werden, so ist es erforderlich, sämtliche Auswertungen mit Zugriff auf die personenbezogenen Kontakt-Daten im einzelnen zu regeln (Pro Auswertung je ein Muster des Auswahldialoges und des Auswertungsergebnisses in einer gesonderten Anlage).

 

Werden im System dokumentierte Mitarbeiteraktivitäten für eine automatische Ermittlung von Entgeltbestandteilen genutzt, so treffen Unternehmen und Betriebsrat diesbezüglich vorher eine diese Betriebsvereinbarung ergänzende Regelung.

Diese Thematik ist zu kompliziert, um sie in einer Beispiel-Vereinbarung abzuhandeln. Deshalb der Vorschlag einer ergänzenden Regelungen, in der dann auf die betrieblichen Besonderheiten eingegangen werden kann.

 

4.4 Beweisverwertungsverbot

Sollten leistungs- und/oder verhaltensbeschreibende Daten unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind sie als Beweismittel für personelle Maßnahmen unzulässig.

 

5. Benutzerschulung

5.1 Planungspflicht für Qualifizierungsmaßnahmen

Für die Einführung der Systemteile wird die Qualifizierung der Endbenutzer bezüglich ihres Umfangs, Inhalts und der zeitlichen Abwicklung geplant und ist fester Bestandteil der entsprechenden Konzeptplanung. Das Qualifizierungskonzept wird dem Betriebsrat rechtzeitig vor dem geplanten Einsatztermin vorgestellt.

Bei der Zusammensetzung der die Einführung steuernden und begleitenden Projektgruppen wird darauf geachtet, daß die praktische Arbeitsebene gut vertreten ist; daher erfolgt die Zusammensetzung der Gruppen im Einvernehmen mit dem Betriebsrat. Insbesondere soll darauf geachtet werden, daß auch für die Probleme von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Schwierigkeiten im Umgang mit Computern haben, Lösungen erarbeitet werden.

Bei diesem Regelungsvorschlag ist vorausgesetzt, daß sich der Betriebsrat für eine Beteiligung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus der unmittelbaren Arbeitsebene einsetzt, also sich für die "Indianer"-Ebene bei der chronisch überrepräsentierten "Häuptlinge"-Ebene stark macht.

Alle Qualifizierungsmaßnahmen finden in zeitlich enger Kopplung an die Einführungstermine der jeweiligen Systemteile statt; unter Einführungstermin wird dabei die Aufnahme der Arbeit mit der neuen Software verstanden.

 

5.2 Grundschulung

Alle Benutzer haben den Anspruch auf eine Grundschulung. Diese wird so aufgebaut, daß die Benutzer

Benutzer, die noch nicht über PC-Erfahrungen verfügen, erhalten die Möglichkeit, den Umgang mit der graphischen Bedienungsoberfläche der Arbeitsplatzrechner vor (oder während) den SAP-bezogenen Schulungen zu erlernen.

 

5.3 Arbeitsbegleitende Unterstützung

Während einer nicht zu kurz zu bemessenden Einarbeitungsphase, mindestens aber in den ersten vier Monaten nach Aufnahme der Arbeit mit den SAP-System stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fachlich kundige Ansprechpersonen zur Verfügung, an die sie sich mit Fragen und Problemen wenden können.

 

5.4 Erfahrungsaustausch der Benutzer

Erstmals in angemessenem zeitlichem Abstand zur Einführung des Anzeigenmanagement-Systems und danach regelmäßig einmal im Jahr findet ein Erfahrungsaustausch zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Projektverantwortlichen statt. Die dabei von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geäußerte Kritik soll als Anregung für künftige Verbesserungen dienen und findet im SAP-Customizing (Anpassung des System an die betrieblichen Besonderheiten) Berücksichtigung.

Der Betriebsrat ist an diesen Veranstaltungen zum Erfahrungsaustauch beteiligt.

 

6. Schutz der Beschäftigung und Organisation der Arbeit

Beschäftigungsschutz und Arbeits- bzw. Betriebsorganisation sind Themen, die bei der Einführung eines solchen Systems angesprochen werden sollten. Es ist jedoch schwer, hier allgemeingültige Empfehlungen auszusprechen, weil die Besonderheiten des betroffenen Betriebes hier die dominierende Rolle spielen.

Die Zusammenlegung von Anzeigenproduktion und Anzeigenverwaltung ist immer eine beachtliche Rationalisierungsquelle, da viele früher doppelt durchgeführte Arbeiten entfallen. Auch muß beachtet werden, inwieweit die traditionelle Anzeigenverwaltung und der Anzeigenvertrieb integriert werden. Viele Verlage nutzen die Einführung eines neuen Verwaltungssystems, um größere Veränderungen in der Betriebs- oder gar Unternehmensorganisation durchzuführen, beispielsweise die Auslagerung der telefonischen Anzeigenannahme in ein Call Center. Dies stellt für den betroffenen Betriebsrat eine eigene, recht schwierige Thematik dar. Sie können sich in dieser Angelegenheit gerne an uns wenden (Sachverständige Beratung gemäß § 80 Abs. 3 BetrVG).

 

7. Verfahrensregelungen

7.1 Längerfristige Unternehmensplanung

Auf Antrag des Betriebsrats findet eine Beratung der SAP-Einsatzstrategie des Unternehmens statt. Dabei erfolgt auch eine Erörterung der Auswirkungen auf die Zahl und die Qualität der Arbeitsplätze sowie auf die Arbeitsqualität und eventuelle Beschäftigungsverschiebungen. Die Darstellung neuerer technischer Konzeptionen (z. B. Internet-Öffnung, Workflow) und die Haltung des Unternehmens dazu werden ebenfalls in die Beratung einbezogen.

7.2 Erweiterungen der Systeme

Die wichtigsten Änderungen neuer Releases werden dem Betriebsrat vor deren Einführung erläutert. Ebenso wird der Betriebsrat über geplante betriebliche Veränderungen informiert.

Bei dieser Information wird überprüft, ob die Grundsätze dieser Vereinbarung eingehalten sind. Ggf. werden Verhandlungen mit dem Ziel der einvernehmlichen Regelung von Abweichungen oder Ergänzungen zu dieser Betriebsvereinbarung aufgenommen.

7.3 Initiativrecht des Betriebsrats

Ergeben sich aus der Anwendung des Systems neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, oder macht der Betriebsrat Abweichungen von den Grundsätzen dieser Vereinbarung geltend, so wird auf seinen Antrag hin über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

7.4 Konfliktklausel

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen zwischen Unternehmen und Betriebsrat vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gem. § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

7.5 Weitere Rechte des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat das Recht, zur Überprüfung der Einhaltung dieser Vereinbarung einen Sachverständigen seiner Wahl hinzuzuziehen.

 

8. Schlußbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie ist mit einer Frist von ..., frühestens jedoch zum .... kündbar. Im Falle einer Kündigungen wirken die Regelungen nach bis zum Abschluß einer neuen Vereinbarung.