Diese Vereinbarung unterscheidet sich von dem Entwurf aus dem Januar 1997 durch eine weitere Vereinfachung des administrativen Aufwandes für den Betriebsrat (nur noch besonders schutzwürdige Daten sind im Datenkatalog vereinbart). Dies ist nur vertretbar im Zusammenhang mit einem ebenfalls vereinbarten Initiativrecht für den Betriebsrat (Ziffer 14, 4. Absatz). Dieses erlaubt es dem Betriebsrat, Details auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgreifen zu können, in der Absicht, eine präzisere Regelung auszuhandeln (deren Verhandlung dann durch die Einigungsstelle erzwungen werden kann).

Hintergrundinformationen zum Thema Betriebsvereinbarungen zu Personalsystemen.

 

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Einführung und Anwendung des SAP-R/3-Systems Human Resources (HR) für die ... [Name der Firma].

Die Betriebsvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Daten im System verarbeitet werden, soweit diese Beschäftigte im Sinne des § 5 Abs. 1 BetrVG sind.

 

2. Zielsetzung/Nutzungsumfang

Der Einsatz des SAP-Systems HR dient

• zur Entgeltabrechnung einschließlich der Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten und Erstellung von Bescheinigungen,
  
  
• zur Unterstützung der Zeitwirtschaft,
  
  
• zur Bereitstellung von Information für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihre wichtigsten Stammdaten und ihr Arbeitszeitkonto,
  
  
• zur Durchführung der Reisekostenabrechnung,
  
  
• zur Unterstützung der Personalverwaltung und
  
  
• zur Erstellung von Auswertungen gemäß den Regelungen der Ziffern 5 bis 7.
  
  
• .... [eventuell weitere Anwendungsgebiete hier aufzählen]

Diese Vereinbarung dient dem Zweck, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor den Gefahren einer technischen Überwachung ihrer Leistung und ihres Verhaltens zu schützen.

Für die Verarbeitung der persönlichen Daten im System HR gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit. Beide Seiten stimmen insbesondere darin überein, daß ein sparsamer und ein stets nur an konkrete Zweckbestimmungen der Personalwirtschaft gebundener Umgang mit persönlichen Arbeitnehmerdaten erfolgt. Dies heißt insbesondere, daß bei der Gestaltung der einzelnen Programmfunktionen (Transaktionen) darauf geachtet wird, daß jeweils nur die zur Erfüllung der konkreten Aufgabe erforderlichen Personaldaten verwendet werden.

Sollten Daten, die Leistungs- und/oder Verhalten von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern beschreiben, unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung erhoben oder verarbeitet werden, so sind sie als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen unzulässig; hierauf gestützte personelle Einzelmaßnahmen sind unwirksam.

 

3. Struktur des Systems

Die Personaldaten werden auf einem im Rechenzentrum ... [Angabe des Standortes] installierten Server verarbeitet.

Anmerkung: Sinn und Zweck dieser Regelung ist die Festlegung, daß der Ort der Speicherung für die Personaldaten im Geltungsbereich des deutschen Datenschutzrechtes bleibt.

Die Endgeräte der Benutzer sind mit dem SAP-HR-Server verbundene PC, auf denen die üblichen Bürobearbeitungs- und -kommunikationsfunktionen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, elektronische Post) zur Verfügung stehen.

 

4. Personenbezogene Daten im System

Die im HR-System verwendeten Personaldaten sind in Form einer Auflistung der SAP-Infotypen und deren Datenfeld-Inhalten im System dokumentiert. Der Gesamtbetriebsrat sowie die örtlichen Betriebsräte erhalten eine Online-Berechtigung, die ihnen die jederzeitige Einsicht in den aktuellen Stand der verfügbaren Infotypen erlaubt.

Anmerkung: Durch diese Regelung soll vermieden werden, daß der gesamte im System verfügbare Datenbestand in einer umfangreichen Anlage (vgl. Datenkatalog in der PAISY-Betriebsvereinbarung) dokumentiert und regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht werden muß. Da das Unternehmen sich - zumindest bei den Daten - an den SAP-Systemstandard halten wird, gibt es in dieser Frage ohnehin kaum Gestaltungsfreiheiten.

