Betriebsvereinbarung Lotus Notes und Internet-Zugang

 

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Die Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung der Software Lotus Notes inklusive des Internet-Zugangs bei ..... Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten.

2. Gleichheitsgrundsatz

Alle computerunterstützten Arbeitsplätze werden auf Antrag der betroffenen Person an die IT-Abteilung ... mit der Notes-Client-Software ausgestattet. Damit stehen die Mail-Funktion sowie der Informationsteil des Systems zur Verfügung.

Der Internet-Zugang wird ebenfalls auf Antrag gewährt, wenn die Nutzung des Internet für die Arbeit als erforderlich oder nützlich bewertet wird; für die Bewilligung spielen allein sachliche, auf die jeweilige Arbeit bezogene Gründe eine Rolle.

3. E-Mail-Nutzung

Die E-Mail wird allgemein zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation vorrangig zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung gestellt.

Absender und Empfänger der Mails sind allein für deren weitere Verwendung verantwortlich; sie entscheiden über Speicherung, Löschung und Weiterleitung. Vom System wird den Benutzern ein ausreichender Speicherraum zur Verfügung gestellt; vor Erreichung der Speichergrenzen erhalten sie einen Hinweis.

Für den Fall von Urlaub oder sonstiger geplanter Abwesenheit erhalten die Benutzer die Möglichkeit, eine Person ihres Vertrauens mit der Verwaltung ihres Mail-Accounts zu beauftragen. Außerdem können sie ein "Abwesenheits-Profil" ausfüllen. Mit diesem elektronischen Formular können die Benutzer für die unternehmensinternen Mail-Absender angeben, wie lange sie voraussichtlich nicht erreichbar sind. Darüber hinaus haben sie die Gelegenheit für eine kurze Mitteilung.

Die Abwesenheits-Profile werden nach Ablauf der von den Benutzern selbst angegebenen Fristen automatisch vom System gelöscht. Es erfolgt keine Protokollierung von durch das System versendeten oder empfangenen Mails.

Für die Versendung vertraulicher Informationen innerhalb des Unternehmens (z.B. im Sinne der SAP-HR-Vereinbarung besonders schutzwürdige personenbezogene Daten) wird die Möglichkeit verschlüsselter Mail-Übertragung mit elektronischer Signatur zur Verfügung gestellt.

 

4. Informationsteil

Die im unternehmensinternen Informationssystem vorhandenen Dokumente und Informationsservices stehen allen Benutzern zur Verfügung.

Es wird unterschieden zwischen konzern- bzw. unternehmensweit geltenden (z.B. Produktbeschreibungen, Vorschriften) und dezentralen Dokumenten. Für die zentralen Dokumente gibt es eine zentrale Redaktionszuständigkeit; für die von den einzelnen Bereichen oder Abteilungen zu verantwortenden Inhalte liegt die redaktionelle Verantwortlichkeit dezentral bei den jeweiligen Fachabteilungen als "publisher".

Im Rahmen dieser dezentralen Kompetenz werden dem Gesamtbetriebsrat und den örtlichen Betriebsräten die Möglichkeit eingeräumt, sich und ihre Arbeit darzustellen.

In der Produktion (und in anderen Bereichen, in denen überwiegend keine computerunterstützten Arbeitsplätze vorhanden sind) sowie im Casino-/Kantinenbereich werden Computer mit Zugang zu dem allgemeinen Informationsteil aufgestellt, sobald das Informationssystem über genügend allgemein interessierende Inhalte verfügt.

 

5. Nutzung weiterer Groupware-Funktionen

Die im System vorhandenen Kalenderfunktionen und Aufgabenlisten stehen jedem Benutzer für seinen individuellen Gebrauch zur Verfügung. Nur die Benutzer selbst haben Zugriff auf den jeweiligen Speicherbereich; sie können mit dem Zugriff jedoch Personen ihres Vertrauens berechtigen, z.B. für Zeiten längerer Abwesenheit.

