Virtuelle Arbeitsgruppen- Einsatz von Internet-Technologien für ein dienstleistungsorientiertes Informationsmanagement

 

1. Gegenstand

Gegenstand dieses Regelungs-Konzepts ist es, Rahmenbedingungen festzulegen für das Zusammenarbeiten mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Teams, die an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens tätig sind.

Das zugrundeliegende Konzept beschreibt ein Netzwerk zur Unterstützung der Arbeit innerhalb der Unternehmens.

Beide Seiten sind sich einig, dass Randbedingungen der Unternehmenskultur zu berücksichtigen sind: Damit ein Informations- und Arbeitssystem der geplanten Art von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen wird, wird klargestellt,

 

2. IV-Unterstützung der Projektabwicklung

Der Beitrag einer IV-Unterstützung zur Projektabwicklung gestaltet sich in den verschiedenen Phasen sehr unterschiedlich. Projekte werden durch äußere Impulse oder durch organisationsinterne Initiativen angestoßen. Die Abteilungsleitung bestimmt eine Person mit der Projektleitung. Ein - manchmal abteilungsübergreifendes - Team wird gebildet. Für diese Phase ist keine besondere IV-technische Unterstützung geplant. Diese setzt erst ein mit Beginn der Projektarbeit im Team.

 

2.1 Projektsteuerung

Optimal für den Einsatz ist ein dokumentenorientiertes Groupwareprodukt. Das gesamte Projektteam hat dabei lesenden und schreibenden Zugriff auf ein für die Projektarbeit zentrales Dokument, eine elektronische Projektinformationstafel; die Software ermöglicht das gleichzeitige Schreiben mehrerer Personen in ein und dasselbe Dokument.

In der Projektdokumentationstafel werden entlang eines vereinbarten Kategoriengerüsts die Aufgabenstellung des Projektes, der Projektstand und der Projektfortschritt dokumentiert. Dabei wird auf Übersichtlichkeit geachtet, für Detailbeschreibungen wird auf Dokumente verzweigt, die mit dem zentralen Steuerungsdokument verbunden sind.

In Anlage 1 ist dokumentiert, welche Informationen (ausgewählte "Meilensteine") projektübergreifend organisationsintern sichtbar gemacht werden sollen. Dieser Teil des Systems hat rein informativen Charakter.

Wichtige Dokumente, auf die von der zentralen Projektinformationstafel aus zugegriffen werden kann, sind

 

Projektakte

Mit dem Zentraldokument eines jeden Projekts ist die elektronische Projektakte verbunden. Während der Laufzeit des Projekts werden in ihr viele elektronische Dokumente geführt, die mit der Abwicklung zu tun haben. An ihrer langfristigen Aufhebung besteht kein Interesse. Diese Dokumente bilden daher ein - nur für die Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter zugängliches - volatiles Projektarchiv. Für die langfristige Speicherung werden nur ergebnisbeschreibende Dokumente aufgehoben.

Die (dauerhafte) Projektdokumentation orientiert sich an der bereits im Einsatz befindlichen Verzeichnisstruktur. Das Verzeichnis wird so organisiert, dass es sich in einem Browser darstellen lässt. Sobald man auf sich die Ebene der Einzeldokumente heruntergearbeitet hat, genügt ein Klick auf den Dokumentennamen, damit der Browser das Öffnen des Dokumentes (mit der Software, mit der es erstellt wurde) veranlasst.

Es wird ein Tool zur Verfügung gestellt, das den Projektgruppen erlaubt, proAktivität deren Status, die Verantwortlichkeit, den Zeithorizont der Durchführung und beliebige Bemerkungen in ein freies Textfeld einzutragen. Das Erreichen von gemeinsam in der Gruppe festgelegter "Meilensteine" ist zwingend einzutragen.

Für das gesamte Projektdokumentations-System werden geeignete Suchmaschinen zur Verfügung gestellt.

In das Gesamt-System wird auch der externe Internet-Zugang (für zahlreiche Recherchen) sowie die Nutzung der (vorhandenen) Dokumentationssysteme integriert.

 

2.2 Unterstützung der Logistik

Im Sinne eines verteilten Informationsmanagements sollen in von den Standorten ... aus computerunterstützt Funktionen zur Verfügung stehen für

Die Anwendungen müssen von allen Standorten aus nutzbar sein, mit gleichzeitigem Zugriff auf die aktuellen Daten.

Zur Unterstützung der genannten Aufgaben wird das System elektronisch geführte Checklisten zur Verfügung stellen, die sowohl einen schnellen Überblick über den Stand der Arbeit geben als auch sicherstellen sollen, dass keine Arbeitsschritte vergessen werden oder in ein kritisches zeitliches Hintertreffen geraten.

Hier ist bezüglich einer Abmilderung von Nachteilen durch die Standortaufteilung ein großer Beitrag der elektronischen Systeme zu erwarten; dieser wird davon abhängen, inwieweit eine Integration der vorhin genannten Funktionen in das neue System gelingt.

 

2.3 Externe Internet-Anbindung

Für den öffentlichen Auftritt des Unternehmens durch seine eigene Internet-Site können einzelne Funktionen des internen Arbeitssystems (z.B. die Tagesordnungen der Veranstaltungen und Konferenzen) zur Verfügung gestellt werden. 

3. Realisierung

Die Hauptstandorte .... des Unternehmens bilden ein internes Rechnernetz (Intranet). Die Standorte werden durch eine Leitung mit ausreichender Übertragungskapazität verbunden. Dabei wird auf die Skalierbarkeit dieser Verbindung geachtet (Aufstockung der Kapazität proportional zum wachsenden Bedarf).

Um die externen, v.a. im Ausland tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Arbeitssystem voll zu integrieren, muss das Problem des externen Einloggens in das interne Netz gelöst werden. Dabei ist ein Kompromiss zwischen Sicherheitsaspekten und benutzerfreundlichem Handling zu finden.

Um auch für längere Zeiten ohne Online-Kontakt zum internen Netz arbeiten zu können, soll das neue System (v.a. bezüglich aller Funktionen, die die Projektplanung und -organisation unterstützen) so geplant werden, dass die betreffenden Informationen auf bewegliche Rechner geladen werden können; ein Replikationsmechanismus wird dafür sorgen, um den schnellen Abgleich der Daten mit der Zentrale zu gewährleisten.