Daten, die z.B. Informationen über

• das Arbeitszeitverhalten einschließlich Fehlzeiten und Mehrarbeit,
• Beurteilungen,
• auf Einzelpersonen bezogene leistungsbeschreibende Entgeltbestandteile,
• Pfändungen,
• die Gesundheit
• Details der Reisekostenabrechnung
• oder der Seminarverwaltung

von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beschreiben, gelten als besonders schutzwürdig im Sinne dieser Vereinbarung. In der Anlage 1 sind alle Infotypen, die von beiden Seiten für besonders schutzwürdig gehaltene Daten enthalten, aufgeführt.

Arbeitsmedizinische Daten werden nicht in HR, sondern in einem eigenständigen, von HR physikalisch getrennten System [Name des Systems] gespeichert und verwaltet. Mit Daten über Reisekosten werden nur Auswertungen zur Unterstützung der Reisekosten-Abrechnung realisiert. Daten über Pfändungen werden nur in einer auf Einzelvorgänge bezogenen Form verarbeitet.

Anmerkung: Besonders schutzwürdige Daten befinden sich z.B. in den Infotypen

• 2001 Abwesenheiten
• 2002 Anwesenheiten
• 2005 Mehrarbeit
• 2011 Zeitergebnisse
• 2012 Saldokorrekturen
• 2050 Zeiterfassung Jahreskalender
• 2051 Zeiterfassung Monatskalender (falls benutzt)
• 2052 Wochenerfassung (falls benutzt)
• ...........

Beide Seiten gehen davon aus, daß zur Zeit keine individuellen Leistungsgrade beschreibenden und keine auf Mitarbeiterbeurteilungen bezogene Daten im System gespeichert werden. Gleiches gilt für Seminar- und Fortbildungsdaten, die in einem eigenen System bearbeitet werden. Solange die vorgenannten summarischen Vorschriften über den Umgang mit Reisekosten- und Pfändungsdaten beachtet werden, kann darauf verzichtet werden, diese Daten für besonders schutzwürdig zu erklären.

Eine besondere Schwierigkeit besteht darin, daß die Arbeitszeitdaten sich von ihren Speicherorten her (Datenfelder in den entspr. Infotypen) nicht bezüglich ihrer Sensibilität unterscheiden lassen. Krankheit und Urlaub sind für das System Fehlzeiten, die sich lediglich durch unterschiedliche Schlüsselwerte unterscheiden.Deshalb muß man leider die kompletten Arbeitszeit-Infotypen (insbes. die Infotypen 2001 und 2002) für besonders schutzwürdig erklären. Anders verhielte es sich, wenn SAP endlich neue - künstlich durch entsprechende Benutzersichten erzeugte - Infotypen bereitstellen würde, die nur Summendaten enthalten, z.B. auf die Kostenstelle bezogen, oder die durch Auswahl aus bestimmten Daten entstehen, z.B. nur Urlaubszeitarten. Diese könnten dann von einer besonderen Schutzwürdigkeit ausgenommen werden.

In den folgenden Ziffern werden nun strengere Verarbeitungsregelungen aufgestellt, denen - über die in Ziffer 2 formulierte Zweckbindung hinaus - eine Verarbeitung der als besonders schutzwürdig gekennzeichneten Daten unterworfen wird. Dieses Vorgehen kann dem Gesamtbetriebsrat u.a. deshalb gerechtfertigt erscheinen, weil ihm nach Ziffer 4.3 der EDV-Rahmenvereinbarung ein Initiativrecht zusteht, demzufolge er neu auftretende Probleme bezüglich des Persönlichkeitsschutzes der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch noch zu einem späteren Zeitpunkt aufgreifen und eine ergänzende Regelung verlangen kann.

 

5. Regelmäßig erstellbare Auswertungen

Alle mit Hilfe des Systems durchgeführten Standardausgaben und regelmäßig erstellten Auswertungen (Reporting) sind dokumentiert. Die Dokumentation kann vom Gesamtbetriebsrat und den örtlich zuständigen Betriebsräten jederzeit eingesehen werden.

Alle Ausgaben, bei deren Erstellung auf im Sinne der Ziffer 4 dieser Vereinbarung besonders schutzwürdige Daten zugegriffen wird, sind in Anlage 2 durch je ein Muster der Ausgabe vereinbart. Auf dem Muster sind ferner die Häufigkeit oder der Anlaß der Erstellung und der Verteilerkreis festgehalten.

