Betriebsvereinbarung

zur Einführung und Anwendung von Lotus Notes

 

Bei der folgenden Vereinbarung handelt es sich um ein sehr kundenorientiertes mittelständisches Unternehmen mit ca. 600 Mitarbeitern. Lotus Notes ist eine Groupware- Software, die auch zur Workflow-Unterstützung eingesetzt wird. Wegen des ausgesprochenen Werkzeugcharakters der Software Notes spielt die konkrete Anwendung eine wichtige Rolle. Mustervereinbarungen wie z.B. bei Personaldaten verarbeitenden Systemen sind hier kaum möglich. Man muß im Detail betrachten, welche Arbeitsabläufe wie unterstützt werden sollen.

 

Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung der Groupware-Software Lotus Notes bei der ... in ....

 

Leistungsumfang des Systems

Mit Hilfe des Systems soll an allen computerunterstützten Arbeitsplätzen ein schneller Zugriff auf alle bisher nur gedruckt vorliegenden Formeninformationen wie Organisationshandbuch, Dokumente des Qualitätsmanagements und Produktbeschreibungen gewährleistet werden. Das Informationsangebot umfaßt auch aktuelle Informationen zur Geschäftsentwicklung und eine elektronische Archivierung der kundenbezogenen Aktivitäten. Alle elektronisch hergestellten Dokumente sollen mit Notes versendet werden können, ohne daß es erforderlich ist, sie vorher auszudrucken.

Darüber hinaus werden Bürokommunikationsfunktionen wie elektronische Post und Terminplanung über das System abgewickelt. Ferner sollen Workflow-Funktionen wie Auftragseingang und Produktionssteuerung unterstützt werden.

 

Zielsetzung

Durch den Einsatz des Systems Lotus Notes sollen

werden. Ziel dieser Vereinbarung ist es, die Einsatzziele der Software mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbinden sowie eine Qualitätsverbesserung des gesamten Arbeitssystems zu erreichen.

Um insbesondere den Schutz vor einer technischen Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten, werden im folgenden gesonderte Regelungen zu denjenigen Teilen des Systems getroffen, in denen personenbezogene und die Arbeitsabläufe beschreibende Informationen verarbeitet werden.

 

Arbeitnehmerbezogene Daten im System

Im System werden direkt personenbeschreibende Daten nur im Umfang erweiterter Adreß- oder Telefonbuchdaten verwendet. Die Speicherung von privater Adresse und Telefonnummer erfolgt nur mit dem Einverständnis der betroffenen Person. In Anlage 1 sind alle direkt personenbeschreibenden Informationen, die im gesamten Lotus-Notes-System verwendet werden, verzeichnet.

 

Umgang mit Bearbeiter-Identifikationen und Systemprotokollierungen

Bei der Erfassung und weiteren Bearbeitung einzelner Vorgänge können Namen oder Kürzel der bearbeitenden Personen gespeichert werden. Diese dienen dem alleinigen Zweck, im Einzelfall eine zuständige, anzusprechende oder verantwortliche Person kenntlich zu machen. Es werden keine Programmfunktionen eingerichtet oder zur Verfügung gestellt, in denen Namen oder Namenskürzel statistisch oder zeitlich zurückverfolgend ausgewertet werden.

Bei Veränderungen bestehender Einträge werden jeweils nur Name und Datum der letzten Änderung gespeichert.

Soweit die Software Aktivitäten über das Benutzerverhalten aufzeichnet, dürfen diese ausschließlich zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Optimierung und Steuerung des Systems, zur Fehleranalyse und -korrektur sowie zur nur kostenstellenbezogenen Abrechnung der Systemkosten verwendet werden. Die Zugriffe auf diese Funktionen bleiben auf die mit der technischen Administration des Systems betrauten Personen begrenzt.

Das System fertigt keine Kopien von versendeten Mails an. Absender und Empfänger entscheiden allein über die Speicherung oder Löschung der versendeten Mails.

 

Reisepläne und Abwesenheitszeiten

Mit Hilfe des Systems sollen der Termin- und Anwesenheitsplan für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über einen computerunterstützten Arbeitsplatz verfügen, gepflegt werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben dabei selber ihre Reise- und Abwesenheitszeiten ein. Bei der Angabe von Abwesenheiten ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern freigestellt, auch Adressen und Telefonnummern für ihre zwischenzeitliche Erreichbarkeit anzugeben (z.B. bei Dienstreisen). Bezüglich der An- oder Abwesenheit werden nur die Merkmale "im Haus", "Urlaub", "außer Haus" verwendet; auf eine weitere Beschreibung von Abwesenheitsarten wird verzichtet. In Anlage 2 sind alle erfaßbaren Daten (in Form der Erfassungsmaske bzw. des verwendeten Erhebungsbogens) dokumentiert.

Das System wird so eingerichtet, daß jeder die Zeitpläne einer jeden anderen Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiters sehen kann. Diese Anzeige macht nur die Informationen für die aktuelle Woche und für die Zukunft sichtbar, nicht aber für die Vergangenheit. Anlage 2 umfaßt auch Muster der zur Verfügung gestellten Übersichten über die Reisepläne bzw. Abwesenheiten.

Die Nutzung dieser Terminplanfunktionen soll verpflichtend für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Schlüsselfunktionen und bis zur Ebene der Teamleitung eingeführt werden.

 

Time-Action-Pläne und Projekte

Mit diesem Systemteil werden Time-Action-Pläne zu Projekten und Themen verwaltet. Die jeweiligen Projektpläne werden veröffentlicht, die an Meilensteinen orientierten Ziele werden zwischen den betroffenen Personen vereinbart. Bearbeitungszeiten werden nicht erfaßt.

