Rundschreiben

an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

des Innen- und Außendienstes einer Versicherungsgesellschaft

Verhaltensregeln für die Nutzung von eMail und Internet

Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter,

in Kürze ist der Rollout für die neuen PCs abgeschlossen. Damit verfügen Sie alle zugleich auch über einen eMail- und Internet-Anschluss. Sobald die neue Hardware bei Ihnen installiert ist, sollten Sie das alte System .... nicht mehr benutzen; dieses wird ca. einem Monat nach Auslieferung des letzten Gerätes abgeschaltet.

Die Nutzung von eMail und Internet ist nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich gewünscht. Zur privaten Nutzung stehen Ihnen die Systeme außerhalb Ihrer Arbeitszeit zur Verfügung. Hierfür gelten die folgenden Spielregeln, die Geschäftsleitung und Betriebsräte gemeinsam erarbeitet haben und die in ihren Grundsätzen auch in eine Betriebsvereinbarung Kommunikation Eingang finden werden. Sie sind damit allgemein verpflichtend.

Nutzung von eMail

Ihre eMail-Adresse ist in erster Linie für den geschäftlichen Schriftwechsel gedacht. Daher müssen Sie Vertreter benennen, die in Ihrer Abwesenheit in Ihren ansonsten nicht zugänglichen Postkorb Einblick nehmen können. Differenzierte Vollmachterteilungen finden Sie im eMail-Menu unter Werkzeuge/Vorgaben/Delegation. Ihr/e Vertreter/in kann dann vom eigenen PC aus Ihren Postkorb aufrufen, um eingehenden Schriftwechsel zu bearbeiten. Es ist also nicht erforderlich (und untersagt!), dass Sie Ihr Password preisgeben.

Wenn Sie beim Versand von Mails ganz sicher gehen wollen, dass nur der Empfänger Ihre Nachricht liest und nicht dessen Vertreter, dann stellen Sie ihm die Post verschlüsselt zu. Dies können Sie unter Zustelloptionen verfügen. Bisher funktioniert das jedoch ausschließlich im internen Mail-Verkehr. Wegen des technischen Aufwandes sollte diese Versendungsform jedoch die Ausnahme sein, ebenso wie die Empfangsbestätigung. Bei der Empfangsbestätigung kommt noch hinzu, dass Sie den Empfänger damit möglicherweise unter Druck setzen.

Für Zeiten voraussehbarer Abwesenheiten, wie z.B. Urlaub oder längere Seminare/ Geschäftsreisen, setzen Sie bitte eine entsprechende Information in Ihr Mail (ebenfalls unter Werkzeuge). Ihre Partner danken es Ihnen. Und wenn Sie wieder die Arbeit aufgenommen haben, dann deaktivieren Sie Ihre Abwesenheitsmeldung.

Sie sollten wissen, dass Mails, die über das Internet verschickt werden (z.B.: Karin.Mustermann@Musterfirma.de) so offen sind wie eine Postkarte. Das gilt insbesondere auch für angehängte Dateien. Leider gibt es eine Unzahl von Interessenten, die die Internet-Kommunikation systematisch durchforsten. Aus diesem Grunde ist eMail für kurze Nachrichten ein hervorragendes Medium. Müssen Sie Ihrem Kunden/Geschäftspartner eine vertrauliche Mitteilung machen (dazu zählen z.B. Versicherungssummen oder Krankheitsdaten), greifen Sie besser auf den bewährten Brief zurück.  Im internen Mail-Verkehr können solche Nachrichten und auch Anhänge versendet werden, da sie vor externen Zugriffen gesichert sind. Doch auch hier gilt: je kürzer, desto besser. Dennoch sollten Sie den gleichen freundlichen Stil beibehalten, den Sie im klassischen Schriftverkehr verwenden.

Wenn Sie Dateianhänge von außen über eMail empfangen, öffnen Sie diese nur, wenn Ihnen der Versender bekannt ist. Anderenfalls besteht Virengefahr. In Zweifelsfällen informieren Sie besser vor Öffnen die Hotline, die Sie gern berät und unterstützt.

Es ist gestattet, dass Sie eMail auch privat nutzen. Allerdings dürfen Sie damit dem Unternehmen keine zusätzlichen Kosten verursachen. Bereits Ihre Arbeitszeit kostet Geld; deshalb ist privates Mailen nur in Ihren Pausen oder nach Feierabend möglich. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dass Ihre private Post nicht von Ihrem Vertreter gelesen wird, beantragen Sie bei den entsprechenden Anbietern (z.B. web.de oder yahoo.de) kostenfrei eine eigene Mail-Adresse. Das hat zudem den Vorteil, dass Sie darauf nicht nur von ihrem Arbeitsplatz sondern weltweit, wo Ihnen ein Internet-Anschluss zur Verfügung steht, Zugriff haben.