 

6. ABAP-Query oder vergleichbare Reportwritingsysteme

Gemäß Ziffer 4 dieser Vereinbarung als besonders schutzwürdig bezeichneten Daten werden für ABAP-Query oder vergleichbare Softwaresysteme nicht zur Verfügung gestellt.

Anmerkung: Technisch bedeutet dies, daß kein für die ABAP-Query-Nutzung eingerichtetes sog. Sachgebiet Daten enthalten darf, die gemäß Ziffer 4 für besonders schutzwürdig erklärt worden sind.

 

7. Übertragung von SAP-Daten auf Personal Computer und Datenbank

Gemäß Ziffer 4 dieser Vereinbarung als besonders schutzwürdig bezeichnete Daten werden für eine Übertragung aus dem SAP-HR-System in Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme oder vergleichbare Software auf der PC-Ebene nicht zur Verfügung gestellt.

Anmerkung: Die routinemäßigen SAP-HR-Bildschirmdarstellungen müssen so verändert werden, daß die dort neben der Druck-Option üblicherweise erscheinende Schaltfläche Excel (bzw. Aufruf eines anderen Tabellenkalkulationssystems) nicht mehr zur Verfügung steht. Dies ist z.B. durch die Definition eines alternativen "Dynpro" möglich, das allen Anzeigen zugeordnet werden muß, in denen besonders schutzwürdige Daten verwendet werden.

ABAP-Programme, die auf besonders schutzwürdige Daten zugreifen, dürfen keine Download-Möglichkeiten enthalten.

Es besteht Einvernehmen darüber, daß PC-Programme lediglich zur Ergebnisdarstellung von Ausarbeitungen und Auswertungen, nicht aber zur dauerhaften Speicherung von Personaldaten benutzt werden. Es werden keine PC-Personaldatenbanken neben der zentralen SAP-HR-Datenbasis aufgebaut. Insbesondere ist es nicht erlaubt, Personaldaten auf bewegliche Rechner (Notebooks usw.) oder bewegliche Datenträger zu kopieren und aus dem Betrieb zu entfernen. Alle Benutzer werden auf die Einhaltung dieser Regelung ausdrücklich verpflichtet.

 

8. Schnittstellen zu anderen Systemen

Datenschnittstellen zwischen SAP-HR und anderen Anwendungssystemen, bei denen ein Austausch von Daten in arbeitnehmer-personenbezogner Form erfolgt, sind in Anlage 3 vereinbart. Aus der Anlage gehen die Namen der beteiligten Systeme, die Richtung der Übermittlung sowie die übermittelten Daten hervor.

 

9. Speicherfristen

Für die Speicherung der Personaldaten im System HR gelten folgende Regelungen:

• Arbeitszeit-Bewegungsdaten laufender Monat und drei zurückliegende Monate
• monatliche Entgeltabrechnungsdaten laufendes Jahr und abgeschlossenes Jahr,
• Stammdaten ausgeschiedener Beschäftigter bis zum Folgejahr nach dem Erlöschen sämtlicher Ansprüche der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen.

 

10. Zugriffsberechtigungen

Für die Vergabe der Benutzerberechtigungen gilt der Grundsatz der ganzheitlichen Sachbearbeitung. Die Struktur der vergebenen Berechtigungen ist in Anlage 4 vereinbart. Aus dieser Anlage gehen der jeweilige Personenkreis, der nutzbare Funktionsumfang des HR-Systems sowie der erlaubte Datenbereich hervor.

Dem zuständigen Betriebsrat werden auf dessen Wunsch die Namen der berechtigten Personen mitgeteilt.

Die Definition von Berechtigungsprofilen, deren Freigabe und Zuordnung zu Benutzern werden im System elektronisch zwangsprotokolliert. Der Gesamtbetriebsrat sowie der jeweils örtlich zuständige Betriebsrat erhalten eine Online-Berechtigung, mit deren Hilfe sie dieses Protokoll jederzeit einsehen und sich ausdrucken lassen können.

 

11. Bürokommunikations- und Workflow-Funktionen

Alle Zugriffsberechtigten sind gehalten, per elektronischer Post keine Personaldaten in datenbankfähigen Formaten zu versenden; dieses Verbot gilt nicht für statistische Auswertungen, die keinen Personenbezug erkennen lassen und deren Ergebnis keine Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darstellt sowie die Übersendung von Arbeitsunterlagen von Person zu Person im Einzelfall innerhalb der Personalabteilung.

Workflow-Funktionen werden grundsätzlich nur so eingerichtet, daß sie den Charakter von Bearbeitungsvorschlägen für die Systembenutzer haben, diese jederzeit aber über die Möglichkeit verfügen, von den im System hinterlegten Vorschlägen abzuweichen.

 

12. Weitere Regelungen

12.1 Informationsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, sich über ein Terminal der Personalabteilung alle über sie gespeicherten Daten anzusehen und sich ausdrucken zu lassen.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden über Änderungen bei den Verfahren zur Datenerhebung oder -darstellung in geeigneter Form informiert (z.B. bei der Umstellung von einer Nettozeiterfassung auf die Bruttoerfassung).

12.2 Rechte der Betriebsräte

Jeder örtliche Betriebsrat erhält regelmäßig im Rahmen seiner Aufgaben gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz die mit ihm vereinbarten Auswertungen.

Der Betriebsrat erhält ebenfalls eine Zugriffsmöglichkeit auf mit ihm vereinbarte Personaldaten.

Unmittelbar nach Aufnahme des Produktivbetriebes mit dem System werden dem Gesamtbetriebsrat die Schutzvorkehrungen erläutert, die zwecks Einhaltung und Überprüfbarkeit der Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung durchgeführt wurden. Auf Wunsch des Gesamtbetriebsrats wird diese Erläuterung wiederholt.

12.3 Ferndiagnose und Wartung

Zu Zwecken der Ferndiagnose und Softwarewartung kann eine Verbindung zur Hersteller- bzw. Wartungsfirma aufgebaut werden; dabei wird kein Zugriff auf Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingeräumt.

 

13. Qualifizierung der Benutzer

Alle HR-berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten eine Grundschulung über die SAP-HR-Anwendung und die Nutzung ihrer Personal Computer.

Es wird darauf geachtet, daß Schulung und Aufnahme der Arbeit mit HR zeitlich eng zusammenliegen.

Während der HR-Einarbeitungsphase des HR-Systems stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstärkt Ansprechpersonen zu Verfügung, an die sie sich bei Fragen und Problemen wenden können.

Etwa sechs Monate nach Inbetriebnahme der jeweiligen Systemteile findet zwischen Benutzern und Projektverantwortlichen ein den Systemteil betreffender Erfahrungsaustausch statt (z.B. für die Zeitwirtschaft, die Reisekostenabrechnung und die Entgeltabrechnung). Die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geäußerten Verbesserungsvorschläge werden im Rahmen des System-Customizing berücksichtigt.

 

14. Änderungen und Erweiterungen des Systems

Der Gesamtbetriebsrat wird über alle wesentlichen Änderungen und Erweiterungen des SAP-HR-Systems informiert. Dies gilt insbesondere beim Einsatz neuer Releases.

Bei der Aufnahme neuer Infotypen in das System erzielen beide Seiten Einvernehmen darüber, ob die Änderung besonders schutzwürdige Daten umfaßt. Diese werden ggf. festgehalten; Anlage 1 wird dementsprechend ergänzt.

Änderungen der Anlagen 2 bis 4 (Auswertungen besonders schutzwürdiger Daten, Schnittstellen zu anderen Systemen, Struktur der Zugriffsrechte) bedürfen der vorherigen Zustimmung des Gesamtbetriebsrats.

Macht der Gesamtbetriebsrat geltend, dass sich durch veränderte Praxis im Umgang mit dem System oder durch neue Leistungsmerkmale neue Probleme bezüglich des Schutzes der Persönlichkeitsrechte ergeben, so hat er das Recht, ergänzende Regelungen zu dieser Vereinbarung zu verlangen (Initiativrecht); über diese ist mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung zu verhandeln.

Kommt in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen beider Seiten vorsieht, eine Einigung nicht zustande, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.

 

15. Schlußbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt werden.

tse Hamburg

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