Einscannen von Unternehmenspost

---

Ein Unternehmen plant, die Eingangspost zu scannen und dann in digitalisierter Form zu verteilen. Dazu wird jede eingehende Post geöffnet, über eine Scan-Straße geschickt, mit einem Header-Datensatz versehen, der Absender, unternehmensinternen Adressaten und von der Scan-Stelle vergebene Schlagworte enthält, aus denen man auf den inhalt der Post schließen kann.

Problem: Auch Schreiben, die an konkrete Personen im Unternehmen sowie an den Betriebsrat, Werksärztlichen Dienst oder den Schwerbehinderten-Vertrauenmsmann gerichtet sind, würden zuerst geöffnet und verschlagwortet und dann an die adressierte Stelle weiter geleitet. Das Unternehmen teilt seinem Betriebsrat mit, dass die Vertraulichkeit ja dadurch gewährleistet werden könne, dass die Mitarbeiterinnen und M itarbeiter der Scan-Stelle in besonderer Weise auf ihre Verschwiegenheit verpflichtet werden könnten.

Kritik: Dagegen ist einzuwenden, dass bei Post, die an konkrete Personen persönlich gerichtet ist, es immer noch das bei Verletzungen Strafbarkeit nach sich ziehende Postgeheimnis gibt. Strafbar ist bereits das Öffnen und die Kenntnisnahme. Einscannen und verteilen setzt demnach vorausgehendes strafbares Verhalten voraus. Dies aber auszuschließen, ist eine Selbsverständlichkeit für jedes Unternehmen, zumal es in den meisten Firmen interne Regelungen für die Behandlung der Post gibt, die auf der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben beruhen.

Lösung: Unternehmen und Betriebsrat haben sich darauf geeinigt, dass nur die an das Unternehmen ohne Namensnennung einer konkreten Person gerichtete Kundenpost eingescannt und elektronisch verteilt wird. Dazu hat das Untermnehmen ein besonderes Postfach (mit eigener Postleitzahl) geschaffen.