Arbeitsgruppen können die Kalenderfunktionen im Rahmen von Pilotanwendungen erproben. In diesem Fall erhält der zuständige Betriebsrat vorab eine entsprechende Mitteilung. Nach einem halben Jahr - oder einer abweichen von dieser Zeitspanne vereinbarten Frist - findet eine Bewertung der Erfahrungen durch die Arbeitsgruppe statt, deren Ergebnis mit dem zuständigen Betriebsrat beraten wird. Soll die Anwendung beibehalten oder auf andere Unternehmensbereiche ausgedehnt werden, so wird auf Wunsch des Gesamtbetriebsrats eine diese Vereinbarung ergänzende Regelung getroffen.

6. Workflow-Anwendungen

Arbeitsabläufe, die eine gewisse Regelmäßigkeit aufweisen und/oder für die sich einzuhaltende Mindestnormen definieren lassen, können durch Workflow-Anwendungen unterstützt werden (wie z.B. die Anwendungen für das Reklamationsmanagement oder die Steuerung von Handelswaren). Die Anwendungen werden in Anlage 1 mit einer kurzen Beschreibung ihrer Funktionalität und ihres Einsatzgebietes aufgeführt.

Der zuständige Betriebsrat sowie der Gesamtbetriebsrat werden über die geplanten Workflow-Anwendungen vor deren Realisierung informiert. Handelt es sich dabei um ein System, das geeignet ist, die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu überwachen (z.B. Workflow-System mit personenbezogener Dokumentation des Fortschritts von Arbeiten) und geht die Anwendung über eine "Überwachung des Augenblicks" hinaus (z.B. durch Festhalten der personenbezogen Historie von Abläufen), so werden auf Verlangen des zuständigen Betriebsrats ergänzende Regelungen getroffen. Anlage 1 wird entsprechend ergänzt.

 

7. Weitere interaktive Dienste

Im Rahmen dieses aufzubauenden unternehmensinternen Informationssystems werden auch Schwarze-Brett-Funktionen zur Verfügung gestellt.

Es können Diskussionsforen eingerichtet werden, die vor allem dem Erfahrungsaustausch dienen. Hierüber werden der zuständige Betriebsrat sowie der Gesamtbetriebsrat vorab informiert; im übrigen wird nach Ziffer 6 verfahren; entsprechende Anwendungen werden ebenfalls in Anlage 1 aufgeführt.

 

8. Internet-Nutzung

Der Internet-Zugang wird als Netzwerk-Service eingerichtet und auf Antrag gem. Ziffer 2 gewährt.

Seine Nutzung wird elektronisch protokolliert. Dieses Protokoll weist Datum und Uhrzeit des Zugriffes, die aufgerufene Internet-Adresse und die Server-Adresse des für das jeweilige Werk eingesetzten Proxy-Servers aus, identifiziert also nicht den Benutzer. Der Zugriff auf die Protokolldaten ist auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der technischen Administration ..... beschränkt. Das Protokoll kann zu Zwecken der Fehleranalyse und -korrektur sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit genutzt werden. Soll es für weitere Zwecke genutzt werden, so wird darüber vorab Einvernehmen mit dem zuständigen Betriebsrat hergestellt.

 

9. Training und Schulung

Die Schulungsangebote für E-Mail und die Nutzung der anderen Informations- und Kommunikationsdienste umfassen das Handling mit den entsprechenden Software-Werkzeugen und darüber hinaus Fragen der Sicherheit im Netz, des Schutzes vor Vireninfiltration, Navigationshilfen für ein "intelligentes Suchen" und ggf. den Umgang mit der Verschlüsselung von Informationen.

Allen Benutzern wird die Teilnahmemöglichkeit an den Qualifizierungsmaßnahmen angeboten; die Veranstaltungen finden zeitnah zur geplanten Aufnahme der Arbeit mit den jeweiligen Anwendungen statt.

 

10. Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von ..., frühestens jedoch zum ... gekündigt werden.

Werden Informationen unter Verletzung von Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen oder weiterverarbeitet, so sind sie als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen nicht mehr zulässig.

Wird in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen oder eine ergänzende Regelung mit dem Gesamtbetriebsrat oder dem zuständigen Betriebsrat vorsieht, kein Einvernehmen erreicht, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.