Betriebsvereinbarung Planungstools im Intranet

Noch leisten sich einige Firmen eine eigene EDV-Abteilung, die nicht nur Software von der Stange verwalten muss, sondern selbst passgenaue Anwendungen für das Unternehmen entwickeln darf. Besonders die moderne Webtechniken ermöglichen die Bereitstellung von schnellen und flexiblen Lösungen.

Die Betriebsräte des Unternehmens, in dem unten stehende Vereinbarung abgeschlossen worden ist, wurden seitens der Arbeitgeberseite mit mehreren Ideen für neue Planungstools konfrontiert. (Urlaubsplanung, interne Terminplanungen, Planung von Kundenbesuchen, Reparaturaufträge etc.)

Einerseits befürworteten sie das Konzept des Unternehmens, möglichst viel EDV-Know-How (also IT-Mitarbeiter) im Unternehmen zu belassen, andererseits sollten die Mitbestimmungsrechte natürlich nicht aus der Hand gegeben werden.

Der abgeschlossene Entwurf für diverse Intranet-Tools sieht im Kern vor, dass keine IST-Daten vorgehalten werden. Sollte dies im Rahmen der Kennzeichnung von Vorgängen als "erledigt" dennoch erforderlich sein, so ist der Personenbezug zu entfernen.

Möglich wurde der kurze Vereinbarungstext auch deshalb, weil die übergeordnete I+K Rahmenvereinbarung ein Initiativrecht des Betriebsrats festschreibt, so dass er im Konfliktfall eine detailliertere Regelung für einzelne oder alle Tools durchsetzen kann.

Arbeitgeber und Betriebsrat vereinbaren in Ergänzung zur I+K Rahmenvereinbarung über die Anwendung von Planungstools im Intranet folgende Betriebsvereinbarung.

1.Gegenstand und Geltungsbereich
Gegenstand dieser Vereinbarung ist der Einsatz von Planungstools im Intranet der [...]. Sie gilt für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die die Planungstools benutzen oder deren Daten mit Hilfe der Tools gespeichert werden.

2.Zweckbestimmung
Daten und Informationen, die bei der Nutzung der Intranet-Anwendungen anfallen, werden nicht zur Verhaltens- und Leistungskontrolle der Mitarbeiter verwendet. Sie dienen ausschließlich Planungszwecken sowie der Ermittlung von Ansprechpartnern im jeweiligen Einzelfall.

3.Grundsätze des Einsatzes
Jedes Tool wird durch eine Anlage dokumentiert. Dabei gelten grundsätzlich, wenn nicht abweichend in der Anlage vereinbart, folgende Bestimmungen:

  1. In den Systemen werden lediglich Plandaten, aber keine Istdaten verwendet.
  2. Abgeschlossene Vorgänge werden als „erledigt“ gekennzeichnet. Die Eingabe des „Erledigt“-Kennzeichens kann manuell oder automatisch durch Zeitablauf erfolgen. Sobald ein Vorgang als erledigt gekennzeichnet wird, wird der Mitarbeiterbezug entfernt.
  3. In den Systemen werden keine Workflows (fest vorgegebene Abläufe) hinterlegt. Automatisch vom System generierte Erinnerungen (Eskalationen) werden nicht verwendet.
  4. Informationen über Zugriffe auf die Tools werden nur im Rahmen und Umfang der üblichen Protokollierung des Intranet-Zugriffs festgehalten.

Die Anlagen enthalten weiterhin für jedes System folgende Informationen:

  1. Kurzbeschreibung des jeweiligen Planungstools
  2. Beschreibung der Datenschnittstellen zu anderen Systemen (soweit vorhanden)
  3. Speicherfrist, nach deren Ablauf die Daten spätestens gelöscht werden.
  4. Funktionsbezogenes Berechtigungskonzept, aus dem die Lese- und Schreibrechte der Mitarbeiter für das jeweilige Tool hervor gehen.
  5. Bildschirmfotos von allen Selektionsmasken, Auswertungsseiten und Übersichten mit mitarbeiterbezogenen oder -beziehbaren Informationen.

4. Verfahrensregelungen
Beide Parteien vereinbaren die analoge Anwendung der Bestimmungen der IuK-Rahmenvereinbarung.

Die Anlagen werden auf dem aktuellen Stand gehalten. Änderungen der Anlagen bedürfen der vorherigen Beteiligung des Betriebsrats gemäß der IuK-Rahmenvereinbarung. Veränderungen, die lediglich das Layout bereits dokumentierter Bildschirmfotos betreffen, sind hiervon ausgenommen.

5.Schlussbestimmungen
Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von [...]