Leider hat es sich eingeschlichen, dass per Mail "witzige" Anhänge in Form von Bildern, Texten oder kleinen Filmen versandt werden. Lachen ist auch am Arbeitsplatz gesund. Abgesehen davon, dass Bilder und Filme i.d.R. große Speicherkapazitäten (= Kosten!) benötigen; Ihr/e Kollege/in, die/den Sie damit ebenfalls erfreuen wollen, ist ggf. über den Inhalt ganz anderer Meinung und fühlt sich brüskiert. Deshalb haben Betriebsräte und Geschäftsleitung einvernehmlich festgelegt:

Die Weitergabe von diskriminierenden, ehrverletzenden, politischen, sexistischen, radikalen, rassistischen oder verhetzenden Inhalten ist verboten!

Wenn Sie selbst eine solche Mail von außen erhalten und den Inhalt erkannt haben, löschen Sie diese sofort! Geben Sie sie jedoch intern weiter und dies wird uns bekannt, müssen Sie mit Konsequenzen für Ihr Arbeitsverhältnis rechnen.

Nutzung von Internet (www, ...)

Im Internet steht Ihnen eine beinahe unerschöpfliche Menge von Informationen zur Verfügung, die Sie sowohl für Ihre Arbeit als auch für Ihre privaten Interessen sinnvoll nutzen können. Dass Sie dies nutzen und neugierig surfen, ist Ihnen nicht nur gestattet, sondern wird von uns ausdrücklich gewünscht. Je sicherer Sie sich in dem Medium bewegen, desto effizienter werden Sie es nicht zuletzt auch für Ihre Arbeit einsetzen.

Doch auch hier gilt: Privat Surfen ist nur außerhalb der Arbeitszeit erlaubt!

Wie Sie aus den Diskussionen in den öffentlichen Medien wissen, ist das Internet auch ein Tummelplatz für kriminelle Elemente und für Inhalte, deren Weitergabe wir bereits im Kapitel eMail benannt und verboten haben. Das Aufrufen derartiger Adressen von Ihrem Arbeitsplatzrechner aus ist - auch in Ihrer Freizeit - untersagt. Leider verschleiern manche harmlosen Adressen ihren wahren Inhalt. Sollten Sie daher einmal versehentlich auf einer derartigen Site landen, vertiefen Sie sich auf keinen Fall durch Weiterklicken auf weitere Sites, sondern schließen Sie sicherheitshalber sofort den Browser.

Nur damit es keine Missverständnisse gibt: Auch bei der Nutzung von Internet ist die Weitergabe von diskriminierenden, ehrverletzenden, politischen, sexistischen, rassistischen, radikalen oder verhetzenden Inhalten verboten. Das gilt auch für den Fall, dass derartige Dateien in allgemein zugängliche Laufwerke (w, x, ) gestellt werden.

Deshalb untersagen wir Downloads (also das Herunterladen) von Inhalten, die nicht betrieblichen Zwecken dienen. Diese beanspruchen in der Regel große Speicherkapazitäten, verursachen demzufolge Kosten.

Sollten Sie aus dienstlichen Gründen Dateien aus dem Internet herunterladen, speichern Sie diese bitte nur auf einem Laufwerk ab. Denn wenn diese Dateien über mehrere Laufwerke kopiert werden, potenziert sich die Datenmenge. Das belastet zusätzlich noch den Speicherbedarf bei der permanenten Datensicherung Ihrer Bestände.

Noch eine Bitte zum Schluss: Räumen Sie öfter einmal Ihre Ablagen in den einzelnen Laufwerken sowie bei Ihren eMails auf, indem Sie Dateien löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Das schont Speicherkapazitäten und spart so dem Unternehmen enorme Kosten.

In unregelmäßigen Abständen werden wir Stichproben zur Einhaltung unserer Anordnungen durchführen. Stellen wir Verstöße gegen diese Anordnungen fest, werden wir beim Betriebsrat die userbezogene Auswertung beantragen. Sollte sich ein Verdacht auf Missbrauch erhärten, muss die betroffene Person mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Wir sind zuversichtlich, dass Sie die Ihnen eingeräumten Möglichkeiten verantwortungsbewusst nutzen werden, und wünschen Ihnen dabei viel Freude und Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen