Einsatz von Telefonanlage, Mobiltelefonen,
e-Mail, Intranet- und Internetzugang
Dies ist die erste mit Hilfe unserer Beratung abgeschlossene Betriebsvereinbarung zu Mail/Internetzugang nach Aufhebung der Verordnung des Finanzministeriums über die Behandlung als gelwertwer Vorteil vom Mai 2000. Die Regelung trägt auch dem Tatbestand Rechnung, dass viele Firmen (nach Ford, Bertelsmann nun auch Siemens) ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausdrücklich zur Nutzung der neuen Medien auffordern.
Ergänzend zu ...[den Bestimmungen] ... der Rahmenbetriebsvereinbarung Einführung und Anwendung von EDV-Systemen vom ..... wird vereinbart:
Internet und Telekommunikation
Grundsatz
Die Informations- und Kommunikationseinrichtungen der festen und mobilen Telefonie, der elektronischen Post (e-Mail) und des Internet-Zugangs dienen der Verbesserung der internen wie externen Kommunikation, der schnelleren Verteilung von Information und damit der Beschleunigung von Geschäftsprozessen.
Insbesondere bezüglich der elektronischen Medien e-Mail und Internet ist beiden Seiten bewusst, dass sich dabei eine ausschließlich geschäftliche Nutzung und eine persönliche Nutzung nicht scharf trennen lassen.
Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird daher über den dienstlichen Gebrauch hinaus die Möglichkeit der gelegentlichen privaten Nutzung
- der betrieblichen Nebenstellenanschlüsse,
- der betrieblichen Mobiltelefone sowie
- der e-Mail und des Internet-Zugangs
eingeräumt, sofern
- dadurch der betriebliche Ablauf nicht gestört wird und
- die geltende steuerliche Freigrenze für geldwerte Vorteile durch die Benutzung arbeitgebereigener Kommunikationssysteme nicht überschritten wird.
Anbetracht der durch die Umstellungen der Handels- und Geschäftsbeziehungen auf e-commerce bevorstehenden Änderungen stimmen beide Seiten in der Auffassung überein, dass der Erwerb einer breiten Medien-Kompetenz möglichst vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Unternehmen erforderlich ist und deshalb gefördert werden soll. Daher wird jeder vernetzte Arbeitsplatzrechner mit einem e-Mail-Account und dem Zugang zum unternehmensinternen Netz (Intranet) ausgestattet.
Die Berechtigung für den Internet-Zugang wird nach sachlichen Kriterien immer dann erteilt, wenn die Internet-Nutzung für die Arbeit sinnvoll ist oder dies in naher Zukunft zu erwarten ist.
Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die persönliche Nutzung der firmeneigenen Einrichtungen für e-Mail und Internetzugang außerhalb ihrer Arbeitszeit ausdrücklich gestattet. Durch Aufstellen von Info-Säulen bzw. Einrichtung eines "Internet-Cafes" wird auch denjenigen Mitarbeiterinnen und Mitarfbeitern, die an ihrem Arbeitsplatz über keinen vernetzten Computer bzw. Internet-Zugang verfügen, Gelegenheit zu deren Nutzung gegeben.
Erfassung und Auswertung der Verbindungsdaten
Zum Zweck der der verursachungsgerechten Kostenverrechnung werden die Verbindungsdaten der Nebenstellenanschlüsse durch die Telekommunikationsanlage automatisch erfasst.
Für die Verbindungsdaten der Mobiltelefone erfolgt der Kostennachweis durch Abrechnungen seitens der Provider.
Auswertungen werden nur summarisch und kostenstellenbezogen erstellt bzw. angefordert.
Auf eine Protokollierung des e-Mail-Verkehrs sowie der Zugriffe auf unternehmensinterne Dokumente (Intranet) wird verzichtet.
Die Zugriffe auf externe Internet-Seiten werden protokolliert; dabei werden die in Anlage 1 aufgelisteten Informationen erfasst.
Anlage 1:
Pro Objekt wird in einer Protokollzeile festgehalten:
- Datum und Uhrzeit
- Fehlercode
- Identifizierung des zugreifenden Rechners oder des Benutzers
- Internet-Adresse der Seite, auf die zugegriffen wurde
- Zahl der übertragenen Bytes.
Das Protokoll dient ausschließlich den Zwecken
- Gewährleistung der Systemsicherheit,
- Steuerung der Lastverteilung im Netzwerk und Optimierung des Netzes sowie
- Analyse und Korrektur von technischen Fehlern und Störungen.
Der Zugriff auf das Protokoll ist auf das technische Personal, das für die Aufrechterhaltung der Netz-Infrastruktur verantwortlich ist, beschränkt. Diese Personen dürfen die ihnen aus dem Protokollzugriff bekannt gewordenen Informationen nur im Rahmen der oben genannten Zweckbestimmung verwenden. Das Protokoll wird für die Dauer eines Montes gespeichert.
Eine Einsichtnahme in die Daten einzelner Telefongespräche sowie in das Internet-Zugriffsprotokoll darf nur bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung erfolgen; der Betriebsrat wird in diesem Fall vor der Durchführung einer solchen Überprüfung informiert. Kann der Verdacht nicht ausgeräumt werden, so findet ein Gespräch zwischen Geschäftsführung und Betriebsrat statt. Bei einem eventuell danach stattfindenden Gespräch mit der betroffenen Person nimmt (auf deren Wunsch) ein Mitglied des Betriebsrats teil.
Alle eventuell erstellten übrigen Auswertungen enthalten keine Informationen, aus denen sich eine Identifizierung der Person der Benutzerin bzw. des Benutzers (Name, Arbeitsplatz oder Rechner-Adresse) ergibt.
Informationen, die unter Verstoß gegen die vorgenannten Bestimmungen gewonnen oder weiterverarbeitet wurden, sind als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen nicht zulässig.
Auf persönliche Mail-Accounts haben ausschließlich die Benutzer Zugriff; sie entscheiden über die Speicherung, Löschung und Weitergabe ihrer Mails. Für den Fall von Abwesenheiten stellt das e-Mail-System den Benutzern die Funktionen
- Auto-Reply (Die Absender von eingehender e-Mail erhalten eine automatische Benachrichtigung über die Abwesenheit des Benutzers) und
- Auto-Forward (Eingehende Mail wird an eine Vertrauensperson des Benutzers weitergeleitet)
zur Verfügung.
Um die Systemsicherheit zu gewährleisten, wird ein- und ausgehende Mail von einem Virusprüfprogramm automatisch geprüft.
Qualifizierungsmaßnahmen
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind über die besonderen Probleme der e-Mail und der Internet-Dienste zu unterrichten. Hierzu erstellt das Unternehmen eine Benutzerrichtlinie.
Rechte des Betriebsrats
Der Betriebsrat hat das Recht, sich und seine Arbeit im unternehmensinternen Netz (Intranet) darzustellen.
tse Hamburg |
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