Richtlinie aus einem multinationalen Unternehmen, aus dem Englischen übersetzt und anonymisiert

Hinweise zur Policy über elektronische Kommunikationsmittel

In einer Zeit, da die elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten (e-mail, Firmen-Intranet/Websites und Internet) immer häufiger und von immer mehr Menschen eingesetzt werden, möchten wir alle Mitarbeiter an ihre persönliche Verantwortung beim Gebrauch der elektronischen Kommunikationsmittel des Unternehmens erinnern.

Die elektronischen Kommunikationsmittel (e-mail, Firmen-Intranet/Websites und Internet) bieten ein großes Potential, das zur Erreichung unserer Firmenziele produktiv genutzt werden kann. Diese Mittel bieten viele und wichtige Informationen, durch die unser Verbraucherverständnis verbessert, die Kommunikation mit unseren Kunden und Lieferanten erleichtert und ein Weg geboten wird, auf dem die Forschung sowie das Benchmarking mit externem Fokus betrieben werden kann. Bei Missbrauch können diese Technologien zu einer Verringerung der Produktivität und einer Verschwendung von Firmenmitteln führen. Haftungsfragen für die Firma und/oder den einzelnen Mitarbeiter sowie letztendlich das Nichterreichen der Firmenziele können die Folge sein. Entsprechend dem von uns praktizierten Miteigentümer-Verhalten erwarten wir, dass Firmenmittel und Arbeitszeit zur Verfolgung der Firmenziele eingesetzt werden.

Uns ist bewusst, dass ein minimaler Gebrauch der elektronischen Kommunikation zu persönlichen Zwecken wohl unvermeidlich ist, aber er sollte innerhalb vernünftiger Grenzen bleiben. Jeder Gebrauch zu persönlichen Zwecken sollte geringfügig bleiben und nicht die Geschäftsinteressen des Unternehmens berühren, es sollten keine zusätzlichen Kosten entstehen. Die Unternehmensstandards sind zu wahren und die eigene Produktivität oder die anderer Mitarbeiter sollte nicht beeinträchtigt werden. Es ist wichtig, die Haltung des Unternehmens zum richtigen (und falschen) Gebrauch der elektronischen Kommunikationssysteme deutlich zu machen.

Sachgemäßer Gebrauch umfasst:

• Weitergabe von Informationen in Zusammenhang mit Projekten und Geschäftsinteressen
  
  
• Firmenmitteilungen, z.B. Organisationsänderungen, die für die Allgemeinheit bestimmt sind,
  
  
• Senden und Empfangen von geschäftlich veranlassten e-mails und Dokumenten
  
  
• Gebrauch zu persönlichen Zwecken, soweit er begrenzt und nicht häufig erfolgt, nicht die Geschäftsinteressen des Unternehmens berührt, keine Kostensteigerungen verursacht und den Unternehmensstandards entspricht.

Dem gegenüber bedeutet unsachgemäßer Gebrauch:

• Aktivitäten, die einen Interessenkonflikt darstellen,
  
  
• Spendenanfragen oder Bitten um Unterstützung für Veranstaltungen (mit Ausnahme von Veranstaltungen oder Aktionen, die vom Unternehmen unterstützt werden)
  
  
• Zu privaten Zwecken oder Aktivitäten zählen auch Angebote zum Kauf oder Verkauf privater Waren oder Leistungen, religiöse Aktivitäten, Kettenbriefe, politische oder persönliche Meinungen, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben, sowie finanzielle Transaktionen, die keinen Bezug zum Unternehmen haben
  
  
• Herabwürdigende Bemerkungen über Andere, einschließlich Lieferanten oder andere Unternehmen
  
  
• Illegale Aktivitäten
  
  
• Beleidigende, pornographische oder verleumderische Darstellungen

Aufgrund der Natur dieser Technologie sollte kein Mitarbeiter erwarten, dass die auf elektronischem Wege übermittelten Informationen privat sind. Wenn der Verdacht besteht, dass ein Mitarbeiter unsachgemäße Aktivitäten ausübt, behält sich das Unternehmen vor, im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten die Verwendung von e-mail und Intranet/Internet zu kontrollieren. Wenn ein Mitarbeiter den Eindruck hat, dass sich ein Kollege unsachgemäß verhält und/oder ein kompromittierendes Arbeitsumfeld schafft, kann er sich mit seinen Bedenken an den zuständigen HR-Manager wenden. Die Verletzung dieser Policy sowie der Unternehmensstandards zu sachgemäßem Gebrauch elektronischer Kommunikationssysteme kann ernste Disziplinarmaßnahmen nach sich ziehen, bis zum Verlust des Arbeitsplatzes.

Bitte nehmen Sie sich etwas Zeit, diese Ausführungen zu verstehen und sehen Sie diese als eine Möglichkeit, unsere Produktivität durch den sachgerechten Gebrauch dieser Technologie zu steigern.

tse Hamburg

134 / 11