Business Intelligence

• Umsatzveränderungen im Vergleich zum Vorjahr, differenziert nach Regionen, Produktgruppen.
• Suche nach Neukunden, verlorenen Kunden, differenziert nach Umsatzgröße, Kundensegment, Produktgruppen.
• Abverkaufszahlen nach Produkten, Kundengruppen in zeitlichem Vergleich,
• Lagerbestände nach Standorten,
• Probleme mit Lieferketten ...

Man sieht also, dass sich das System im Unterschied zu früheren Reporting-Bibliotheken mit fest programmierten Auswertungen sehr investigativ nutzen lässt.

Dieser Aspekt wird unterstützt durch die Möglichkeit grafischer Realisierung der Auswertungen in sog. Dashboards, in denen man gute, kritische und schlechte Ergebnisse farblich unterschiedlich darstellen kann, z.B. in Ampelfarben. Per Drill Down kann dann von groben Einheiten auf immer feinere Untergruppen umgeschaltet werden, in vielen Systemen bis herunter zu den Elementarergeinissen, den einzelnen Geschäftsvorgängen. Beliebt für das Drill down ist die Zeitdimension, von Jahren über Monate bis zu Wochen und Tgaen oder eine geographische Dimension z.B. von Kontinenten über Länder bis herunter zu kleinen und kleinsten Verkaufsgebieten.

Die grafische Darstellung von Auswertungen sollte den Vorrang vor listen- und tabellenorientierter Darstellung haben. Dies verleiht einen schnellen Überblick über die Gesamtsituation und erfordert in der Regel nur bei erkennbaren Problemen die Notwendigkeit einer Detaillierung. Kontrolle im Detail tritt zugunsten von schnellem Überblick in den Hintergrund.

Automatik: Ein weiterer Vorteil beteht darin, dass die Auswertungen automatisch an bestimmte Veränderungen angepasst werden können, z.B. Ergebnisse immer aktuell und/oder im Vergleich mit bestimmten Zeitintervallen.

Regelungsmöglichkeiten

Vereinbarungen zu Business Inteligence-Anwendungen haben die eher altbacken wirkenden Data Warehouse-Regelungen abgelöst. Die Regelungspraxis aus dem letzten Jahrhundert, jede einzelne Auswertung in der Betriebsvereinbarung festzulegen, würde die Flexibilität der heute verbreiteten Systeme stark beeinträchtigen. Um zu etwas zeitgemäßeren Regelungen zu gelangen, gehen wir von folgenden Grundsätzen aus:

• Information: Die leicht zugängliche Versorgung aller betroffenen Personen mit Informationen zu Unterstützug der jeweiligen Arbeit ist absolut begrüßenswert.
• Überwachung: Eine Leistungs- oder Verhaltensüberwachung einzelner Mitarbeitender soll vermieden werden.

Dann ergeben sich andere Regelungsmöglichkeiten:

Containment

Dieses Modewort bedeutet nichts anderes als Eindämmung. Bezogen auf die Überwachungseignung der Technik trägt es der Tatsache Rechnung, dass Überwachung nicht zu 100 Prozent vermeidbar ist. Aber sie lässt sich wirksam und kontrollierbar begrenzen. Das meint Cotainment.

Die Überwachungseignung hängt nahezu ausschließlich von den Daten ab, auf die das System Zugriff hat. Wenn die Datenquellen für den Zugriff des Systems festliegen und nicht von den benutzenden Personen verändert oder zusätzlich gewählt werden können, ist ein erster Schritt zur Eindämmung der Überwachungseignung getan.

Jetzt wäre zu überprüfen, ob die im Zugriff liegenden Daten einen Bezug zu den Beschäftigten überhaupt zulassen. Wenn dies sich definitiv ausschließen lässt, genügt die folgende Regelung:

Die in Anlage .. aufgeführten und ausschließlich nutzbaren Datenquellen lassen keinerlei Möglichkeit zu, einzelne Beschäftigte zu identifizieren. Daher unterliegen die mit dem System möglichen Auswertungen keinerlei Einschränkungen.

Ein solcherart ausschließbarer Personenbezug ist in den meisten Fällen nicht möglich, z.B. bei Geschäftsabschüssen nach Region oder Produkten, wenn das Auswertungssystem ein Drill-down-Verfahren bis zum einzelnen Vorgang zulässt. Dann weiß man in der Regel, welche Person hintr dem Vorgang steckt bzw. diese Person lässt sich mit anderen Mitteln leicht feststellen, z.B. mit Hilfe des Organigramms der Firma. Will man in solchen Fällen die Überwachungseignung einschränken, bieten sich zwei Möglichkeiten an:

Die Drill-Down-Möglichkeit des Systems (bzw. betroffenen Dashboards) wird so begrenzt, dass hinter den abbildbaren Vorgängen keine einzelnen Personen stehen.

oder etwas normativer und damit offener

Soweit im Drill-down-Verfahren einzelne Personen sichtbar sind, dient dies dem alleinigen Zweck, eine Person kenntlich zu machen, die für weitere Fragen zu Einzelheiten des Vorgangs oder zur Aufklärung von Problemen angesprochen werden darf.

Wenn diese Möglichkeiten keine befriedigende Lösung bieten, kann man versuchen, die Zweckbestimmung der Systemnutzung möglichst präzise zu beschreiben und einige - hier bespielhaft aufgeführte Grundsätze vereinbaren, die bei der Handhabung des Systems zu beachten sind.

Ad hoc-Auswertungen

Hier wird es schwierig, weil eine vorherige Zweckbindung technisch nicht garantiert werden kann. Die mit Hilfe der Ad hoc-Queries erstellbaren Berichte sollen schließlich gemäß aktuellem und nicht bereits vorher bekanntem Bedarf erstellt werden können. Eine ältere Betriebsvereinbarung enthält ein - zugegeben etwas kompliziertes - Regelungsbeispiel.

Unternehmens- und Führungskultur

Die Umsetzbarkeit der vorgeschlagenen Regelungen hängt entscheidend von der Unternehmens- und Führungskultur ab und wird sich schlecht realisieren lassen, wenn

• autoritäre Führungsstile im Vordergrund stehen,
• wenig Transparenz über die Geschäftsvorgänge herrscht und
• das Abteilungs- bzw. Silodenken stark ausgeprägt ist.

Dann hilft nur, nach alter Tradution jedes einzene Auswertungsprogramm bzw. Dashboard im Detail zu regeln.

Datenqualität

Die Qualität der Systemnutzung hängt in hohem Grad von der Qualität der verfügbaren Daten ab. Nach wie vor gilt der Grundsatz garbage in - garbage out.

Lückenhaftigkeit, Unvollständigkeit, doppelte Einträge, unverträgliche Formate, mangende und unterschiedliche Aktualität, Widersprüchlichkeit und vor allem nicht bereinigter Datenmüll sind oft anzutreffende Fehlerquellen. Die Folgen: Keiner traut dem System, falsche Entscheidungen, Wiederbelebung der Excel-Wirtschaft jder für sich ...