In Anlage 3 sind alle pro Aktivität sowie Projekt gespeicherten Einzelinformationen einschließlich der für die Beschreibung des Status der Aktivität verwendeten Kategorien (vorgeschlagen, vereinbart, in Arbeit, erledigt) dokumentiert. Die Anlage umfaßt auch eine Beschreibung der vorgegebenen Meilensteine mit den für sie hinterlegten Aktivitäten.

Die zur Kennzeichnung des Projektfortschritts verwendete Information kann von den Benutzern in Form einer geschätzten Prozentzahl des erreichten Erledigungsgrades einer Arbeit eingeben werden; mit jeder Eingabe werden die alten Informationen über den Stand des Fortschritts überschrieben. Die Eingaben erfolgen auf freiwilliger Basis.

Die Daten abgeschlossener Projekte werden für die Dauer von ... im System gespeichert.

 

Express-Störmeldungen

In diesem Systemteil werden Störmeldungen aus der Fertigung erfaßt. Die Datenbank bietet einen Überblick über den Inhalt der Störungen und über die Aktivitäten zu ihrer Behebung. Bei den vorgegebenen Kategorien für die Beschreibung des Problems sowie den Kommentar zum Problem werden nur Merkmale verwendet, die sich auf Technik und Organisation, nicht jedoch auf das Verhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beziehen. Anlage 4 enthält ein Muster der Erfassungsmaske bzw. des Erhebungsbogens.

 

Reklamationsbearbeitung

Es werden Kundenreklamationen an Geschäftsleitung und Vertrieb bearbeitet. Die Auswertungsfunktionen bieten Informationen über Status und Aktivitäten zu den Kundenreklamationen. Als vorgegebene Reklamationsgründe werden keine Merkmale benutzt, die sich direkt auf die Personen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beziehen. Auf die Angabe von Mitarbeiternamen im beschreibenden Text der Reklamation wird verzichtet. Anlage 5 enthält ein Muster der Erfassungsmaske bzw. des Erhebungsbogens.

 

Betriebliches Vorschlagswesen

Bei der Unterstützung des Betrieblichen Vorschlagswesens durch die Lotus-Notes-Software erfolgt neben der Dokumentation der Verbesserungsvorschläge eine Terminverfolgung der Bearbeitung durch die Gutachter.

 

Rechte des Betriebsrats, Änderungen und Erweiterungen

Über neue Systemteile wird der Betriebsrat rechtzeitig im Planungsstadium informiert. Beide Seiten verständigen sich darüber, ob die Erweiterung mit den Regelungen dieser Vereinbarung in Einklang steht oder ob es einer ergänzenden Regelung bedarf, und nehmen gegebenenfalls Verhandlungen auf mit dem Ziel, eine einvernehmliche Regelung über den neuen Systemteil zu erreichen.

Über geplante Änderungen und Erweiterungen des durch diese Vereinbarung beschriebenen Systems wird der Betriebsrat ebenfalls rechtzeitig vor Durchführung informiert; auf Wunsch einer Seite findet eine Beratung statt. Über Änderungen der Anlagen 1 bis 5 ist Einvernehmen zu erzielen.

Macht der Betriebsrat geltend, daß sich aus veränderten Funktionen des Systems neue Probleme für den Schutz der Persönlichkeitsrechte ergeben, so kann er seinerseits Regelungen verlangen, die die Bestimmungen dieser Vereinbarung ergänzen oder präzisieren. Auch hierüber ist Einvernehmen zu erzielen.

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

Der Betriebsrat ist als Organisationseinheit Teilnehmer des elektronischen Post-Systems und erhält die zur Nutzung erforderliche technische Ausstattung.

 

Beweisverwertungsverbot

Informationen, die unter Verletzung von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen werden, können nicht zur Begründung personeller Einzelmaßnahmen verwendet werden.

 

Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit Lotus Notes arbeiten sollen, werden vor der Einführung oder Änderung der Software qualifiziert. Diese Qualifikation umfaßt eine Darstellung der Funktionsweise des Gesamtsystems und dann ein Training der Bedienungsfunktionen des betroffenen Anwendungsgebiets. Die Qualifizierungsmaßnahmen finden in unmittelbarer zeitlichen Nähe zur Aufnahme der Arbeit mit dem neuen bzw. veränderten System statt. Die Rechte des Betriebsrats aus § 98 BetrVG bleiben unberührt.

 

Rechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die über sie gespeicherten Daten im System jederzeit einsehen.

Um sie an der Weiterentwicklung des Systems in angemessener Form zu beteiligen, findet pro Anwendungsbereich einmal im Jahr ein Erfahrungsaustausch zwischen Projektverantwortlichen und Benutzern statt. Die dort ausgesprochenen Anregungen und Verbesserungsempfehlungen werden bei der Weiterentwicklung berücksichtigt.

 

Schlußbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie ist mit einer Frist von ...., frühestens jedoch zum .... kündbar. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluß einer neuen Regelung

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Anlagen:

  1. Anlage 1 Direkt personenbeschreibende Daten im Lotus-Notes-System
  2. Anlage 2 Erfassungsformular Reiseplan und Abwesenheitszeiten und Muster der Übersichten
  3. Anlage 3 Für Time-Action-Pläne und Projektpläne erfaßte Daten
  4. Anlage 4 Erfassungsformular Express-Störmeldung
  5. Anlage 5 Erfassungsformular Reklamationsbearbeitung

Offen ist noch die Speicherdauer der sich auf die Abwicklung von Aktivitäten und Projekte beziehenden Daten und die Frage, ob bei längerer Speicherdauer der Time-Action-Pläne eine Löschung bzw. Überschreibung der Namen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfolgen sollte.