Betriebsvereinbarung über die elektronische Bearbeitung von Rechnungen

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die elektronische Bearbeitung von Rechnungen im Rahmen der Beschaffungsprozesse der ...[Name des Unternehmens].

Die Bearbeitung erfolgt mit den üblichen Standardlösungen im Umfeld von SAP R/3.

An der elektronischen Bearbeitung der Rechnungen nehmen alle Personen teil, die innerhalb der internen Zeichnungsrichtlinie .... als Freigabeberechtigte aufgeführt sind sowie alle Mitarbeiter/innen, die im Rahmen ihres Aufgabengebietes Rechnungen zu bearbeiten haben.

Zielsetzung

Neben der Nutzung des elektronischen Rechnungsarchivs als digitales Ablagesystem für Aus- und Eingangsrechnungen und andere Dokument-Arten mit Schnittstellen zu SAP R/3 ... soll die im SAP-System vorhandene Workflow-Funktionalität aktiviert werden. Dadurch sollen insbesondere die Transparenz der Arbeitsabläufe erhöht und die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen erheblich verkürzt werden. Die betroffenen Abläufe sind in Anlage 1 beschrieben.

Ziel dieser Vereinbarung ist es, die genannten Vorteile für das Unternehmen mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbinden.

Beide Seiten stimmen in der Auffassung überein, dass auf Grund des Betriebes des Workflow-Systems kein Abbau von Arbeitsplätzen stattfindet.

Das System wird nicht zum Zweck der Überwachung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingesetzt. Um dies zu gewährleisten, werden folgende Einzelregelungen getroffen:

Bearbeiterkennzeichen

In den Datensätzen über die Rechnungseingänge sind Kennungen der bearbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gespeichert. Diese Kennungen dürfen benutzt werden, um in einem auf den einzelnen Vorgang bezogenen Fall die verantwortliche bzw. zuständige Person kenntlich zu machen.

Es werden keine Programmfunktionen zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe Statistiken oder Listen erzeugt werden können, in denen die Namen oder sonstige identifizierende Merkmale der bearbeitenden Personen erscheinen.

Für freie Software-Instrumente zur Erstellung von (vorher nicht festgelegten) Auswertungen (SAP-Query o.ä.) werden die Namensfelder ebenfalls nicht zur Verfügung gestellt.

Auswertungen im Rahmen des Workflows

Die zugriffsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Buchhaltung verfügen über eine Funktion "Analyse des Rechnungsprüfungs-Workflows" (Rechnungseingangsbuch), aus denen sie den Bearbeitungsstand einer Eingangsrechnung erkennen können. Aus dieser Übersicht gehen die einzelnen Vorgänge, der Bearbeitername und der Ort und Status der Bearbeitung hervor. Die Programmfunktion dient der besseren Arbeitssteuerung durch die Bearbeiter selbst.

In einer Programmfunktion "Workflow-Protokoll Sicht mit technischen Details" sind auch die Zeitpunkte der Bearbeitungsschritte ersichtlich. Hier wird protokolliert, welchen Weg eine Eingangsrechnung vom Scann-Vorgang bis zur Buchung genommen hat, wer wann welche Teilaufgaben (sachliche Prüfung, Freigabe) wahrgenommen hat und welche Objekte wie Anlagen mit Zusatzinformationen oder gescannte Dokumente mit den Workitems verknüpft sind. Der Zugriff auf diese Programmfunktion bleibt auf die mit der technischen Administration des Systems betrauten Mitarbeiter begrenzt. Die Funktion dient dem alleinigen Zweck der Analyse und Korrektur technischer oder ablaufbedigter Fehler im System.

Je ein Muster der Bildschirmbilder zu den genannten Auswertungen ist in Anlage 2 dokumentiert.

Eskalationsmanagement

Auf die Nutzung eines Eskalationsmanagements (automatische Benachrichtigung der nächst höheren vorgesetzten Stelle bei einer Verletzung von im System definierten Bedingungen, z.B. bei Überschreitungen gesetzter Termine) wird verzichtet.

Ausnahmeregelungen

Ausnahmen von den vorgenannten Regelungen sind nur im gegenseitigen Einvernehmen zwischen Betriebsrat und Arbeitgeberseite erlaubt.

Schlussbestimmungen

Arbeitgeber und Betriebsrat sind sich darüber einig, dass personenbezogene Daten, die unter Verletzung von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen wurden, nicht verwertet werden dürfen, weder für arbeitsrechtliche Maßnahmen noch im Fall von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten prozessual.

Diese Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft und kann mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden.

Die Einführung weiterer Workflow-Funktionen sowie Änderungen der Anlagen bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens. Kommt dieses nicht zu Stande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.