Kurzfassung
Der Umgang mit Checklisten verleitet oft dazu, die gestaltende Mitbestimmung durch formularorientierte Dokumentation zu ersetzen. Die in den Listen abgefragten Inhalte sind zu großen Teilen irrelevant für eine Betriebsvereinbarung, fragen viele Nebensächlichkeiten ab und konzentrieren sich oft auf rechtliche Fragen, v.a. den Datenschutz betreffend.
Dieses Dokument ist ein Plädoyer für die Umstellung auf ein Online-Verfahren, das sich auf wenige für den Abschluss einer Betriebsvereinbarung wichtige Informationen konzentriert.
Checklisten
In Verbindungen mit IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen haben sich Checklisten als beliebtes Instrumentarium durchgesetzt. Sie haben dabei allerdings ein Eigenleben entwickelt und die Mitbestimmung der Betriebräte in vielen Fällen auf das Ausfüllen von Formularen reduziert.
Wenn man mit Dutzenden neuer IT-Anwendungen in kurzen Zeitabschnitten zu tun hat, verliert man leicht den Überblick. Deshalb haben viele Betriebsräte, insbesondere in großen Unternehmen, das Ausfüllen einer Checkliste als ersten Schritt in den Prozess der Einführung neuer Systeme eingebunden.
Dieses Verfahren hat in vielen Fällen leider eine spürbare Bürokratisierung erfahren, wie das Beispiel einer traditionellen Checkliste zeigt.
In der Regel ist das Ausfüllen einer Checkliste in die Planung neuer IT-Anwendungen eingebunden. Dies wird anbetracht der Vielzahl immer wieder neuer Anwendungen für erforderlich gehalten, um überhaupt einen Überblick zu bekommen.
Das Verfahren muss allerdings mit vielen Schwierigkeiten klar kommen:
- Viele Anwendungen beginnen recht „harmlos“ mit eingeschränktem Leistungsumfang. Die Folgen für die Beschäftigten sind oft im Planungsstadium noch gar nicht abschätzbar.
- Die Systeme verändern sich im Laufe der Zeit meist in erheblichem Ausmaß. Die Dokumentation zum Zeitpunkt der Planung bzw. Ersteinführung stimmt mit der Praxis des Alltags dann schnell nicht mehr überein.
- Das Entwicklunstempo der Informationstechnik hat sich weiter beschleunigt. Daran hat insbesondere die Künstliche Intelligenz einen erheblichen Anteil.
- Das immer noch weiter fortschreitende Cloud Computing hat das Geschäftsmodell für den Einsatz von IT gravierend verändert. Software wird überwiegend als Service (SaaS - Software as a Service) bezogen. Unternehmen kennen immer weniger die Details der von ihnen eingesetzten Systeme.
- Mit dem durch das Cloud Computing für die Unternehmen verbundenen Kompetenzverlust reduziert sich auch der Gestaltungsspielraum für den Softwareeinsatz und ist zunehmend auf das bloße Customizing begrenzt.
Diesen Schwierigkeiten wird das Arbeiten mit Checklisten nicht mehr gerecht. In vielen Listen werden Informationen erhoben, die für den Abschluss einer Betriebsvereinbarung keine Rolle spielen. Fragen nach den Auswirkungen auf Beschäftigung, drohenden Verlust von Arbeitsplätzen, Veränderung von Arbeitsabläufen und Arbeitsbeziehungen, des Organisationsaufbaus des Unternehmens oder neuen Qualifikationsanforderungen können von den für die Einführung der Systeme zuständigen Technikern meist nicht beantwortet werden. Ähnlich verhält es sich mit Fragen nach dem Personenbezug der Daten.
Oft werden detaillierte Berechtigungskonzepte, Löschkonzepte und Datenschutz-Folgeabschätzungen abgefragt, wobei die als Antworten überreichten Dokumente oft nur in Ordnern abgeheftet und danach nicht mehr angesehen werden.
Hat man dann im Laufe weniger Jahre Hunderte dieser Checklisten eingesammelt, so besteht die Gefahr, dass man trotzdem den Überblick verloren hat. Die Qualität der IT-Landschaft des Unternehmens kann man bei dieser Informationslage nicht mehr beurteilen, zumal da ein großer Teil der Infos schon hoffnungslos veraltet ist.
Vorschlag für eine Neuorientierung
Es ist höchste Zeit, um über eine Änderung dieses traditionellen Verfahrens nachzudenken. Hier die wichtigsten Aspekte:
- Die für eine neues System verantwortlichen Personen, besonders die Techniker, müssen in der Lage sein, ohne große Mühe die Checkliste ausfüllen zu können, denn sie sind für in der Regel für die Erstinformation verantwortlich.
- Es sollten nur Fakten, keine Bewertungen, Meinungen oder Mutmaßungen abgefragt werden. Einschätzungen z.B. zu sozialen Folgen und insbes. zu drohendem Arbeitsplatzverlust sind im Planungsstadium äußerst spekulativ oder verleiten zu je nach Interessenlage der Autoren übertriebenen Darstellungen.
- Die Erörterung möglicher Konsequenzen für die Beschäftigten gehört in ein gemeinsames Gespräch zwischen den Betriebsparteien. Die Checkliste sollte dazu nur sachliche Infos und noch keine bewertenden Meinungen liefern.
- Es wird viel geredet von Digitalisierung als Werkzeug zur Entbürokratisierung. Leider hat man allzu oft den Eindruck, dass das Gegenteil der Fall ist (Beispiel Datenschutzfolgeabschätzung).
Hier finden Sie ein Checklisten-Beispiel, wie die Inhalte einer solchen Liste auf die Darstellung sachlich beschreibbarer und überprüfbarer Fakten konzentriert werden kann. Der Vorschlag ist gleichzeitig ein Beispiel, wie durch ein Online-Verfahren diese Arbeit entbürokratisiert werden kann.
Den Betriebsräten wird oft vorgeworfen, sie seien Bedenkenträger und Verhinderer des Einsatzes zeitgemäßer Technik. Die Gestaltung der Checkliste im Zusammenhang mit einer IT-Rahmenbetriebsvereinbarung ist eine gute Gelegenheit, den Spieß umzudrehen und die Vorteile einer digitalen Unterstützung des Informations- und Beratungsprozesses in Szene zu setzen:
- Für jedes neue System wird eine elektronische Checkliste angelegt.
- Sie ist interaktiv, beie Seiten (Projektinitiatoren und Betribräte) können ihre Einträge machen.
- Sie ist benutzerfreundlich gestaltet, selbsterklärend und bedarf keiner Schulung.
- Sie enthält Links zu allen betroffenen Dokumenten (Rahmenvereinbarung, eventuell spezifische Regelungen zu dem betroffenen System) und beispielhafte Erläuterungen für das Ausfüllen, so dass alle Beteiligten bestens und jederzeit zugreifbar mit den erforderlichen Informationen versorgt sind.
- Eine integrierte Suchfunktion erlaubt das schnelle Auffinden von früheren Regelungen.
- Wenn man will, kann man die Datumsfelder für spätere Termine (z.B. Ablauf einer Pilotphase, Termine für vereinbaten Erfahrungsaustausch) mit automatischen Erinnerungsfunktionen ausstatten.
- Man kann sich schnelle Überblicke verschaffen, was alles schon zu welchen Themen wann geregelt wurde.
Hier finden sie einen Entwurf für eine Online-Checkliste neuen Zuschnitts.
