Betriebsvereinbarung zum Einsatz eines Workforce Management-Systems

Diese Gesamtbetriebsvereinbarung regelt in Ergänzung zu .. der IV-Rahmenbetriebsvereinbarung vom .... die Einführung und Anwendung des Systems eWorkforce Management (eWFM) der Firma Aspect im Kundenservice-Bereich der [... Name des Unternehmens] und gilt  für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sinne von § 5 BetrVG, deren Daten in diesem System verarbeitet werden.

Die Nutzung des Systems eWFM umfasst die folgenden Funktionalitäten, denen die Einsatzzwecke des Systems entsprechen:

• Forecasting / Szenarien / Simulation
• Einsatzplanung
• Intra-Day Monitoring

Die Beschreibung der genutzten Funktionalitäten und der Einsatzzwecke ergeben sich aus Anlage 1.

Die Module Notification Server und Real Time Adherence werden nicht eingesetzt.

Zeitelemente werden in der ERP und in eWFM erhoben und in eWFM verarbeitet..

Diese Zeitelemente sind in Anlage 2 beschrieben und entsprechend dem Einsatzzweck des eWFM Systems verarbeitet. Für die Abrechnung im SAP-HR System sowie im Reporting benötigten Zeiten werden übergeben.

Auswertungen der Daten finden im SAP-HR-System gemäß der dort geltenden Vereinbarung sowie entsprechend den Regelungen zum Betriebs der Service Center im Rahmen des dort eingerichteten Data Warehouse statt.

In den Bereichen, in denen die Umstellung auf eWFM erfolgt ist, werden alle Beteiligten verpflichtet, keine weiteren PC-Tools (Excel, Access-DBen u.ä.) zur Erhebung von Zeitelementen zu verwenden.

Das System wird nicht zum Zweck der Verwaltung von Arbeitszeiten eingesetzt und führt keine mitarbeiterbezogenen Arbeitszeitkonten.

Bei Aufstellung des Schichtplanes sind die betrieblichen Belange und die persönlichen Wünsche der Mitarbeiter gleichermaßen zu berücksichtigen und gegeneinander abzuwägen. Das System bietet den Beschäftigten eine Möglichkeit an, Arbeitszeiten untereinander zu tauschen.

Im Übrigen sind die geltenden betrieblichen Regelungen zu beachten, insbesondere die kollektiven Regelungen betreffend Schichtarbeitsgrundsätze und Schichtplanungsgrundsätze sowie örtliche Vereinbarungen.

Die im System abgebildeten Prozesse der Schichtzuweisung sind in Form einer technischen Beschreibung in Anlage 3 im Detail dargestellt.

Im System eWFM werden alle geltenden Arbeitszeitmodelle abgebildet.

Das Monitoring dient der Steuerung der Service Center als Beobachtung des aktuellen Zustandes und nicht der Mitarbeiterüberwachung.

Sofern die Möglichkeit zur einzelpersonenbezogenen Anzeige im Monitoring besteht, haben nur die im Bereich Workforcemanagement für die Steuerung des Personaleinsatzes Zuständigen (zentrales und dezentrales Monitoring) Zugriff. Sie dürfen diese Informationen lediglich zur Steuerung der Lines verwenden und keine einzelpersonenbezogenen Informationen an andere Stellen weitergeben. Einzelpersonenbezogene Anzeigen dürfen nicht ausgedruckt oder gespeichert werden.

Das ausdrückliche Beobachten einzelner Arbeitsplätze über längere Zeiten unter Einsatz des eWFM Systems findet nicht statt.

Der Prozess des Monitoring ist in Anlage 4 dargestellt.

Die Zugriffsrechte werden so vergeben, dass die mit dem Workforcemanagement betrauten Mitarbeiter/innen, Teamleiter/innen und Leiter/innen nur Zugriff auf die Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihres Verantwortungsbereichs haben. Die Struktur der vergebenen Rechte ist in Anlage 5 vereinbart.

Das Reporting betrifft die Auswertung von Aktivitäten, die über längere Zeitabschnitte in der Vergangenheit liegen.

Ausgehend von den betrieblichen Erfordernissen und Anforderungen an WFM ist es ausreichend, das Reporting auf einer aggregierten Stufe durchzuführen. Daher finden im Rahmen des Reportings aus eWFM Auswertungen nur auf einer Ebene statt, die wenigstens fünf Mitarbeiter umfasst.

Die in den Reports verwendeten Kennzahlen entsprechen den Zeitelementen gemäß Anlage 2.

Macht der Gesamtbetriebsrat geltend, dass Auswertungen erstellt werden, die zum Ziel haben bzw. dazu verwendet werden, Rückschlüsse auf Personengruppen von weniger als fünf Mitarbeitern zu ermöglichen, so werden Verhandlungen aufgenommen mit dem Ziel, eine einvernehmliche Regelung zu finden bzw. diese Vereinbarung entsprechend anzupassen; bis zu einer einvernehmlichen Lösung, resp. Anpassung dieser Vereinbarung wird auf eine Erstellung der umstrittenen Reports verzichtet. Darüber hinaus wird eine Beschwerdestelle eingerichtet, an die sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der zuständige Betriebsrat bei Problemen zu der vorgenannten Regelung wenden können. Die Beschwerdestelle besteht aus dem jeweiligen Leiter „Workforcemanagement“, der binnen drei Werktagen eine Entscheidung herbeiführt, die dem zuständigen Betriebsrat mitgeteilt wird.

Den örtlichen Betriebsräten werden alle Reports der Standortleiter zur Verfügung gestellt. Weitere Reports erhalten die örtlichen Betriebsräte auf Anforderung.

Die Benutzerinnen und Benutzer erhalten vor Aufnahme ihrer Arbeit mit dem System die erforderlichen Qualifizierungen, deren Aufbau und Inhalt mit dem Gesamtbetriebsrat abgestimmt werden.

Die Betriebsräte haben das Recht, an den Schulungen teilzunehmen.

Die Anlagen 1 und 3 werden auf dem aktuellen Stand gehalten. Änderungen der Anlagen 2, 4 und 5 zu dieser Vereinbarung bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens. Kommt dieses nicht zu Stande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

Sollten Daten, die Leistung und/oder Verhalten von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern beschreiben, unter Missachtung von Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind sie als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen nicht mehr zulässig; hierauf gestützte personelle Einzelmaßnahmen sind zurückzunehmen.

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt sie nach bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung.