Vereinbarung zur Pilotierung einer Skill-Datenbank
Seit der zweiten Hälfte des Jahres 2000 lassen sich verstärkte Bemühungen der Unternehmen um die Einführung eines Qualifikationsmanagements beobachten. Die hier dokumentierte Vereinbarung folgt einem traditionellen Regelungsverfahren mit Systembeschreibung, Datenkatalog, Auswertungskatalog, Verzeichnis der Schnittstellen usw. Sie wird von uns nicht zur Nachahmung empfohlen. Wir verweisen lieber auf einen etwas sensibler mit der Materie umgehenden (immer noch nicht abgeschlossenen) Regelungsentwurf vom März 2000.
Stand April 2001
1. Ziel und Zweck
Das Unternehmen verfolgt das Ziel, konzernweit die Personalplanung sowie den Einsatz und die Qualifizierung aller Mitarbeiter zu optimieren. Zu diesem Zweck soll eine konzernweite Skill-Datenbank aufgebaut werden. Vor einem konzernweiten Wirkbetrieb soll diese in enger Abstimmung mit dem Konzernbetriebsrat in ausgewählten Konzerneinheiten pilotiert werden. Es ist erklärtes Ziel der Vertragspartner, das schützenswerte Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung zu wahren. Die Nutzung personenbezogener Daten von Beschäftigten wird, soweit deren Erhebung verbindlich ist, auf das unverzichtbare Maß beschränkt.
2. Geltungsbereich
Diese Konzernbetriebsvereinbarung gilt für die Pilotierung der Skill-Datenbank in den sich aus Anlage 1 ergebenden Konzerneinheiten. Sie gilt persönlich für alle Beschäftigten als Nutzer oder als Betroffene.
3. Kurzbeschreibung des Systems
Vor dem Hintergrund einer angestrebten verbesserten Personalplanung werden in der Skill-Datenbank Angaben von Beschäftigten zur Person, zum Werdegang und zu spezifischen Kenntnissen (sog. Skills) hinterlegt. Daneben können die Beschäftigten Einsatzwünsche dokumentieren. Das zu erprobende System wird nach folgenden Prinzipien aufgebaut:
- Im Hauptmodul Personalmanagement des Systems SAPHIR wird das Submodul Personalentwicklung-Skill-Datenbank implementiert.
- Im Einvernehmen mit dem gemäß Ziffer 10 dieser Vereinbarung zu bildenden Arbeitskreis werden jene Datenfelder definiert, die aus in SAP bzw. anderen Modulen über die in Anlage 4 definierten Datenfelder hinaus in die Skill-Datenbank übernommen werden.
- Es werden die Basisqualifikationen entsprechend der Qualifikationscluster automatisch auf die Personen übertragen und dann können dann diese durch die Beschäftigten freiwillig skaliert werden. Die über andere SAP-Module darüber hinausgehenden Datenfelder sind durch die Beschäftigten frei und freiwillig beschreibbar. Es werden Prinzipien der Beschreibung dieser Datenfelder einvernehmlich festgelegt, z. B. keine Angaben über andere Personen, keine zweckfremden Eingaben etc.
- Dem Konzernbetriebsrat wird ein namentliches Berechtigungsverzeichnis inkl. der zentralen down-load-Berechtigungen zur Verfügung gestellt.
Eine detailliertere Beschreibung in funktionaler und technischer Hinsicht findet sich in Anlage 3.
4. Verzeichnis der personenbezogenen Datenfelder
In der Anlage 4 sind vollständig die personenbezogenen Datenfelder beschrieben, die in der Skill-Datenbank erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zweckbestimmt; Daten auf Vorrat werden nicht erhoben. Die Daten sind zu löschen, wenn ihre Zweckbestimmung entfällt.
Im Rahmen der Erprobung der Skill-Datenbank ist die Verwendung der Daten ausschließlich im Rahmen der folgenden Zweckbestimmungen zulässig:
- Schaffung von Übersichten über Personalbedarfe, Qualifizierungsangebote und Berufschancen; zentral werden diese Auswertungen nur anonymisiert generiert.
- Durchführung von Strukturanalysen und Potentialabschätzungen zur Gewinnung von geeignetem Personal innerhalb des Konzerns zur Implemetierung und Vermarktung innovativer Produkte und Dienstleistungen sowie Durchführung sozialverträglicher Personalanpassungen.
- Vorbereitung einer gezielten Beratung der Beschäftigten über Qualifizierungsangebote und persönliche Information über die Berufschancen im Konzern.
5. Auswertungen
Mit der Skill-Datenbank hat der Konzern ein Instrumentarium, mit dessen Einsatz er das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten i.S. des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kontrollieren kann. Personenbezogene Auswertungen der Daten der Skill-Datenbank erfolgen lediglich durch berechtigte Stellen in den Erprobungseinheiten. Zentral werden lediglich aggregierte Daten ausgewertet und genutzt.
Dieses Eingeständnis einer Überwachungserlaubnis sollte nicht in einer Vereinbarung enthalten sein. Vielmehr sollte die Zweckbindung an Ziele der Personaleinsatz- und -entwicklungsplanung bekräftigt werden. Es ist wnig tröstend, dass die - hier indirekt erlaubten - Überwachungen nur von berechtigten Stellen durchgeführt werden dürfen.
In Anlage 5 sind die zulässigen Auswertungen unter Verwendung personenbezogener Daten von Beschäftigten abschließend beschrieben.
6. Schnittstellen
In Anlage 6 sind unter Angabe von Art und Umfang der Daten sowie Zweck der Übergabe die IV- Anwendungen abschließend aufgelistet, die entweder personenbezogene Daten aus der Skill-Datenbank erhalten oder die personenbezogene Daten an die Skill-Datenbank übergeben.
7. Durchführung der Erprobung
Die Erprobung beginnt mit der Implementierung entsprechender IV-technischer Voraussetzungen. Sie ist zeitbefristet und rückholbar. Sie birgt keinen Präjudiz auf den Wirkbetrieb in sich und wird im Rahmen eines intensiven Dialoges zwischen Konzernbetriebsrat, den zuständigen Fachseiten und dem Sozialpartner begleitet. Den betroffenen Arbeitnehmern und Stellen des Konzerns wird Gelegenheit gegeben, an der Erprobung mitzuwirken. Im Einzelnen gelten folgende Regelungen:
- Für die Betriebsräte in den Erprobungseinheiten und für den KBR werden Betriebsratsmandanten geschaffen/erweitert, die es erlauben, Einsicht in die zu erprobenden Module zu erhalten.
- Down-load-Berechtigungen zur Funktionalität Skill-Datenbank werden nicht eingerichtet. In der Ausnahme hiervon können ausschließlich zentral aggregierte und anonymisierte Daten nach down-load verarbeitet werden.
- Die Benutzer der zu erprobenden Software werden über die Prinzipien der Pilotierungsrandbedingungen unterrichtet.
- Leistungs- und Verhaltenskontrollen dürfen nur insofern durchgeführt werden, als die im § 6 fixierten Zweckbestimmungen der Skill-Datenbank dies zulassen.
- Vor Ende der Erprobung wird eine repräsentative Mitarbeiterbefragung der Anwender zur Bewertung der neuen Funktionalität, zur Arbeitszufriedenheit und der Arbeitssituation durchgeführt.
Durch die Erprobung der Skill-Datenbank werden Entscheidungsstrukturen und Entscheidungsbefugnisse nicht verändert oder Veränderungen präjudiziert.
8. Datenschutz
Zur Sicherstellung des Schutzes der Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten sind neben dieser Vereinbarung die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des BDSG und die im Konzern geltenden Richtlinien und Anweisungen einzuhalten. Es gelten die Prinzipien der Datenaskese, der engen Zweckbestimmung, der restriktiven Zugangsberechtigung, der Vertraulichkeit, der Integrität und der Revisionssicherheit bei der Systemkonfiguration.
Das Grobkonzept zum Datenschutz und zur Datensicherheit gemäß der Anlage zu § 9 BDSG ist in Anlage 7 präzisiert.
Die Zugriffe auf Dateien mit personenbezogenen Angaben werden protokolliert, damit eventuelle Missbrauchsfälle nachträglich überprüft werden können. Diese Daten dürfen ebenso wie die zur Datensicherung und zur Sicherung eines ordnungsgemäßen Betriebes nur im Rahmen der Zweckbestimmung des § 31 BDSG verwendet werden. Das Recht auf Einsichtnahme hat der jeweilige Datenschutzbeauftragte oder einer seiner Helfer. Der Betriebsrat nimmt sein Recht auf Einsichtnahme in die Protokolle ausschließlich gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten oder einem seiner Helfer unter Wahrung des Vier-Augen-Prinzips wahr.
Der Zugriff auf die Datenbank erfolgt nur mit definierten Berechtigungen (Anlage 8).
Die Daten werden gelöscht, wenn ihre Zweckbestimmung entfällt, in jedem Fall aber mit Ablauf der Erprobung, wenn ein Wirkbetrieb nicht absehbar ist.
9. Rechte der Beschäftigten
Die in die Erprobung einbezogenen Konzernunternehmen werde die von der Erprobung betroffenen Beschäftigten über Sinn, Struktur, Inhalt und Schutzmechanismen des Datenbanksystems informieren sowie den weiteren Beschäftigten des Konzerns im Falle eines positiven Verlaufs der Erprobung die gemachten Erfahrungen und entsprechenden Informationen zur Verfügung stellen.
Die Beschäftigten werden zudem über die Art der zu ihrer Person verwendeten Daten informiert. Daneben besteht der individuelle Auskunftsanspruch gemäß § 34 BDSG. Die betroffenen Beschäftigten erhalten einen Ausdruck über alle Daten, die zu ihrer Person im Modul Skill-Datenbank vorgehalten sind.
Die betroffenen Beschäftigten haben ein Widerspruchsrecht zu aus ihrer Sicht unrichtigen und ein Reklamationsrecht für unterlassene Eingaben.
Die Beschäftigten dürfen aus der freiwilligen Eingabe von Informationen keine Nachteile haben. Eine anderweitige Beschäftigung ist kein Nachteil. Ein Nachteilsausschluss gilt auch für Fälle, in denen die Eingabe unterbleibt.
Bei Streitfällen über die Art, den Inhalt und den Umfang der Eingaben entscheidet während der Erprobung der Arbeitskreis endgültig.
Beschwerden von Beschäftigten über personelle Maßnahmen, die sich auf eine unzulässige Auswertung stützen, ist unverzüglich nachzugehen. Die Beschwerderechte beim Datenschutzbeauftragten sowie die gemäß §§ 84, 85 BetrVG bleiben unberührt.
Die Beschäftigten erhalten die Möglichkeit, ihren Wunsch, in Telearbeit zu wechseln, in der Skill-Datenbank zu hinterlegen.
10. Rechte der Betriebsräte/ Arbeitskreis
Zur Begleitung der Erprobung wird ein Arbeitskreis gebildet, die sich paritätisch zusammensetzt. Dieser Arbeitskreis hat die Aufgabe, die Erprobung zu begleiten.
Vor Aufnahme des Wirkbetriebes wird der Arbeitskreis an der Veränderung von Programmstrukturen und Neudefinitionen von Schnittstellen beteiligt. Die abschließende Entscheidung darüber obliegt dem Konzernbetriebsrat.
11. Schlussbestimmungen
Die Vereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft und gilt bis zum ..... [ein Jahr nach Unterzeichnung].
Die Anlagen sind Bestandteil der Vereinbarung; zu ihrer Änderung bedarf es nicht der Kündigung der Vereinbarung. Vor jeder beabsichtigten Änderung wird der Konzernbetriebsrat informiert. Die Änderungen erfolgen unter Wahrung der Mitbestimmungsrechte gemäß BetrVG.
Vor Aufnahme des Wirkbetriebes wird eine Konzernbetriebsvereinbarung über die Details der Systemkonfiguration und entsprechende Regelungen zum Schutz der Persönlichkeitsrechte verabredet.
Die Nachwirkung wird ausgeschlossen.
